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テレワーク成功のポイントはチームのシンプルな連携!G Suite を使った、どんな環境でも生産性を高めるノウハウ

 2020.03.19  ラクまるブログ編集部

新型コロナウイルスの影響もあり、急速にテレワークを導入する企業が増えています。

一方で、外部からの接続ネットワークといったハード面だけを整備してテレワークを導入しても、成功しないケースが多く見られます。導入したものの、日々の仕事が進まず、結局テレワークはやめて出社しよう、となってしまうことも。

やはり重要なのは、同僚や上司と業務上でいかに連携するかといった、テレワークに対応した働き方やコミュニケーションのスキルを、チーム全体で学び、活用するということです。


テレワーク環境でも仕事がスムーズに進められるチームは、このコロナ騒動が落ち着いた後でも、移動時間の削減といったことを含めて、よりスマートな働き方を実現できるようになるはずです。在宅ワークだけに限らず移動中の外出先でも仕事を進めることができたり、クラウドを活用して会議資料の印刷準備を省略できたら、スキマ時間を有効に活用して業務上の学習に充てたり、効率的な働き方を進めることで、より優先度の高い業務に貴重な時間を使えるようになります。

ここでは、 G Suite を活用することで実現できる「チームでの生産性の向上」や「無駄な業務時間の削減」の方法を、解説動画とあわせてご紹介します。

ぜひ、あなたの仕事を変えてくれそうだと感じる機能から、使い始めてみてください!

場所を問わず働く「Meetを使って、ビデオ会議を簡単に始める」

Google ドライブ を使用することで業務上必要なファイルをクラウド化し、オフィス以外の場所でも仕事ができるようになりました。

さらに Hangouts Meet を使うと、「会議」に様々な場所から参加できるようになります。外出先からスマートフォンで参加することもでき、複数の拠点の同僚が参加する会議も簡単に実施できます。移動にかかる時間や費用を節約して、よりスピーディに会話して、仕事を進めることができます。

Hangouts Meet を使った、ビデオ会議の準備と参加の仕方についてご紹介します。

無駄な業務の削減「検索とアーカイブで、メールを探す時間を激減!」

とある調査により、デスクワーカーの業務全体の20%、毎日1.6時間も調べものに充てているいうことがわかりました。

G Suite は「検索エンジンで有名な Google」 が提供しているシステムのため、検索性能が非常に優れています。

G Suite でこの検索機能をしっかり活用すると、調べものをする時間を大幅に短縮することができるのです。

例えば、メール(Gmail)は、検索を使うとよりスマートに処理することができるようになります。

日々、受信トレイに溜まったメールを次々と皆さんは処理されているかと思いますが、読み終わったメールの中に、対応が必要なメールが埋もれてしまうこと、よくありますよね。

ここでは、受信トレイからメールを非表示に整理することでメールチェックをよりシンプルに変えられる「アーカイブ機能」をご紹介します。

アーカイブ機能を使って、メールを非表示にすることでいかにメール処理をスマートに変えられるのか、動画でご覧ください。

生産性の向上「議事録は、Googleドキュメント で会議中に完成!」

ファイルサーバ上のファイルを使って仕事をしていて、同僚がファイルを開いているために、同じファイルを使った作業ができない。また、それぞれが同じファイルをコピーして最終的に1つのファイルにまとめなければならない、そんな経験をされたことがある方も多いのではないかと思います。

この待ち時間、もったいないですよね。

G Suite では1つのファイルを同時編集することで、そういった業務の無駄を削減することができます。

さらにコメント機能を使うと、同時編集しているファイルの中でコメントを使って、同僚とコミュニケーションすることができ、さらにスムーズに仕事を進めることができます。

この動画では、Googleドキュメント を使って、議事録を会議中に完成させてしまう方法をご紹介しています。圧倒的にスピーディに文書作成を進めることができるので、ぜひご覧ください。

G Suite のプロが作った eラーニングコンテンツ 【Master Program】

知っている方だけが使うのでなく、同僚や上司、最終的には全社員がこういった機能を理解し活用することで、仕事をよりスマートに変えることができます。

長く G Suite をご利用されている方でも意外と知らない機能もあったりするので、ここでご紹介した動画をぜひ同僚の方にも共有してあげてください。

ここでご紹介した動画は、G Suite のプロ講師が作った、オンライン上の動画を使って G Suite の使い方を学ぶことができる法人向けeラーニングサービス「Master Program」で提供している教材です。

G Suite を正しく活用することで働き方改革と生産性向上を実現することができます。

社員全員が簡単に G Suite の使い方を学べる Master Program を使って、「社員一人ひとりがクラウドを使いこなし、組織全体の生産性を引き上げるワークスタイル」を実現してください!

Master Program のご利用に関するお問い合わせは電算システムまでご連絡ください。

G Suiteで実現するこれからの時代のコミュニーケション

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