G Suite と Gmail の違いとは?

 2018.04.18  電算システムブログ編集部

G Suite」 が提供する Gmail や Googleカレンダー、Googleハングアウト などのサービスは無料の Googleアカウント を作成することで利用できるサービスでもあります。そのため、G Suite を検討している方の多くが「G Suite と無料の Googleアカウント では一体何が違うの?」「わざわざ有料のサービスを購入する必要があるの?」という疑問を持っています。

特にビジネスコミュニケーションの起点ともなるメール機能( Gmail )の違いが気になる方が多いようです。

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そこで今回は G Suite で提供される Gmail と、無料の Googleアカウント で提供される Gmail とでは何が違うのかについてご紹介します。

G Suite と無料 Googleアカウント、Gmail の違い

まずは G Suite と無料 Googleアカウント におけるGmailの違いを一覧にして見ていきましょう。

 

無料Googleアカウント

G Suite

料金

無料

500円/月~

ドメイン

gmail.com

独自ドメイン

保存容量

15GB

30GB or 無制限

メールエイリアス

最大5個

最大30個

サポート体制

Web FAQ

日本語による24時間365日のサポート。

電話対応。

サービス稼働保証

なし

99.9%

管理コンソール

×

メール監視

×

オフライン操作

ドキュメント

スプレッドシート

スライド

ハングアウト連携

年間契約割引適用時の金額です

まず着目する点はドメイン保存容量です。無料 Googleアカウント では gmail.com という固定のドメインを使用するのに対し、G Suite では基本として独自ドメインを使用します。そのためビジネスシーンにより適しているのはどちらかと聞かれれば、当然 G Suite でしょう。無料 Googleアカウント でも一応は独自ドメインを設定できるものの、設定方法が面倒だったり登録できるメールエイリアスが5個だったりと、ビジネスにおいては使い勝手が悪いかと思います。

また、データの保存容量に関しては両サービスで圧倒的な違いが出ています。G Suite の基本プランである Basic では、Gmail の保存容量が30GB( Googleドライブ 兼用)と無料 Googleアカウント の2倍です。さらに上位プランとなる Business や Enterprise となると Gmail の保存容量は無制限になるので、添付ファイル容量も気にせず送受信できます。ただし、契約ユーザー数が5人以下の場合は一人あたり1TBが上限になります。

組織で利用するならどっち?

端的に言うと、組織で利用すべき Gmail はやはり G Suite です。その大きな決め手は管理コンソールの有無でしょう。

管理コンソールとは G Suite の管理者のみがアクセスできる管理画面であり、組織内のすべてのユーザーの設定を細かく管理できます。たとえばユーザーごとに機能のオンオフを切り替えたり、サイトやドキュメントなどへのトラフィックを分析したりと組織管理に必要な機能が備わっています。

それらの管理機能はすべて組織のセキュリティとコンプライアンスを維持するために重要なものです。

無料 Googleアカウント にて Gmail を使用した場合、独自ドメインを設定したり最大5個のメールエイリアスを登録したりとビジネスシーンにて何とか使うことはできます。実際に小規模事業者では無料 Googleアカウント で組織内外のコミュニケーションを図っているところもあるでしょう。小規模ならば管理もシンプルなので無料 Googleアカウント でも問題が起こることは少ないかもしれません。

しかし従業員規模が10人20人と大きくなれば話が変わってきます。規模が大きくなるほどユーザー管理は複雑になり、セキュリティを侵害したりコンプライアンス違反が起こるリスクは増大していきます。

一度セキュリティ事件やコンプライアンス違反が発生すれば、企業の信頼は落ちて大きな経営的打撃を受けるでしょう。だからこそ、組織で Gmail を利用するなら管理コンソールを備えている G Suite が最適と言えるのです。

G Suite 各プランにおける Gmail の違い

ここまで G Suite と無料 Googleアカウント における Gmail の違いについてご紹介しました。どちらの方がビジネスに適しているかは先述の通りです。ここからは、G Suite 各プランにおける Gmail の違いについてご紹介します。

G Suite がビジネス向けに用意しているプランは Basic, Business, Enterprise の3種です。実はこれらプランの間においても Gmail の違いがあります。

メールとしての基本機能についてはいずれのプランでも変化はありません。独自ドメインを使用できることはもちろん、迷惑メールフィルタとウイルスブロック、メーリングリストや広告無効かなどの機能は等しく使用できます。しかしながら、利用するうえで最も大きな違いが出てくるのは保存容量です。Basicでは保存容量が30GBなのに対し、Business と Enterprise では無制限となっています。

最近では技術者でなくても容量サイズの大きなメールをやり取りすることが多くなってきました。なのでユーザーの中には保存容量が30GBではすぐに一杯になってしまい、定期的にメール整理に追われているという方も珍しくありません。これは生産性を低下させる原因にもなるでしょう。保存容量が無制限になれば添付ファイルの容量サイズを気にしたり日常的にメール整理をする必要もないでしょう。

G Suite 各プランにはもう一つ重要な違いがあります。それはメールの電子情報開示やデータ損失防止などの有無です。Basic と比較して Business と Enterprise には次のような機能の違いがあります。

≪Business≫

メールやインスタントメッセージの検索、保持、電子情報開示(Google Vault)

≪Enterprise≫

  • メールやインスタントメッセージの検索、保持、電子情報開示(Google Vault)
  • メールのデータ損失防止(DLP)
  • BigQueryでのメールログ検索
  • サードパーティ製アーカイブサービスとGmailの統合
  • メールのS/MIME暗号化

電子情報開示とは別称「eDiscovery法」という電子データに関する法律です。何らかのトラブルが当人同士で解決できない場合、法人では裁判になる可能性があります。その際に証拠としてメールやインスタントメッセージのやり取りを提示することが多く、G Suite が提供する Google Vault はそれを行うための機能でもあります。

また、データ損失防止とは文字通り重要メールを損失しないための機能です。さらにクレジットカード番号、社会保障番号、健康記録などの財務データや個人を特定できる情報が社外に漏えいしないよう、ポリシーを設定して該当するメールを自動的に送信できない状態にすることもできます。

こうしたセキュリティやコンプライアンスを維持するための機能は Business と Enterprise ならではの機能です。Gmail を組織で利用し、尚且つ組織のガバナンス(統治)を強化したい場合はこれらのプランを選択しましょう。

ビジネスなら迷わず G Suite を

有償ですがビジネス向けの機能を備える G Suite、無料だが組織管理ができない無料の Googleアカウント。ビジネスシーンで利用するならどちらの Gmail を導入すべきかは明白でしょう。あとは自社環境や要件を整理して、G Suite 各プランの中から最適なものを選ぶだけです。無料は確かに魅力ですが、組織で利用することを考慮すれば G Suite 以外の選択肢はないといえるでしょう。

G Suiteの特徴と他コミュニケーションツール比較

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