ファイル共有はサービスで利用する時代。そのメリットと運用のポイント

社内のファイル共有は従来ファイルサーバーで運用されてきました。しかしこの数年クラウドベースのファイル共有サービスへの移行が加速しているのを受け、多くの方がクラウドストレージ(オンラインストレージ)に興味を持っているのではないでしょうか？

時代はまさにクラウドサービス無くしては成り立たない状況にあり、企業規模や業種を問わず「クラウドファースト」な考え方は拡大しています。しかしながら、興味はありつつも既存のファイルサーバーから移行することへの抵抗や、セキュリティの観点での不安などが残ることでクラウドストレージへの移行になかなか踏み出せない企業が多いのも事実でしょう。

そこで今回は、クラウドストレージで利用するファイル共有のメリットやセキュリティ、運用のポイントをご紹介します。

ファイルサーバーとクラウドストレージの比較

ファイルサーバーとクラウドストレージは、ファイルを保存して共有するというユーザーから見たシンプルな機能は似ていますが、運用や管理の面では大きく異なります。そのため、ファイルサーバーで当たり前だったことがクラウドストレージで通用しないこともあります。まずはファイルサーバーとクラウドストレージの基本を比較していき、その違いを明らかにしていきましょう。

運用形態

ファイルサーバーの運用形態はオンプレミスといって、社内またはデータセンターにサーバーを設置して運用するのが一般的です。運用を内製化する場合もあれば委託する場合もあります。いずれにしても、バックアップやパフォーマンス、ストレージ容量などに気を付けながら日々運用作業を行ってゆくため、人的リソースを多く必要になります。運用作業を外部に委託したケースでは、それに相応の運用費用がかかるでしょう。

一方クラウドストレージは社内やデータセンターにサーバーを設置することはなく、インターネット経由で提供されているサービスを利用します。これまで必要であった運用作業はサービスプロバイダー側が行うことになります。ですので、運用面でユーザーが気にするポイントは非常に少なく、運用負荷を大きく軽減することができます。

費用

ファイルサーバーをオンプレミスで構築する際には初期構築時の費用が大きくかかります。サーバーやストレージなどのハードウェアの調達やインフラの整備、パラメーターの設定など構築にあたって細かい項目がいくつもあり、それぞれに費用がかかります。また、導入後も上述のような運用に関する費用が発生し続けます。ストレージの容量が足りなくなればまたストレージを追加するなど、一定の期間ごとに大きな費用が発生することも多いでしょう。

これに対してクラウドストレージは初期費用が非常に低価です。サーバーやストレージの調達やデータセンター側のインフラ整備などは不要であるため、初期費用を抑えることができるのです、導入時にかかるコストは、基本的には利用のためのライセンスコストです。ほとんどの場合、ハードウェアの調達コストよりも大幅に低いでしょう。また運用費用も利用期間内に発生するライセンスコストには基本的に含まれているために、追加の費用はありません。

カスタマイズ

一口にファイル共有といっても、企業によってその利用目的や最適なアーキテクチャ(構造)は変わってきます。なので場合によってはカスタマイズに必要性があるでしょう。ファイルサーバーの場合、システムが柔軟に対応できることが多いため、カスタマイズによって自社要件に合わせたり、ローカル通信用のプロトコルで別のアプリケーションと連携することなども可能です。

それに対して、クラウドストレージは提供されている機能の範囲で利用するのが基本的なスタンスです。APIなどを利用して個別の要件などに対応することも可能ですが、クラウドサービスは高い頻度で機能や仕様が変更になる可能性があるため、なるべく作りこみをしないほうが中長期的にはメリットが出るでしょう。

セキュリティ

クラウドストレージに関する懸念で一番大きいのがセキュリティではないでしょうか。重要なファイルは外部のネットワークからアクセスできないローカルのデータセンターにおいておけば安心と考える方も多いでしょう。そういう方はインターネットに接続されているクラウドストレージに重要な情報を置くのには抵抗を感じると思います。

しかし、2つの観点で検討が必要です。1つ目は、ファイルサーバーへの不正なアクセスや情報漏えいは、外部から直接ファイルサーバーに行われるのではなく、権限のあるユーザーを介して行われることが多いということです。たとえば権限が付与されているユーザーがUSBメモリなどにファイルをコピーして持ち出すようなケースでは、ファイルサーバーがどこにあっても脅威の度合いはあまり変わりません。

次に、ファイルサーバーやデータセンターのセキュリティです。クラウドサービスベンダーにおけるデータセンターのセキュリティレベルは非常に高いものがあります。社員ですらその場所を知らず、アクセス権もないということも多いです。もちろんネットワークの監視から物理的なセキュリティまで、専門でサービスを行っているから実現できるレベルで運用されており、これを一般企業が行うのは現実的ではないでしょう。

つまり、ファイルサーバーをクラウドストレージに移行したとしても、セキュリティリスクは変わらないうえ、データセンターはより堅牢になるわけです。

そのために、近年クラウドストレージへの移行が一気に加速してきたのです。

容量

ファイルサーバーの運用で常に気になるのがストレージ容量ではないでしょうか。いまでは組織内のほとんどの資料が電子化されるとともに、よりリッチな資料や動画などもビジネスで利用されるようになってきているため、その容量は飛躍的に増えているでしょう。古いファイルを消すことはビジネス側から容認されないケースも多く、結局予算を付けてストレージを追加しているのではないでしょうか。

それに対し、クラウドストレージでは容量無制限というサービスプランもあります。また最初から無制限のプランにしなくとも、足りなくなればプランを変更することですぐに対応できます。管理者から見ると容量の問題に悩まされることもなく、ユーザーからも必要な情報をすべて共有してゆくことが可能になるのです。

以上がファイルサーバーとクラウドストレージの大きな違いです。これらを含め、その他の違いを表としてまとめておきます。

クラウドストレージのメリットと運用ポイント

ファイルサーバーとクラウドストレージの違いを踏まえて、クラウドストレージのメリットと運用ポイントをご紹介します。

≪クラウドストレージのメリット≫

• 初期費用が安いから導入しやすい
• 運用費用を抑えられるケースも
• 運用負担が軽減し担当者がコア業務に集中できる
• 社外からでもファイルにアクセスできる
• ストレージ拡張と縮小が簡単
• 常にコストを最適に保てる
• 災害時などのBCP対策が自然と可能
• ストレージ上でファイルの共同編集ができる

≪クラウドストレージの運用ポイント≫

• インターネット環境を常に快適に保つ
• インターネット障害発生時の対応計画を立てる
• ユーザー管理でセキュリティをアップする
• 段階的な導入でサービスを浸透させる
• 業務に変更を加えることに抵抗を持たない

これらの運用ポイントを押さえておけば、クラウドストレージを利用することで安全なテレワークなど多くのメリットを享受できるでしょう。とはいえ、移行や運用の設計に関して不安をお持ちの方も多いでしょう。これまで多くのお客様のクラウドへの移行を支援してきたDSKは、そのノウハウでお客様のクラウド活用を支援いたします。ぜひご相談ください。