社内のコミュニケーションが円滑に進むことは、業務を効率的に進める上で非常に重要なポイントと言えます。ところが、新型コロナウィルスがもたらした影響により、従来の勤務体系には大きなメスが入り、新たなワークスタイルへの変革が余儀なくされました。これにより社内の「コミュニケーションのあり方」そのものを見直す必要に迫られています。
一方で、さまざまなコミュニケーションツールを効果的に活用することで、従業員同士の連帯感を高めることができ、新たなイノベーションを起こすことも可能です。あるいはもっと基本的な部分では、既に一般的になったリモートワークにより移動時間の大幅な削減や業務効率が高まることで、よりクリエイティブな仕事に時間を割り当てることも、今までとは比較できないレベルで生産性を向上させることも可能です。
そもそも企業規模が数十名を超えた段階で、物理的な手段だけでは、従業員同士のコミュニケーション量は下がってしまい、連帯感を高めるといった効果も薄くなる傾向にありました。一方で、現在の環境はデジタルデバイスの発達とインターネット環境の普及により、多種多様で新たなコンセプトのコラボレーションツールが提供されています。サービスの導入も容易で、ユーザーは要望に合わせて自由に選択し組み合わせることで、自分たちの独自の環境を作り上げることができます。
本稿では、そんなコミュニケーションツールの体系や種類についてご紹介しますので、ぜひ導入検討時の参考にしていただければと思います。
コミュニケーション速度を上げるチャットツール
従来のビジネスにおいて、主流のコミュニケーションツールといえば電子メールです。今でも必要不可欠なツールではありますが、その特性から定型文を挿入しなければいけなかったり、リアルタイムなやり取りができなかったりなどの難点があります。
この問題を解決したのがチャットツールです。このツールはLINEでメッセージのやり取りをするように、テキストベースでもリアルタイムな意見交換を可能にします。グループ設定で複数人が同時に会話できますし、ファイルや音声、動画の添付も可能です。
最近では、ちょっとしたミーティングならチャットツールで済ませるという企業も多いほど、コミュニケーションの円滑化に貢献しています。製品によって組織全体の意見交換をサポートするものや、開発者向けのものなど特徴が異なります。
主な製品：Google Chat、Slack、Chat Work
利便性が高いクラウドストレージツール
クラウドサービスをビジネスに取り入れるのが当たり前になっていますね。中でも、最も導入されているのがクラウドストレージツールだということが、総務省の調査から分かっています。
クラウドストレージツールはインターネット上に用意されたストレージ領域に、ファイルを好きなように保存できるサービスです。容量やユーザー数に応じて課金されるので、必要以上のコストを支払うリスクが無い、というのも大きなメリットです。
何より、クラウドサービスなのでいつでもどこでも、同じストレージ領域にアクセスしてファイル管理が行えるため、情報共有が大幅に促進するでしょう。
社内ファイルサーバーに何年も古いデータを溜め続け、メンテナンスの際には夜間や休日にシステム管理者が出勤……というようなことももちろんありません。
主な製品：Googleドライブ、Box、OneDrive
瞬時に記録できるメモアプリツール
組織的な活用において、事例は少ないかもしれませんがクラウドストレージツールと同じく利便性が高いのが、メモアプリツールです。ワンクリックで瞬時に起動できるアプリは、アイディアを書き留めるのに最高ですし、ちょっとした資料作成が行えるのもメリットの1つです。
特にクラウドサービスとして提供されているものは、他ユーザーとのファイル共有も可能なので意見交換が促進します。
メモアプリとはいっても、文章だけではなく画像を貼り付けたり、クラウドストレージにあるデータを引っ張ってきたり、音声認識を利用し歩きながら記録ができるなど、その機能はどんどん向上しています。
主な製品：Google Keep、Evernote
従業員の作業一元管理するタスク管理ツール
プロジェクトを円滑に進め、日常的な業務をいつもより素早く完了させるには、従業員1人1人が個人のタスクを管理し、重要なタスクを優先的に実行していくことが大切です。
さらに、マネージャークラスは管理下にある従業員のタスク進捗率を常に把握して、必要な時にアドバイスを出したり、負担を平準化したりと、現場をコントロールする必要があります。その際に役立つのがタスク管理ツールです。
個人のタスクを管理するのはもちろん、マネージャークラスが各従業員へタスクを分配し、それぞれの今何をやっているのかを可視化できます。そうすることで組織に助け合う文化が根付き、マネージャークラスと従業員のコミュニケーションも有意義なものへとなっていきます。
主な製品：Googleタスク、Asana、Trello
ファイルやプログラムのバージョン管理ツール
バージョン管理ツールにはWordやExcelなど一般的に扱われるファイルを管理するものと、開発者が扱うソースコードを管理するものの2種類があります。現在では後者の方がよく導入されていますが、前者のバージョン管理ツールを導入することでコミュニケーションを促進できるケースがあります。
たとえば複数人でファイルの編集とレビューを繰り返すような業務がある場合、WordやExcelなどの変更履歴機能では、編集が進むにつれて複雑化していくのが大半です。編集するほど複雑になれば、作業効率も下がっていきます。
そうした際にバージョン管理ツールがあれば、ファイルの中身はスッキリとさせたまま版管理が行えるので、作業効率がアップすることは間違いないでしょう。
主な製品：Google ドライブ、Git、Mercurial
気軽に使えるWeb会議システム
ニューノーマルな時代に導入必須ともいえるのがWeb会議システムであり、パソコン1台で好きな時に別の従業員とコミュニケーションが取れます。デスクにいながら、外出先のカフェから、自宅から、海外出張先から、どこにいても対面でのコミュニケーションが取れますので、意見交換が活発化することは間違いありません。
また、遠方で行われる会議やミーティングをWeb会議システムに置き換えれば、交通費と移動時間の削減になりますので、労働生産性が大幅にアップする効果も期待できるでしょう。
主な製品：Google Meet、Zoom、Skype
すべてを兼ね備えたコラボレーションツール
社内コミュニケーションの円滑化に欠かせないツールを、オールインワンで備えた製品をコラボレーションツールと呼びます。少し前までは、グループウェアとも呼ばれていました。
ビジネスメール、チャットツール、Web会議システム、クラウドストレージツール、タスク管理ツールなどあらゆる製品を統合しており、組織のコミュニケーションを大幅に活発化させることができます。
最近ではクラウドサービスが主流であり、料金も1ユーザーあたり500円程からと低コストで導入できるので、人気を集めています。
主な製品：Google Workspace（旧 G Suite）、Office 365、サイボウズ
まとめ
いかがでしょうか？コミュニケーション市場では実に多種多様な製品が提供されておりますので、その中から自社に適した製品を選び組み合わせて、独自のコミュニケーション基盤を作ることで、ビジネスで生み出す付加価値を増大していけます。皆さんにとって、今必要なコミュニケーションツールとは何でしょうか？
電算システムでは、Google ソリューションに特化し、様々なサービスを提供しています。 Google Workspace（旧 G Suite） 、Chromebook 、Google Meetハードウェアや Jamboardなど、社員の方々のコミュニケーションをサポートする製品やサービスを豊富に取り揃えています。是非お気軽にご相談ください。
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