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G Suite 管理機能でビジネス環境を改善!

 2020.03.26  電算システムブログ編集部

コラボレーションツールは組織やチームのコミュニケーション効率と、業務生産性を高めるために欠かせないツールです。そこには組織内のあらゆる情報が格納され、情報検索性が高まることで大きなビジネス効果をもたらします。それと同時に、セキュリティ面への意識も強めなければいけません。

あらゆる情報が一ヵ所に格納されるということは、そこから情報漏えいなどに繋がるリスクが高まることも意味しています。こうした不安は、 Google が提供する G Suite が解消してくれます。 G Suite には多彩な管理機能が備わっており、コラボレーションツールでコミュニケーション効率や業務生産性を高めると共に、セキュリティ強化も実施してビジネス環境の改善に努められるのです。

本稿では、そんな G Suite が備える管理機能を紹介します。

 G Suite の管理機能一覧

1. 管理コンソール

ユーザーの追加と削除、デバイスの管理、セキュリティなどの設定を簡単に行うための機能が管理コンソールです。この機能1つで、 G Suite 内のあらゆる環境をコントロールすることができます。

ユーザーごとに使用できるアプリのオンオフ切り替え、ユーザーごとにアクセスできる情報の権限付与などはもちろん、グループ単位でのセキュリティポリシー設定も可能になっています。管理の一元化によって設定効率は大幅に上がり、ひいてはセキュリティ強化に繋がります。

2. Google Vault

 Business エディション及び Enterprise エディションで提供されている Google Vault は、データ保持と電子情報開示の役割があり、保持ルールに従ってデータを適切に保管できるようになります。

この Google Vault が組織の情報管理機能を高めてくれるので、コンプライアンスに強いコラボレーションツールとして活用できます。停止中のアカウントからでも必要な情報を取得できますので、法務部門で必要になるデータを素早く収集し、従業員の離職によるデータ損失を防止できる優れた方法でもあります。

G Suiteで実現するこれからの時代のコミュニーケション
G Suite の特徴と他コミュニケーションツール比較

コンプライアンス対応への重要性が叫ばれている昨今のビジネスにおいて、 Google Vault のようなデータ保持と電子情報開示機能を持ったコラボレーションツールを利用いただくことは大きなリスクを回避することに繋がります。

3. モバイル

スマートフォンとタブレットはビジネスに大きな便利性をもたらしたのと同時に、新たな情報漏えいリスクを生んでいます。特に紛失や盗難には注意が必要であり、第三者の手に渡れば画面ロックがされていようと内部の情報を抜き取ることは決して難しくありません。

 G Suite が備えるモバイル管理機能では、スマートフォンやタブレットでの画面ロックや安全なパスワード設定を必須にし、デバイスまた特定のアカウントのワイプで Android や iOS の重要情報を削除できます。 

また、管理コンソールから Google Play または Apple の App Store 経由ですべてのユーザーにビジネスアプリケーションを配布でき、業務効率性も高めてくれます。 G Suite のモバイル管理機能を使えば、従業員個人のスマートフォンやタブレットを活用するBYODも実現できるので、ITコスト削減の効果も期待できるでしょう。

4. セキュリティーセンター( Enterprise のみ)

統合型のセキュリティダッシュボードを提供するセキュリティーセンターでは、外部とのファイル共有に関する情報、組織内のユーザーを標的とする迷惑メールや不正ソフトウェアに関する情報、現在のセキュリティ対策の有効性を示す指標などを1つの包括的な統合ダッシュボードで確認できます。

さらに、ドメイン内におけるセキュリティやプライバシーに関する問題を特定し、優先順位を付けて対処するのに役立ちます。組織全体を一括操作して、悪意のあるメールを削除することも、ファイルの共有状況を確認して重要情報引き出しのリスクを特定することも可能です。

推奨のセキュリティ設定やコンテンツ、通信、モバイル、ユーザーセキュリティに関するおすすめセキュリティ対策について、組織の環境を踏めた上でアドバイスを受ける意こともできるので、コラボレーションツールのセキュリティ強度が大幅にアップするでしょう。

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その他、 G Suite のセキュリティ機能

いかがでしょうか?管理コンソール、 Google Vault 、モバイル、セキュリティーセンターといった管理機能を活用すれば、 G Suite のセキュリティ環境を整え、コラボレーション効率と業務生産性を向上しながらセキュリティ強化も図れます。そして、 G Suite には他にもセキュリティを強化するための機能も備わっています。

たとえば Enterprise エディションのみで提供されているDLP(データ損失防止)機能は、 Google ドライブ内や Gmail 内に保存されている機密情報が、組織外のユーザーと共有されるのを防げます。DLPルールを設定すると、ファイルの機密情報スキャンが実行され、たとえばユーザーが銀行口座や納税者番号が含まれるファイルを共有しようとしている場合、特権管理者にメールを送信して知らせるなどが可能です。組織外のユーザーによるファイルへのアクセスを完全にブロックすることもできます。

さらに、法令に準拠したサードパーティ製アーカイブツールと Gmail を統合することにより、 Gmail 内の情報を長期間にわたって適切に管理できます。ビジネスメールのやり取りで生まれる情報はコンプライアンス的にも重要度が高いので、アーカイブツールを活用した大量のメールを長期保存することが大切です。コンプライアンスの重要性を理解している企業では、アーカイブツールの導入が不可欠になっています。

 G Suite は組織のコラボレーション効率と業務効率を向上するだけのツールではなく、セキュリティも強化できる包括的なツールです。コラボレーションツールの導入を検討する際は、セキュリティ面も考慮しながら検討し、適切なツール選択を心掛けてください。 G Suite なら、コラボレーションとしての役割を果たしつつ、セキュリティに不安を感じることなく利用できます。

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