Google Workspaceの管理コンソールは何ができる？
代表的な機能や導入手順を解説

Google Workspaceとは、GmailやGoogleドライブといったGoogleのサービスが1つにパッケージされたグループウェアです。Google Workspaceの導入で、社内コミュニケーションの円滑化という効果が見込めますが、アプリケーションの種類が多いため、管理者業務が煩雑になりやすい傾向があります。

そこで、すべてのアプリケーションの設定内容を一括で変更できるGoogle Workspaceの管理コンソールが役立ちます。管理コンソールを活用すれば、アカウント変更やセキュリティ対策、端末管理などをまとめて実行できるため、アプリケーションを個別に設定する必要がありません。本記事では、管理コンソールの特徴や機能、使い方を詳しく解説します。管理コンソールをうまく活用することで、手間なくグループウェアを運用できるため、Google Workspaceの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

Google Workspaceの管理コンソールとは？アプリケーションの一括設定が可能な機能

Google Workspaceの管理コンソールとは、Google Workspaceに搭載されている数多くのアプリケーションの一元管理や一括設定を行うためのツールです。Google Workspaceに搭載されているアプリケーションは、セキュリティ機能やアドオンを含めば20種類近くにもおよびます。これらのアプリケーションを個別にユーザー管理したり、設定を行っていたりすると、管理者業務が煩雑化しがちです。

管理コンソールを活用すれば、組織アカウントへのユーザー登録やアプリケーションの有効・無効の一括設定、セキュリティの統合管理などを簡単な操作で実行できます。また、Google Workspaceの利用状況もリアルタイムで確認可能です。このような機能を活用することで、煩雑化しがちな管理者業務の効率化につながります。

Google Workspaceの管理コンソールでできること

Google Workspaceの管理コンソールには、以下のような機能が搭載されています。

• ユーザー管理
• グループ管理
• アプリケーション管理
• 端末管理
• セキュリティ管理
• アクセス権限管理
• レポート作成
• 支払い

管理コンソールを開くと、以下のような画面が開き、左側のメニューで各機能を選択・設定が可能です。

画像挿入：管理コンソールにログインした際に表示されるトップ画面

管理コンソールを効果的に活用するには、あらかじめツールでできることを理解する必要があります。管理コンソールの各機能の特徴や設定可能な項目を把握し、ツールを使用する際の参考にしましょう。

ユーザー管理

管理コンソールでは、Google Workspaceの各アプリケーションを利用するユーザー（アカウント）情報を一括で設定できます。ユーザーの追加や削除、情報の更新、権限付与などをまとめて処理できるため、設定作業の効率化が可能です。

また、管理コンソールは、Google Workspace全体を通した一元的なユーザー管理も実現します。これにより、例えば退職や異動があった場合でも、削除すべきアカウントを迅速に把握・削除できるため、データの不正持ち出しや不正利用のリスクを抑えられます。管理コンソールでのユーザー管理は、画面左側の「ディレクトリ」にある「ユーザー」から設定が可能です。

画像挿入：「ディレクトリ」（管理コンソール左側のメニュー）にある「ユーザー」のトップ画面

グループ管理

グループ管理とは、Google Workspace内でユーザーをグループ化し、効率的にコミュニケーションやリソース共有を行うための機能です。特定の部門やチーム、プロジェクトなど、共通の目的を持つユーザーをグループにまとめることで、メールの一斉送信、Google Meet への招待、Googleドライブでのファイル共有などを容易に行えます。

管理コンソールでは、グループの作成、メンバーの追加・削除、グループ設定の変更など、グループに関するさまざまな管理操作が可能です。また、グループのアクセス権限を設定することで、特定のグループメンバーだけがアクセスできる共有ドライブやカレンダーも作成できます。管理コンソールでのグループ管理は、画面左側の「ディレクトリ」にある「グループ」から設定が可能です。

画像挿入：「ディレクトリ」（管理コンソール左側のメニュー）にある「グループ」のトップ画面の画像

管理コンソールでは、組織部門を新しく作成したり、編集したりできる機能もあります。組織部門を親と子のような関係で階層構造にもできるため、実際の組織構造をそのままツールに反映できます。管理コンソールでの組織部門管理は、画面左側の「ディレクトリ」にある「組織部門」から設定が可能です。

画像挿入：「ディレクトリ」（管理コンソール左側のメニュー）にある「組織部門」のトップ画面の画像

アプリケーション管理

管理コンソールでは、アプリケーションの設定内容を一括で変更できます。例えば、アプリケーションの有効化・無効化をワンクリックで処理する機能が代表的です。ほかにもGmailならPOPやIMAPの制御、Googleドライブであればファイル共有の制限など、それぞれのアプリケーションの設定を一括で変更可能です。

管理コンソールでは、Google WorkspaceのコアアプリであるGmail、Googleドライブ、Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライド、Google Meet、Googleカレンダーなどを一元的に細かく設定変更できるため、管理者は組織全体のセキュリティ向上や使用感を統一できます。管理コンソールでのアプリケーション管理は、画面左側の「アプリ」にある「概要」から設定が可能です。

画像挿入：「アプリ」（管理コンソール左側のメニュー）にある「概要」のトップ画面の画像

端末管理

管理コンソールの端末管理機能では、組織内で利用中の端末を一目で確認でき、使用する端末やWebブラウザの制御、Google Chrome拡張機能の一括配布といった設定も可能です。

万が一不正な端末からのアクセスがあった場合は、強制ログアウトや端末のブロックといった処理も実行できるため、Google Workspaceを安全に運用できます。管理コンソールでの端末管理は、画面左側の「デバイス」から設定が可能です。

画像挿入：「デバイス」（管理コンソール左側のメニュー）のトップ画面の画像

セキュリティ管理

管理コンソールにはセキュリティ管理の機能が備わっており、Google Workspace全体のセキュリティ対策を設定・変更可能です。例えば、2段階認証の強制化や不審検知時のアラートメール、アクセス制限などのセキュリティ対策があげられます。

管理コンソールで設定した内容は各アプリケーションにも反映されるため、組織全体のセキュリティレベルを効率良くコントロールできます。管理コンソールでのセキュリティ管理は、画面左側の「セキュリティ」から設定が可能です。

画像挿入：「セキュリティ」（管理コンソール左側のメニュー）のトップ画面の画像

AIをはじめとしたデジタル技術の発達が進んでいる今、サイバー攻撃は年々巧妙化しており、大手企業でも被害に遭っている状況です。以下の記事では、サイバーセキュリティの重要性についてわかりやすく解説しているため、ぜひご覧ください。

アクセス権限管理

管理コンソールでは、アカウントごとにアクセス権限を設定でき、不正アクセスや情報漏洩などの対策ができます。アクセス権限を適切に設定することで、組織のセキュリティリスクを軽減できます。管理コンソールで設定できるアクセス権限の種類は、以下の通りです。

レポート作成

管理コンソールのレポートには、Google Workspaceに対するアクセス状況やアプリケーションごとの使用容量などがまとめられており、システム全体の利用状況を時系列で確認できます。

また、アクティビティログや2段階認証の実施状況もレポート化できるため、セキュリティ対策としても効果的です。情報漏洩や不正利用のリスクを抑えられるよう、レポートの内容は定期的に確認しましょう。管理コンソールでのレポート作成は、画面左側の「レポート」から実行可能です。

画像挿入：「レポート」（管理コンソール左側のメニュー）のトップ画面の画像

以下の記事では、セキュリティ対策において重要なログ分析について解説しています。興味のある方は、こちらもぜひご覧ください。

支払い

管理コンソールでは、Google Workspaceに関する支払いの設定も可能です。管理コンソールで選択・設定できる支払い方法は、クレジットカードもしくはデビットカードとなっており、Googleの公式パートナーを経由してGoogle Workspaceを利用する場合は、請求書払いも利用できます。管理コンソールでの支払い設定は、画面左側の「お支払い」にある「サブスクリプション」から変更可能です。

画像挿入：「お支払い」（管理コンソール左側のメニュー）にある「サブスクリプション」のトップ画面の画像

Google Workspaceの管理コンソールを利用する3つのメリット

Google Workspaceの管理コンソールを利用すれば、管理者業務の効率化やセキュリティ強化などの恩恵を得られます。ここでは、管理コンソールのメリットを詳しく解説します。

管理者業務の効率化

組織でGoogle Workspaceを運用する場合、責任ある管理者によるアカウントやセキュリティの管理が不可欠です。しかし、管理コンソールのような仕組みがなければ、アプリケーションごとに設定や内容変更を行わなければならず、ユーザー数が多くなるほど膨大な手間がかかります。

管理コンソールにアクセスすると、ユーザーからアプリケーション、端末、セキュリティまで、Google Workspace全体を通して一括での設定や内容変更が可能です。また、専用のアプリケーションを用いることなく、外部サービスからスムーズにデータを移行できます。このような利点から管理コンソールは、管理者業務の効率化に大きな効果を発揮します。

情報漏えいや不正利用の防止

管理コンソールを利用すれば、各ユーザーがアクセス可能なアプリケーションを柔軟に制御できます。例えば、DKIM（送信ドメイン認証技術）を使ってGmailでのなりすましを防いだり、アプリケーションへのログイン時に2段階認証を強制したりするなどの制御が可能です。このようなセキュリティ対策は、管理コンソール上ですべて一括で設定できます。

また、管理コンソールのダッシュボードでリアルタイムにセキュリティ状況を可視化できるのも特徴の1つです。外部サービスと共有したファイルの数や種類、迷惑メールの件数などを一目で把握でき、Google Workspace全体の安全性や脅威を正確に理解できるため、結果的に情報漏洩や不正利用の防止につながります。

コストの削減

管理コンソールだけでなく、Google Workspaceのすべてのアプリケーションはクラウドを通して提供されるため、ユーザーはサーバーをはじめとした機器の購入費や維持費を負担する必要がありません。今までオンプレミス型のシステムを利用していた場合は、大きなコスト削減につながります。また、管理コンソールによって管理業務を効率化できれば、管理コストの削減も可能です。

Google Workspaceの管理コンソールの導入から運用開始までの3ステップ

管理コンソールの導入から運用開始までの流れは、以下の通りです。

1. Google Workspaceのサービス登録
2. Google Workspaceへのログイン
3. ユーザー追加

手順ごとに進め方やポイントを解説します。

Google Workspaceのサービス登録

Google Workspaceの公式サイトにアクセスし、［無料試用を開始］をクリックします。

会社名を入力し、従業員数と地域を選択してください。

あわせて管理者の氏名とメールアドレスも入力します。

次に、Google Workspace専用のメールアドレスを作成するか、既存のGmailアドレスを利用するかを選択しましょう。

Google Workspaceでは、Gmailを利用してメールを送受信する機会が多いため、事業用として利用するなら独自ドメインを取得するのがおすすめです。すでにGmailの独自ドメインを保有している場合は、［既存のドメインを使用して設定する］を選択すると良いでしょう。

既存のGmailアドレスを利用する場合は、Googleアカウントへのログインが必要です。

最後に支払方法を設定すれば、Google Workspaceへの登録は完了です。

Google Workspaceへのログイン

管理コンソールのログインページにアクセスします。［アカウントを追加してください］をクリックし、先ほど登録した管理者用のGmailアドレスでGoogleアカウントにログインしてください。

上記の手順で一度でもアカウントを追加すれば、2回目以降はそのアカウントをクリックするだけでログインできます。

ユーザー追加

Google Workspaceへの登録が完了した後は、参加するユーザーをシステムに登録しましょう。Enterpriseプラン以外は300名まで、Enterpriseプランは上限なしでユーザーを登録できます。

ユーザーを追加する流れは次の通りです。

1. 管理コンソールのメニューから［ユーザー］をクリック
2. その中から［新しいユーザーの追加］を選択
3. 追加したいユーザー名を入力し、メールアドレスを登録
4. 登録したメールアドレス宛てに通知が届くので許可

登録するユーザー数が多い場合は、ExcelやGoogleスプレッドシートなどにユーザー名とメールアドレスを入力し、CSVファイルとしてアップロードするのがおすすめです。

Google Workspaceのエディションによって異なる管理コンソールの機能

Google Workspaceは、以下のようにエディションによって利用できる機能が異なります。

上記表にある各機能の概要は、以下の通りです。

• セキュリティダッシュボード：セキュリティレポートを確認できる機能
• セキュリティ調査ツール：組織内のセキュリティ上の脅威を特定・対応するための機能
• セキュリティサンドボックス：仮想環境で添付ファイルをスキャンし、不正なソフトウェアを特定できる機能
• Googleドライブユーザーの共有権限設定：組織に属していないGoogleアカウントを持つユーザーとGoogleド
  ライブのフォルダやファイルを共有するかどうかを設定できる機能
• Googleドライブのログ・レポート：組織内で行われたGoogleドライブの操作ログを確認できる機能
• コンテキストアウェアアクセス：ユーザーごとにアクセス権限を制御できる機能

Google Workspaceの管理コンソールに関するよくある質問

管理コンソールを利用するにあたって「ログインできない」「料金体系がわかりにくい」といったよくある質問をFAQ形式で紹介します。

管理コンソールにログインできない場合の解決策は？

管理コンソールにログインできない場合は、さまざまな原因が考えられます。代表的なパターンとその対処法は次の通りです。

Googleの問い合わせフォームでは、管理コンソールのログインに関する問題のみに絞り込んで相談できるため、問題の早期解決につながります。

問い合わせ内容や該当するアカウントなどを選択し、Googleからの回答を待ちましょう。

管理コンソールは無料アカウントでも利用できる？

管理コンソールはGoogle Workspace専用の機能で、無料アカウントでの利用はできません。管理コンソールを利用したい場合は、Google Workspaceの有料版に加入しましょう。Google Workspaceは14日間のお試しを利用できるため、管理コンソールの操作性や機能性を検証したい場合は、お試しの利用がおすすめです。

管理コンソールを利用する際に追加料金はかかる？

管理コンソールはGoogle Workspaceに標準搭載されている機能です。そのため、追加料金なしですべての機能を利用できます。

有料版のGoogle Workspaceを活用して社内コミュニケーションを円滑に

Google Workspaceは、Googleのさまざまなアプリケーションがパッケージ化されたツールです。GmailやGoogleドライブ、Google Meetなどのコミュニケーションツールが豊富で、グループウェアとして世界中で広く利用されています。

本来、Googleのサービスは無料で利用できますが、有料版にアップグレードすることで、ストレージ容量や会議参加人数の拡張、セキュリティ機能の追加といったメリットが生まれます。また、管理コンソールで組織全体のアカウントや設定を一元管理できるのも、大きなメリットの1つです。

有料版は無料版のサービスと使い勝手は変わらないため、すでにGoogle Workspaceを利用したことがある場合は、操作に慣れるまで時間もかかりません。Google Workspaceを導入することで、メールやチャット、Web会議、スケジュール管理などを1つのプラットフォーム上で実行できるため、スムーズな社内コミュニケーションの実現につながります。

Google Workspaceの管理コンソールで管理者業務の効率化を図ろう

組織でGoogle Workspaceを利用する上で、管理コンソールは必要不可欠な存在です。グループウェアの中には、ユーザー管理やセキュリティ機能の設定をアプリケーションごとに行うものもありますが、Google Workspaceの管理コンソールを使えば、すべて一括で処理できます。そのため、煩雑化しがちな管理者業務の効率化が可能です。

そもそもGoogle Workspaceとは、GmailやGoogleドライブ、Google Meetなどが統合された、社内コミュニケーションを円滑にするためのツールです。メールやチャット、Web会議などの社内コミュニケーションを一元管理できるため、属人化の抑制や情報共有の促進に効果を発揮します。

Google Workspaceの特徴や導入方法に関しては、Googleの公式パートナーである電算システムへお気軽にお問い合わせください。数多くの導入支援の実績をもとに得られたノウハウを活用し、Google Workspaceの円滑な導入をサポートします。