Google Workspace管理コンソールを使った
Gemini機能の設定方法｜
13種類の設定項目に分けて手順を解説

資料作成や文章の要約、プログラミング、データ分析など、さまざまな業務の自動化によって生産性向上が可能なGeminiですが、使い方を誤ると情報漏洩や権利侵害といった大きなトラブルに発展する恐れがあります。そのため、「状況に応じて使用制限を施し、Gemini運用の安全性を高めたい」と考えている方も多いのではないでしょうか。

このような際に役立つのが、Google Workspaceに搭載されている管理コンソールです。管理コンソールでは、GeminiアプリやGeminiサイドパネルの有効化・無効化、Geminiに関するログやプロンプト履歴の取得などが可能で、組織内のセキュリティやガバナンスを効率良くコントロールできます。本記事では、Google Workspace管理コンソールでどのようなGemini機能の設定を行えるのか、その具体的な方法や手順を解説します。

Google Workspace管理コンソールの基礎知識とGemini機能の設定について

Google Workspaceの管理コンソールには、ユーザー・グループ管理やアプリケーション管理、レポートなど管理者向けの幅広い機能が搭載されています。例えば、ユーザーの追加や削除、権限付与をまとめて処理したり、セキュリティを複数のアプリに一括で反映させたり、利用状況を一目で把握したりと、さまざまな管理手続きを効率的に実行できます。

この管理コンソールは、生成AIであるGemini機能の設定にも対応しています。GeminiアプリやGeminiサイドパネルといった各種機能の有効化・無効化を切り替えられるほか、Geminiの使用状況を確認することも可能です。そのため、組織でGeminiを活用する場合は、管理コンソールでの設定方法やレポートの確認方法をしっかりと押さえておくことが重要です。

管理コンソールの基本的な機能や導入方法に関しては、こちらの記事で詳しく解説しています。

Google WorkspaceのエディションによるGemini機能の設定方法の違い

管理コンソールでGemini機能の設定を行う際は、Google WorkspaceのBusinessとEnterpriseのエディションによって若干の違いがある点に注意が必要です。それぞれの違いは次の通りです。

• Business：
  Gemini for Workspaceが常に有効化の状態になっている
• Enterprise：
  Gemini for WorkspaceをGmailやGoogleドライブといったアプリ別に有効化・無効化を切り替えられる

もう少し簡単にいえば、「Gemini for Workspace＝Geminiサイドパネル」の有効化・無効化を切り替えられるかどうかを表しています。Businessの場合は無効化できないため、GmailやGoogleドライブといった各アプリ上に必ずGeminiサイドパネルが表示されます。Enterpriseの場合はアプリごとに有効化・無効化が可能で、不必要な際に無効にすることでセキュリティやガバナンスの向上につなげられます。

Geminiサイドパネルの仕組みや活用例については、こちらの記事で詳しく解説しています。

Google Workspace管理コンソールを使ったGemini機能の設定方法

Google Workspace管理コンソールでは、Gemini機能に関する次のような設定が可能です。

• Geminiアプリの有効化・無効化
• Geminiアプリにおける拡張機能の有効化・無効化
• Geminiアプリにおける会話履歴の有効化・無効化
• Gem共有機能の有効化・無効化
• Geminiサイドパネルの有効化・無効化
• アルファ版Gemini機能の有効化・無効化
• NotebookLMの有効化・無効化
• Drive SDKの有効化・無効化
• Google Meetのメモ作成機能の有効化・無効化
• Google Meetの自動メモ機能の有効化・無効化
• Google MeetのGeminiに相談機能の有効化・無効化
• Geminiレポート
• Google VaultでのGeminiデータの取得

それぞれの設定方法や注意点を解説します。

Geminiアプリの有効化・無効化

Google Workspace管理コンソールでは、Geminiアプリの有効化・無効化の設定が可能です。無効にした場合はGoogle WorkspaceユーザーがGeminiアプリにアクセスできず、アプリランチャーにも表示されなくなります。そのため、組織内でGeminiアプリの使用を制限したい場合は、無効にしておくと良いでしょう。

Geminiアプリの有効化・無効化の設定手順は次の通りです。

1. 管理コンソールの左側のメニューバーから［生成AI > Geminiアプリ］をクリック
2. ［サービスのステータス］のオン・オフを切り替え

ここで注意すべきなのは、上記の設定はあくまでGeminiアプリにしか反映されない点です。生成AIモデル「Gemini」を使ったサービスは、ほかにもGeminiサイドパネルやNotebookLMなどがあり、それぞれの有効化・無効化を切り替える場合はサービスごとに設定しなければなりません。

GeminiアプリやGeminiサイドパネル、NotebookLMなどの違いがいまいちわからない場合は、以下の記事を参考にしてください。

Geminiアプリにおける拡張機能の有効化・無効化

Geminiアプリでは、プロンプトの冒頭に「@（Googleアプリ名）」を付与することで拡張機能を利用できます。例えば、「@Gmail 昨日届いたメールをピックアップして」と指示すれば、GmailのなかでのみGeminiが特定のアクションを実行し、各メールの件名や概要を一覧で示してくれます。

Google Workspace管理コンソールでは、このGeminiアプリの拡張機能の制御が可能です。設定手順は次の通りです。

1. 管理コンソールの左側のメニューバーから［生成AI > Geminiアプリ］をクリック
2. ［アプリ > Workspaceアプリ］のオン・オフを切り替え
3. ［アプリ > その他のGoogleアプリ］のオン・オフを切り替え

Workspaceアプリは、GmailやGoogleドライブ、Googleドキュメント、Googleカレンダーなど、Google Workspaceに標準搭載されているアプリを指します。一方のその他のGoogleアプリは、YouTubeやGoogleマップなど、Google Workspace外で利用できるGoogleアプリで、デフォルトではオフに設定されています。

Geminiアプリにおける会話履歴の有効化・無効化

Geminiアプリにおける会話履歴も有効化と無効化を切り替えられます。無効にした場合、Google WorkspaceユーザーがGeminiアプリを利用すると、メニューバーに［Geminiアプリアクティビティがオフになっています］のテキストが現れ、会話履歴が表示されなくなります。また、新規チャットを立ち上げる際、［新しいチャットを作成してこのチャットを削除しますか］の注意画面が表示されます。

Geminiアプリの会話履歴を有効化・無効化する手順は次の通りです。

1. 管理コンソールの左側のメニューバーから［生成AI > Geminiアプリ］をクリック
2. ［Gemini会話履歴を有効にする］のチェックボックスのオン・オフを切り替え

［Gemini会話履歴を有効にする］をオンにした場合は加えて、会話履歴の保持期間を「3ヶ月・18ヶ月・36ヶ月」のなかから選択できます。設定した期間が過ぎると自動的に会話履歴が削除される仕組みです。ただし、この保持期間にもとづいて会話履歴が削除されると、Google Vaultでも当該情報を検索できなくなるので注意が必要です。

Gem共有機能の有効化・無効化

Gemとは、Geminiアプリ上でカスタマイズされた個別のチャットボットを作成できる機能です。2025年9月より、このGemの設定（名称や役割、カスタム指示の内容など）を複数のユーザーで共有できるようになりました。

Google Workspace管理コンソールでは、以下の手順でGem共有機能の有効化・無効化の設定が可能です。有効にすることでGoogle Workspaceユーザー間でGemの共有を行えます。

1. 管理コンソールの左側のメニューバーから［生成AI > Geminiアプリ］をクリック
2. ［Gemの共有］の［ユーザーにGeminiアプリからGemを共有することを許可する］のチェックボックスのオン・オフを切り替え

ただし、Gemは管理コンソール上のGoogleドライブの共有状態に依存しています。Googleドライブの外部共有が無効になっている場合、上記の設定を行ってもGemを共有できないため、Gem共有機能を利用するには、まずGoogleドライブの外部共有を有効にする必要があります。設定方法については、こちらの記事で詳しく解説しています。

Geminiサイドパネルの有効化・無効化

Geminiサイドパネルとは、GmailやGoogleドライブなど各種アプリの画面上に備わった、Geminiへのプロンプト入力や回答表示が可能なインターフェースです。Gmailのメール管理画面やGoogleドキュメントの編集画面などを開いたまま、スムーズにGeminiと対話できるメリットがあります。

Google WorkspaceのEnterpriseエディションでは、このGeminiサイドパネルの有効化・無効化を切り替えられます。次の手順で設定でき、アプリごとに切り替えられる点がポイントです。

1. 管理コンソールの左側のメニューバーから［生成AI > Gemini for Workspace］をクリック
2. ［機能へのアクセス］からアプリごとにGeminiサイドパネルのオン・オフを切り替え

ただし、一部のアプリを無効にしても、別のアプリから問い合わせできるケースもあります。例えば、Gmailをオフ、Googleドライブをオンにしていたとします。この状態ではGmailの画面上にGeminiサイドパネルは表示されませんが、GoogleドライブのGeminiサイドパネルでメールの内容を引用して回答することも可能なので注意が必要です。

アルファ版Gemini機能の有効化・無効化

Geminiの機能は正式リリースされたものばかりでなく、なかにはアルファ版のものも存在します。Google Workspace管理コンソールでは、以下の手順でアルファ版Gemini機能の有効化・無効化を切り替えられます。

1. 管理コンソールの左側のメニューバーから［生成AI > Gemini for Workspace］をクリック
2. ［アルファ版Gemini機能］のチェックボックスのオン・オフを切り替え

アルファ版はあくまでお試し機能という位置付けなので、Googleが正式にサポートしているわけではありません。しかし、最新の機能をいち早く試用できるメリットがあるため、気になるアルファ版の機能が発表されれば有効化するのも良いでしょう。ただし、一つひとつの機能を個別に切り替えられるわけではなく、細かい制御ができない点には注意する必要があります。

NotebookLMの有効化・無効化

NotebookLMとは、AIに情報収集・整理を実行させる際に、ユーザー自身でデータソースを指定できるAIリサーチツールです。既存の学習データやWeb上から情報を参照する従来の生成AIツールと違い、業務マニュアルやFAQ、営業資料、製品設計図といった独自のデータソースをアップロード・指定できるため、情報の整合性や鮮度をユーザー自身でコントロールしやすくなります。

NotebookLMの機能を有効化・無効化する場合、GeminiアプリやGeminiサイドパネルとは別に設定が必要です。手順は次の通りです。

1. 管理コンソールの左側のメニューバーから［生成AI > NotebookLM］をクリック
2. ［サービスのステータス］のオン・オフを切り替え

機能を制限する場合は、［サービスのステータス］のオフにすると良いでしょう。

Drive SDKの有効化・無効化

Drive SDKの有効化・無効化を切り替える手順は次の通りです。

1. 管理コンソールの左側のメニューバーから［アプリ > Google Workspace > ドライブとドキュメント > 機能とアプリケーション］をクリック
2. ［Drive SDK］の項目にある［Drive SDK API経由でのGoogleドライブへのアクセスをユーザーに許可する］のチェックボックスのオン・オフを切り替え

Drive SDKを無効にすると、GeminiアプリからGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートをエクスポートできなくなります。

Google Meetのメモ作成機能の有効化・無効化

Google Meetのメモ作成機能の有効化・無効化を切り替える手順は次の通りです。有効化するには、Google MeetのGemini機能がオンになっている必要があります。

1. 管理コンソールの左側のメニューバーから［アプリ > Google Workspace > Google Meet > Geminiの設定］をクリック
2. ［Google AIによるメモ作成］のオン・オフを切り替え

オンの状態にすれば、Google Meetの画面右上に「鉛筆アイコン（メモ作成機能）」が表示されます。アイコンをクリックすることで会議中の発言内容をGeminiが読み取り、要点を自動でテキストとして記録してくれます。

Google Meetの自動メモ機能の有効化・無効化

Google Meetの自動メモ機能の有効化・無効化を切り替える手順は次の通りです。有効化するには、Google MeetのGemini機能がオンになっている必要があります。

1. 管理コンソールの左側のメニューバーから［アプリ > Google Workspace > Google Meet > Geminiの設定］をクリック
2. ［自動メモ作成］のチェックボックスのオン・オフを切り替え

自動メモ機能はデフォルトでオフの状態になっています。オンにすると、Google Meetの会議を開催した時点でGeminiが自動でメモを取ってくれます。

Google MeetのGeminiに相談機能の有効化・無効化

Google MeetのGeminiに相談機能の有効化・無効化を切り替える手順は次の通りです。

1. 管理コンソールの左側のメニューバーから［アプリ > Google Workspace > Google Meet > Geminiの設定］をクリック
2. ［Geminiに相談］の項目から、［ユーザーが会議で「Geminiに相談」を使用できるようにします］か［ユーザーが会議で「Geminiに相談」を使用できないようにします］のいずれかをチェック

［ユーザーが会議で「Geminiに相談」を使用できるようにします］にチェックを入れるとGeminiに相談機能が有効状態となり、Google Meetの会議画面にGeminiサイドパネルが現れ、チャットを通じて質問や指示を行えるようになります。

なお、Geminiに相談機能を利用するには、Google WorkspaceのBusiness Standard以上への契約が必須です。

Geminiレポート

管理コンソールの左側のメニューバーから［生成AI > Geminiレポート］をクリックすることで、Geminiに関するデータを確認できます。以下の通り、過去28日間のログや使用状況が可視化されます。

• Geminiの使用状況：
  組織レベルでのGemini使用状況をダッシュボード形式で表示
• アプリごとのGeminiの使用状況：
  GmailやGoogleドライブなどアプリ別のGemini使用状況を表示
• インタラクションごとのGeminiの使用状況：
  Gemini機能が使用された合計回数
• ユーザーレベルの使用状況：
  ユーザーごとのGemini使用状況を表示

それぞれの使用状況はGoogleスプレッドシートやCSVファイルで出力できます。管理コンソールでは最長28日間のログしか取得できないため、定期的にデータをエクスポートしておくと良いでしょう。

Google VaultでのGeminiデータの取得

Google Vaultには、ファイルやメール、チャットの履歴など、さまざまなデータを保存でき、監査や調査などを行う際に必要な情報を素早く検索・抽出できます。そのなかにはGeminiとのやり取りに関するデータも含まれており、Geminiアプリ（Gemを含む）でユーザーが入力したプロンプトと生成された回答の履歴も参照可能です。

Google Workspaceの特権管理者、またはGoogle Vaultの権限が付与された管理者であれば、ログインページにアクセスするか、アプリランチャーからGoogle Vaultにアクセスできます。Geminiデータを取得する手順は次の通りです。

1. Google Vaultのメニューから［案件 > 作成］の順にクリック
2. 案件名を設定して案件を作成
3. 検索対象から［Geminiアプリ］を選択
4. エンティティや対象日時などの条件を指定し［検索］をクリック

すると、プロンプトとその回答が一覧形式で表示されます。検索結果はXML形式で出力することも可能です。

Google Workspace管理コンソールでGemini機能を設定する際のよくある疑問

Google Workspace管理コンソールでGemini機能を設定する際のよくある疑問をFAQ形式で紹介します。

ユーザー側で何か設定が必要ですか？

Geminiアプリの拡張機能（各種Googleアプリとの連携）を利用する場合のみ、ユーザー側でスマート機能を有効にしなければなりません。スマート機能を有効にするには以下の通り、管理コンソールではなくGmailにアクセスする必要があります。

1. Gmailにアクセスし画面右側の歯車アイコンをクリック
2. ［すべての設定を表示］をクリック
3. ［全般］タブ内にある［Google Workspaceのスマート機能 > Workspaceのスマート機能の設定を管理］をクリック
4. ［Google Workspaceのスマート機能］と［他のGoogleサービスのスマート機能］の両方のトグルボタンをオン

上記の設定を行うことで、そのユーザーがGeminiアプリの拡張機能を利用できるようになります。

Geminiレポートでは具体的にどのようなログを取得できますか？

Geminiの組織レベルでの使用状況では、割り当て済みのライセンス数やアクティブユーザー数、ユーザー数の推移がダッシュボード上に表示されます。ユーザーレベルでの使用状況では、ユーザーごとのGeminiのトータル使用回数に加え、GmailやGoogleドライブといったアプリ別の使用回数を一目で把握できます。

Google VaultではGeminiに関するどのような情報を取得できますか？

Geminiアプリ（Gemを含む）でユーザーが入力したプロンプトと生成された回答の履歴を確認できます。ただし、対象となるのはあくまでテキストデータのみで、入出力時の画像やファイルは取得できません。また、GeminiサイドパネルやNotebookLMは対象外で、取得できるのはGeminiアプリのデータのみです。

設定時に特権管理者の権限は必要？

管理コンソールでGemini関連の設定を行う場合、基本的に一般的な管理者でもほとんどの手続きを実行できます。ただし、Google Workspace内のGemini機能を有効化・無効化する際など、一部の設定では特権管理者の権限が必要です。もし、一般的な管理者アカウントで手続きが進められない場合は、特権管理者に連絡すると良いでしょう。

自社にとって最適な設定を行って安全かつ便利にGeminiを活用しよう

Google Workspaceの管理コンソールでは、ユーザーやグループ、権限などの一括変更や一元管理が可能ですが、Geminiに関する機能も例外ではありません。具体的には、GeminiアプリやGeminiサイドパネルの有効化・無効化、Google Meetのメモ作成機能をはじめとする便利機能の制御、Geminiに関するログやプロンプト履歴の取得など、さまざまな設定が一つのプラットフォームのみで完結します。

このような設定は、社内でGeminiの活用範囲をコントロールする際の欠かせない手続きです。業務でのGeminiの活用をすべて許可して利便性を高めるのか、それともアプリごとに細かい制御を行ってガバナンスを重視するのかなど、自社にとって最適な設定を行うことでGemini運用の最適化につながるでしょう。

電算システムでは、Google Workspaceだけでなく、Google Workspace with Geminiの導入支援サービスを提供しています。Geminiの活用方法や体系的な知識を学べるハンズオントレーニングやワークショップ、カスタマイズトレーニングを提供しており、Google Workspace with Geminiのスムーズな定着を支援します。Google Workspace with Geminiの特徴や機能、最新情報などに関しては、以下の資料で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。