一般企業がインターネットを業務で利用し始めた時期とほぼ同じくして、グループウェアや社内ポータルは誕生し、もっとも利用されるWebアプリケーションとして、ビジネスパーソンの日々の業務をサポートしてきました。
現在、ネットワークの充実やスマートフォンの普及により、新たなコミュニケーションプラットホームとしてその姿を変化させている「社内ポータルサイト」について、改めて業務における役割とその重要性についてご紹介します。
そもそも社内ポータルサイトとは？
改めて説明するまでもなく、ポータルは文字通り「玄関」または「入り口」として社内で業務を行う際に必要な情報を提供する役目を果たしています。
インターネット創世記のポータルは、仕事で使用するデバイスがパソコンが主流であったこともあり、その役割も限定的なもので、掲示板やリンク集といった静的コンテンツが主体でした。
その後、「社内ポータル」「企業情報サイト」として注目されるようになり、業務に必要な情報や各種Webアプリケーションへのアクセス、勤務表やスケジュール共有といった、社内業務をサポートする機能が充実していきました。
ナレッジマネジメントツールへの発展
やがてポータルやグループウェアと言われるアプリケーションは、徐々にその役割を情報共有や知識・経験の共有と言った「ナレッジマネジメント」にシフトしていき、インフラとして機能を強化をしていきます。
GoogleがスマートホンのOSに着目し「Andorid」をリリース（正確にはオープンソースへの公開）したのが2007年で、この時期から先端技術の投資先もパソコンからスマートホンへ変わっていき、多くの新サービスが誕生します。
日本における一般企業でも「生産性の向上」や「テレワークの導入」といった取り組みが積極的に進められ、社内ポータルの役割もコミュニケーションや情報共有の基盤としてその役割を発展させていきます。
ちなみに、国土交通省が行なっている「テレワーク人口実態調査」も2008年から毎年行われるように改定され、その動向についても詳細にレポートされるようになりました。
(2008年までは3年おきにテレワークの実態調査を実施)
2020年の調査ではテレワーカーの割合は19.7％となっており2019年より倍増しています。コミュニケーションや情報共有基盤としての重要性も大きくなっているのではないでしょうか。
コラボレーションプラットフォームとしての役割
そして、現在においては、アプリケーションのクラウド化が進み、それと同時にポータルサイトではAPI等の技術により、アプリケーション同士を相互に連携することができるようになりました。ユーザ自身が自分のスタイルに合わせてツールを選定し活用する時代に入ったと言えます。
組織の枠を超え、チームで協力しながら業務を進める必要性が出てきた今、ポータルサイトは「コラボレーションプラットホーム」としての役割を担い、日常で使用するメールはもちろんのこと、デスクトップアプリやチャットツールなどとシームレスに連携することで、ユーザ自身の利便性を高めていくことができるのです。
そして、ポータルサイトの役割の変化は、社員のポータルサイトの関わり方にも影響を与えます。より多くの人がポータルサイトに関わることになった結果、特定のテクニカルスキルが不要で簡単に設定ができたり直感的にわかるユーザ・インターフェースであったり、普段使用しているツールとの簡単な連携といった「使い易さ」が求められたりするようになりました。さらに管理者の立場からは、セキュリティ対策やシステム開発負荷の軽減といった「管理のしやすさ」も同時に実現する必要が出てきました。
社内ポータルサイトの刷新
ネットワークの帯域が広がり、PCだけでなくスマートフォンからの利用も想定する必要が出ている中、ブラウザの表現力も向上した現在の環境において、今までの社内ポータルサイトが少しづつ利用しづらくなってはいないでしょうか。
Webサイトの構築・運営をしている方はすぐにお分かりいただけるかと思いますが、社内ポータルもWebサイトなのでユーザが不便に感じてしまうと、利用率はすぐに下がってしまいます。
そうなると、いくら重要な情報を掲載していてもユーザの目に止まることは少なく、メールでの通知など、複合的な手段を取る必要があり、ますます社内ポータルとしての役割は薄らいで行きます。
そのためにも、社内ポータルは現代の技術にもしっかりと追従して、ユーザにとっての使いやすい環境を提供し続ける必要があります。
そこで、社内ポータルを刷新する場合、どう言った点を踏まえれば良いのか、そのポイントをいくつかご紹介します。
社内ポータルに必要な機能を包含
便利なコラボレーションツールはたくさんありますが、あくまで社内ポータルサイトとして使用する以上、メールやカレンダー、共有ドライブやタスク管理、社内情報の掲載などポータルとしてで最低限必要な機能を持つ必要があります。
また、自分で探しやすいようにポートレットやガジェットのレイアウトを自由に変更できることや、検索精度が高く、情報へ到達しやすいことも重要な要件となります。
デスクトップアプリとの親和性
パソコンを使用している企業のほぼ大半がマイクロソフトのOfficeまたはグーグルの Google Workspace を使用しているのではないでしょうか。
これらのデスクトップアプリを特殊な設定をすることなくシームレスに連携できることは、ポータルを日々利用してもらうために重要なポイントと言えます。
プロジェクトでの利用を想定
現在のタスクの多くはグループまたはプロジェクトメンバーと進めることが多く、その際に必ず必要となるのが、タスク管理や情報共有エリア、チャットなどコミュニケーションツールです。
ソーシャルワークができる機能を備えておくことで、ユーザはポータルサイト経由でプロジェクトのタスクを管理できるばかりでなく、セキュリティ面にも配慮された環境を使用することができます。
複雑な設定やコーディングが不要
便利なサイトであっても構築に時間がかかったり、メンテナンス性が悪いと継続して利用するプラットホームにはなりません。CMSを操作する感覚で設定変更やページの追加ができると、ユーザのリテラシーに依存せず、誰でも運用できるポータルサイトを構築することができます。
ユーザ認証
社内で利用する以上、ユーザ認証は必須となります。また頻繁に変わる組織や社員の情報を適切に管理するためにも、ADやLDAPと言ったディレクトリサービスと連携できるツールだと運用不可が軽減できます。
セキュリティやキャパシティ対応
Webサイトとして公開するため、セキュリティ面の配慮はもっとも重要なポイントの一つです。現在のサイバー攻撃は多種多様であり、自社の力で全てを防ぐことはほぼ不可能な状態にあります。
専門のスタッフによるセキュリテイ対策が施され、定期的に監査も受けて適切な状態を保持しているクラウドプラットホームを採用することで、セキュリテイに加え、サーバーリソースやパフォーマンスと言ったキャパシティ対応も考慮した運用管理体制を作ることができます。
多様なアプリケーション連携
１つのアプリケーションで業務を完結することはまずなく、ユーザは複数のアプリケーションを使用しています。また便利なツールが新しい技術とともに頻繁にリリースされてきます。
APIなどスタンダードな技術を使って、各種サービスと連携することを前提とし設計されたプラットホームは、ユーザニーズに対応しやすく、かつシステム管理面からの負担を少なくしてサービス拡張できる点は大きなメリットとなります。
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まとめ
いかがでしたでしょうか。従来は静的なWebコンテンツの置き場として始まった社内ポータルサイトですが、今では社内コラボレーションを支え、業務の生産性を高めるために重要なプラットホームとしてその役割も大きく変化してきています。
また、便利なアプリケーションやツールとの連携ができることで、ユーザにとっての利便性は格段に向上していきます。
この機会に、「ワークプレイス基盤」として、社内ポータルサイトを見直してみてはいかがでしょうか。電算システムでは、Google Workspace（コラボレーションツール）が提供するポータルサイトのGoogleサイトはもちろんのこと、LumApps(ルムアップス)という Google Workspace と Microsoft 365 に連携する、企業向けポータルサイト＆ソーシャルサイトも提供しておりますので、ぜひご検討ください。
