Gmailを利用している方の中には、メールの整理の方法がわからないという方がいらっしゃるのではないでしょうか。Gmailは、フォルダではなく「ラベル」という独自の機能でメールを管理する仕組みになっているため、メールの整理が難しいと感じる方が多くいらっしゃいます。
Gmailでメールの整理をしたい場合は、自動振り分け機能を活用するとよいでしょう。Gmailの自動振り分け機能は、設定した条件に従ってメールを自動で振り分けてくれる機能です。手動でメールを整理する手間を省いて、メール管理を効率化できます。
この記事では、Gmailのラベル機能の概要や自動振り分けを設定する方法、利用する上での注意点などを解説しています。記事の手順に沿って作業すれば、自動振り分けをスムーズに設定でき、Gmailにあるメールをきれいに整理できるので、ぜひ参考にしてみてください。
Gmailのラベル機能とは?フォルダ分けと同じ意味
Gmailのラベル機能とは、ラベルを設定してメールを管理できる機能です。1つのメールに複数のラベルを設定したり、ラベルに色を付けたりして、メールを効率よく管理できます。ハッシュタグと似たような機能で、自分で設定したラベルごとにメールを整理できる点が特徴です。
Gmailには、多くのメールサービスで使用されているフォルダ分けの機能がありません。そのため、Gmailではフォルダではなくラベルを活用してメールを管理します。ラベルは、以下の画像のように自分で自由に設定できます。例えば、会社名やプロジェクト名、業務別などでメールの管理が可能です。作成されたラベルは、Gmailの画面左側にあるメニューバーに表示されます。
Gmailのラベル機能では、1つのラベルの下位に別のラベルをグループとして設定可能です。例えば、「プロジェクト」というラベルの下位に「株式会社A」「株式会社B」といったラベルを設定して、よりメールを確認しやすいように整理できます。
Gmailには、事前に設定した条件に従って、自動でメールを整理できる「自動振り分け機能」があります。今後受信するメールはもちろん、過去に受信したメールも設定した条件で瞬時に振り分けができるため、Gmail内のメールを整理したい方に便利な機能です。
Gmailのラベル機能を使って自動振り分けをする方法【3ステップ】
Gmailのラベルは、手動でも自動でも設定できます。手動の場合は、メールごとにラベルを設定しなければならないため、メールのやり取りが多い場合は、自動振り分け機能を利用しましょう。Gmailの自動振り分け機能の設定方法は、以下で解説します。
振り分けたいメールを選択する
以下の手順に従って、任意のメールを選択し、自動振り分けの設定に進みます。
- 受信ボックスを開く
- 任意のメールの宛先左側にあるチェックボックス(☆の左側)をクリックする
- 画面上部にあるメニューアイコンをクリックする
- 「メールの自動振り分け設定」をクリックする
フィルタを使って条件設定をする
「メールの自動振り分け設定」をクリックした後は、Gmailのフィルタ機能を使って自動振り分けの条件設定を行います。
- 表示されたフィルタ設定画面の各項目を入力する
- 「フィルタを作成」をクリックする
Gmailのフィルタ機能では、以下のさまざまな条件を設定可能です。
- 送信元
- 宛先
- 件名
- 指定のキーワードを含む
- 指定のキーワードを含まない
- データサイズ
- 添付ファイルの有無
- チャットを除外するかどうか
フィルタ機能を活用すれば、自身の業務内容や目的に応じた細かい条件設定が可能です。例えば、特定のドメインを指定して社内のメールを一覧で確認できるようにしたり、件名を設定して問い合わせや顧客案内などの特定のやり取りに関するメールをまとめたりできます。
フィルタ機能には他にも、演算子を利用してより複雑な条件設定をする使い方があります。フィルタ機能で使用できる演算子は後ほど一覧で紹介します。
自動で振り分けされるよう設定をする
「フィルタを作成」をクリックした後に表示される画面で、以下の手順に沿って自動振り分けの設定をします。
1:「ラベルを付ける」の左側にあるチェックボックスをクリックしてチェックを入れる2:「ラベルを付ける」の右側にある「ラベルを選択…」をクリックする
6:「フィルタを作成」をクリックする
「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」にチェックを入れれば、自動振り分けが設定されたメールは受信トレイでは非表示になり、ラベルで閲覧できるようになります。受信トレイをきれいに整理したい方におすすめの機能です。
Gmailの自動振り分けを解除する方法
Gmailで設定した自動振り分けを解除する方法は、以下の通りです。
1:Gmailの画面右上にある設定アイコン(歯車マーク)をクリックする4:「すべての受信メールに次のフィルタが適用されます。」の下にあるフィルタの中から、自動振り分けを解除したいものを選んで、右側にある「削除」をクリックする
Gmailの自動振り分け機能を利用する上での注意点4選
Gmailの自動振り分け機能を利用する上での注意点は、以下の4つです。
- 設定はブラウザ版Gmailから行う
- ラベルは複数つけられる
- 画面には500個のラベルを表示できる
- 重要マークとは異なる機能である
注意点を確認して、自動振り分け機能を利用する際の参考にしましょう。
設定はブラウザ版Gmailから行う
メールの自動振り分けは、アプリ版のGmailからは設定できません。iPhoneやAndroidをはじめスマートフォンでの設定はできないため、必ずブラウザ版のGmailから設定を行いましょう。
スマートフォンでどうしても自動振り分けを設定したい場合は、スマートフォンからブラウザ版のGmailにアクセスする方法があります。しかし、画面が小さく操作しにくいため、パソコンからの設定をおすすめします。
ラベルは複数つけられる
Gmailは、1つのメールに複数のラベルを設定可能です。例えば、顧客からのお問い合わせメールを整理したい場合に「お問い合わせ」「顧客対応」などの複数のラベルで管理して、目的に応じてメールを確認しやすいよう整理できます。複数のラベルをうまく活用して、メールの確認作業の効率化に役立てましょう。
メールへのラベル設定は、任意のメールを作成済みのラベルにドラック&ドロップする方法でも実行できます。受信メールの一覧からメニューバーにあるラベルにドラック&ドロップするだけでラベルを設定できるため、より手軽に素早くメールを整理したい場合におすすめです。
画面には500個のラベルを表示できる
Gmailの画面左側にあるメニューバーには、最大で500個のラベルを表示できます。ラベルの増え過ぎはメールの管理を煩雑にしてしまうためおすすめしませんが、上限を気にせずに複数のラベルを作成可能です。ラベルが多くなったときは、各ラベルに色を設定して、管理しやすいようにまとめるとよいでしょう。
重要マークとは異なる機能である
Gmailには、各メールの件名近くに「重要マーク」と呼ばれる以下の画像のようなマークがあります。
Gmailがメールを受信した際に重要だと判断したものは、重要マークが黄色になり、メニューバーにある「重要」という項目から一覧で確認できます。重要マークは手動でも設定可能です。手動で重要マークを設定する場合は、以下の手順を参考にしてください。
- 受信トレイや送信済みトレイ(重要マークを付けたいメールのある場所)を開く
- 任意のメールの宛先左側にある重要マークをクリックする
- 重要マークが黄色になったら、メニューバーにある「重要」という項目から一覧で確認できる
重要マークが表示されていない場合は、Gmailの設定によってマークが非表示になっている可能性があります。以下の手順で重要マークが表示されるように設定しましょう。
- Gmailの画面右上にある設定アイコン(歯車マーク)をクリックする
- 「すべての設定を表示」をクリックする
- 画面上側にある「受信トレイ」タブをクリックする
- 「重要マーク」という項目にある「マークを表示する」をクリックする
Gmailは、手動で重要マークが設定されたメールを学習して、自動で重要マークを付ける際の精度を向上できます。手動での操作を繰り返す内に、自分が重要だと判断するメールに自動で重要マークを設定してくれるようになり、メール管理の効率化につながります。
知っておくと便利!ラベル機能での自動振り分け設定時に使えるGmailの演算子一覧
Gmailで自動振り分けを設定する際に活用できる演算子の一覧を紹介します。フィルタを設定する際や、メールを検索するときにも役立つため、ぜひ活用してみてください。
説明 | 検索演算子 |
送信者を指定します | from:
例: |
受信者を指定します | to:
例: |
件名に含まれる単語を指定します | subject:
例: |
複数の条件に一致するメールを検索します | OR または { }
例: 例:
例: |
検索結果から除外するキーワードを指定します | -
例: |
2つのキーワードが近くにあるメールを検索します。2つの単語間に許容可能な単語数を指定します
引用符を追加すると、入力した単語の順序と一致するメールを検索します |
AROUND
例: 例: |
指定したラベルのメールを検索します | label:
例: |
添付ファイルのあるメール(インライン画像を含む)を検索します | has:attachment |
Google ドライブへのリンクや、Google ドライブに保存された Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドへのリンクが含まれるメールを検索します | has:drive
|
YouTube 動画が含まれるメールを検索します | has:youtube |
メーリングリストのメールを検索します | list:
例: |
指定した名前やファイル形式の添付ファイルがあるメールを検索します | filename:
例: 例: |
指定したキーワードまたはフレーズに完全一致するメールを検索します | " "
例: |
複数のキーワードをグループ化します | ( )
例: |
すべてのメール(迷惑メールやゴミ箱にあるメールを含む)を検索します | in:anywhere
例: |
重要マークが付いたメールを検索します | is:important
|
スター付き、スヌーズ中、未読、既読のメールを検索します | is:starred
例: |
指定した色のアイコンが付いたメールを検索します | has:yellow-star
詳しくは、Gmail でのスター付きメールをご覧ください。 |
[Cc] か [Bcc] 欄の受信者を指定します | cc:
例: |
指定した期間に送信されたメールを検索します | after:
例: 例: 例: 例: |
日(d)、月(m)、年(y)で期間を指定して、それより古いメールか新しいメールを検索します | older_than:
例: |
指定したメールアドレスに配信されたメールを検索します | deliveredto:
例: |
指定したカテゴリのメールを検索します | category:primary |
指定したサイズより大きいメールを検索します(バイト単位) | size:
例: |
指定したサイズより大きいまたは小さいメールを検索します(バイト単位) | larger:
例: |
検索キーワードと完全に一致するメールを検索します | +
例: |
指定した Message-ID ヘッダーのメールを検索します | rfc822msgid:
例: |
ラベルが付いているメールまたは付いていないメールを検索します | has:userlabels
重要: ラベルは、スレッド全体に追加されるのではなく、個別のメールに追加されます。 |
ミュートしたメールを検索します | is:muted |
Gmailには、メーリングリストの作成方法やグループを作成して送信する方法など、知っておくと便利な活用方法が他にも多くあります。Gmailをより効果的に業務で活用したい方は、以下の記事もぜひご覧ください。
Gmailのラベル機能で自動振り分けをして業務を効率化しよう
Gmailのメールの自動振り分けができる「ラベル機能」はGmail独自のもので、最初は慣れるまでに時間がかかるかもしれませんが、メールを効率よく整理できる便利な機能です。自動振り分け設定を効果的に活用すれば、いつでもメールが整理整頓された状態を維持できて、メールの見落としや返信のし忘れ防止にもつながります。Gmailのラベル機能を積極的に活用して、メール管理を効率化しましょう。
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