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テレワークするときに便利なツール10選

 2020.08.21  電算システムブログ編集部

日本は世界的に見て労働生産性が低い国です。OECD(経済協力開発機構)が毎年発表している、世界の労働生産性調査によれば、日本は30年以上にわたってOECD加盟35ヵ国のうち20位程度の水準をキープしています。

こうした状況を打破するために「テレワーク(Tele-work)」に取り組む企業が増えています。そして、テレワーク実施に欠かせないのが、ワーカー同士やワーカーと企業をつなぐためのツールです。そこで本稿では、テレワークをする際に便利なツールについてご紹介します。

テレワークをするときに便利なツール10選

G Suite

G Suite は Google が提供するクラウドコラボレーションツールです。ビジネスで活用するためのWebメール、素早いコミュニケーションを実現するビジネスチャット、フェイスtoフェイスのコミュニケーションを実現するWeb会議システム、情報共有を促進するファイル共有スペースなど、テレワーク実施に必要なICT環境がすべて詰まっています。

すべてはクラウドサービスとして提供されるため、月々のコストが明確になりますし、特別なシステム運用作業も不要です。アップデートは自動的に実施されるため、情報システムの負担を大幅に削減することができます。

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Chatwork

Chatworkはビジネスに特化したチャットツールです。メールに比べて気軽にコミュニケーションが取れることから、ワーカー同士のコミュニケーションが円滑になります。やり取りは常に時系列で管理されるため、グループディスカッションにも適しています。タスク管理も実施できるため、テレワーク実施にあたって遠隔地にいても業務管理が行えるようになります。

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Dropbox

元祖クラウドストレージとして提供されているのがDropboxです。Dropboxを使用することにより、インターネット上で様々なファイル(ドキュメント、画像、音声、動画)を管理することができ、情報共有が促進されます。

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EverNote

EverNoteはクラウドサービスとして提供されているメモアプリケーションです。ノートを瞬時に開き、アイディアを書き留め、クラウドストレージ保管することでいつでもメモを引き出したり、他のワーカーと共有することができます。ノートの共同編集も可能なので、ワーカー同士の情報共有が促進されます。

G Suiteで実現するこれからの時代のコミュニーケション
G Suite の特徴と他コミュニケーションツール比較

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Kintone

Kintoneはサイボウズが提供しているビジネスアプリ作成プラットフォームです。Kintoneは開発の知識がなくても、自社業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。自社業務に合わせたシステムを簡単に作成できることで、企業ごとに実施されるテレワークごとに最適なアプリケーションを開発できます。

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Slack

Slackは情報システム開発者に人気のビジネスチャットツールです。その特徴は、さまざまなツールとの連携です。100以上のツールと連携できることで、ワーカーごとに最適なチャットスペースを構築することができます。チーム管理機能もあるので、プロジェクトごとにチームを作成するような環境でも活用できます。

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Stock

Stockはチーム情報を簡単に残せるツールです。ノート型のツールなので、チャットツールのように大事な情報が流れていってしまうことがなく、社内の必要な情報を確実に管理することが可能になります。EverNoteのように簡単にノートを作成でき、ITに詳しくない人でもシンプルで使いやすい操作画面を提供しています。

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TimeCrowd

チームで時間を共有し、労働生産性を高めるための時間管理ツールです。他のツールとも連携が可能であり、リアルタイムでチームメンバーの活動状況を把握することが可能となります。ワンクリックで記録のスタート・ストップが可能であり、誰もが簡単に時間管理ができます。さらに、リアルタイムに状況を確認できるため、リームメンバーが記録したタスクはレポート画面からすぐに把握することができます。

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Trello

Trelloは付箋を貼ったり剥がしたりする感覚でタスク管理が行えるツールです。直感的に誰でもタスク管理ができることから、まずはタスク内容の共有から始めたい場合には有効なツールです。テレワークでは遠隔地にいるワーカー同士が互いにタスクを管理することが難しく、業務進捗が遅れる可能性があります。そのため、Trelloのようなツールがあると、進捗を視覚的に管理しやすくなります。

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ZOOM

ZOOMは高画質&高音質が特徴のWeb会議システムであり、他のWeb会議システムよりも簡単かつ安定的に利用できるのが特徴です。招待される側はユーザー登録不要であり、会議に招待されたユーザーは招待用URLをクリックするだけで会議に参加できます。会員登録は不要です。さらに、データ通信量が少ないため、通信環境の影響を受けずに安定して利用することが可能です。

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テレワークに必要なICTシステムは?

いかがでしょうか?ここまで、テレワークを実施する際に便利なツールを10個ご紹介しました。では、テレワーク実施時に必要なICTシステムとは何でしょうか?最低でも、ビジネスメール、ビジネスチャット、Web会議システム、ファイル共有などテレワークを支えるためのICTシステムが必要です。そしてこれらのツールをすべて備えているのが G Suite です。

前述のように、 G Suite にはビジネスで活用するためのWebメール、素早いコミュニケーションを実現するビジネスチャット、フェイスtoフェイスのコミュニケーションを実現するWeb会議システム、情報共有を促進するファイル共有スペースが備わっています。

 G Suite を導入することで、テレワークに必要にICTシステムだけでなく、情報セキュリティ対策を強化することができます。 G Suite は Google の堅牢なデータセンターで管理されており、世界トップレベルの情報セキュリティ対策が実施されています。そのため、 G Suite を導入すること自体がテレワークにおける情報セキュリティを強化することに繋がります。

また、 Google サービス特有のシンプルさと使いやすさによって、組織全体に素早くフィットするICT環境を構築できます。テレワークに欠かせないICT環境を整える際はは、 G Suite の導入をぜひご検討ください。 

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