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Google Workspace 導入の手順7選!
注意点や他社事例も解説

 2023.11.14  株式会社電算システム

Google Workspace の導入を検討している企業さまや、導入予定の方のなかには、具体的な導入手順がわからないという方も多いのではないでしょうか。企業や団体で Google Workspace を導入する際は、具体的な手順や導入する際の注意点を事前に把握して、計画的に実行する必要があります。事前の準備が不十分なまま導入した場合、社内で混乱を招き、業務の遅延を招く恐れもあるため、注意しなければなりません。

Google Workspace 導入の手順7選!注意点や他社事例も解説

この記事では、Google Workspace の導入手順や導入期間、導入する際の注意点、導入事例を解説します。Google Workspace を導入する際に役立つ内容をまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。

Google Workspace の導入手順【事前準備編】

Google Workspaceを導入する際は、以下のような事前準備をしておけば、導入が円滑に進みやすくなります。

  1. 契約プランとアカウント数を決める
  2. ドメイン、アドレスと管理者を決める
  3. 支払い方法を決める
  4. 購入先を決める

必要な事前準備を確認して、Google Workspaceの導入に役立てましょう。

契約プランとアカウント数を決める

Google Workspace を導入する際は、事前準備として、契約プランとアカウント数を決めておきましょう。Google Workspace には、企業向けに用意されたプランが主に4つあります。利用人数が300名までの場合はBusinessプランになり、300名以上の場合はEnterpriseプランになります。

Businessプランに用意された3つのプランは、それぞれ月額もしくは年額での利用を選べますが、Enterpriseプランでは、利用料金についての情報が非公開になっています。Enterpriseプランの利用料金を確認したい場合は、Google パートナーへの問い合わせが必要です。

企業によっては、部門別に異なるプランに加入する場合もあるため、それぞれのプランの特徴を把握して、適切なプランを選びましょう。Google Workspace の各プランの特徴は、以下のページで詳しく解説しています。プランを検討する際の参考にしてください。

  詳しいプラン別詳細記事はこちら

https://www.dsk-cloud.com/blog/points-note-google-workspace-pricing

Google Workspace の各プランの特徴の表

引用元:https://workspace.google.co.jp/intl/ja/pricing.html

ドメイン、アドレスと管理者を決める

Google Workspaceの契約プランとアカウント数が決まった後は、独自ドメインとメールアドレスのルール、システムの管理者を決めましょう。ドメインとは、メールアドレスの「@」以降を指しており、例えば「@yahoo.co.jp」「@ezweb.ne.jp」などがあります。フリーメールでは、「@gmaill.com」が有名なドメインです。

企業では、セキュリティ面や信頼性などの観点から、独自に設定したドメインを使用する場合が一般的です。「独自ドメインとgmail.comとの違い」や「今まで使用していたドメインをGoogle Workspaceに移行する方法」について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

  独自ドメインとgmail.comとの違いを詳細に知りたい方はこちら

https://www.dsk-cloud.com/blog/gw-gmail

  今まで使用していたドメインをGoogle Workspaceに移行する方法はこちら

https://www.dsk-cloud.com/blog/gw-original-domain-migration

また、メールアドレスを決める際のルール設定も重要です。Google Workspaceを導入すれば、ドメインだけでなく、「@」の前も自由に設定できます。ラストネームを入れるのか、フルネームを入れるのかといった具体的なルールを決めておけば、社内管理や誰のメールアドレスか判別する際に便利です。

ドメインやメールアドレスのルールを決める際には、Google Workspace の管理者も決めておきましょう。管理者は、各利用者が使用できるアプリケーションの種類や、データへのアクセス権限を設定可能です。一般的には、社内の情報システム担当者が管理者に任命されます。

支払い方法を決める

Google Workspace の導入前には、支払い方法も決めておきましょう。Google Workspace の支払い方法は、購入先によって異なります。Google Workspace の購入先は、以下の大きく2つです。


  • Google
  • Google 公式のパートナー

Google で直接購入する場合は、クレジットカードでの支払いのみ選択でき、Google 公式のパートナーで購入する場合は、クレジットカード支払いと請求書払いの2つから選択可能です。

購入先を決める

Google Workspace の支払い方法を決めた後は、サービスの購入先を決めましょう。先述した通り、Google Workspace の購入先は、Google もしくはGoogle 公式のパートナーの2つです。Google で直接購入する場合は、以下のページにアクセスして、必要情報を入力し、購入手続きを完了させましょう。

Google 公式のパートナーで購入する場合は、以下のページにアクセスして、パートナーのなかから Google Workspace の購入先を見つけます。

  Google公式のパートナーでの購入はこちら

https://cloud.google.com/find-a-partner/

Google での直接購入と Google 公式のパートナーで購入する場合の違いは、以下の表にまとめています。

 

Google での直接購入

Google 公式のパートナーでの購入(代理店契約)

契約期間

  • 1ヶ月もしくは1年単位
  • 1年単位(先払い)

支払方法

  • クレジットカード
  • デビットカード
  • クレジットカード
  • 銀行振込

管理者

  • 契約者
  • Google 公式のパートナー(代理店)

利用人数

  • 1名以上(個人と法人の両方が利用可能)
  • 10名以上(法人のみ利用可能)

サポート

  • Google サポート
  • Google サポート
  • Google 公式のパートナーによる独自サポート

Google での直接購入と Google 公式のパートナーで購入する場合の違いをより詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

  GoogleWorkspace を導入するには代理店を通す必要がある?ない?

https://lp.dsk-cloud.com/resource/gws/through-agency-introduce-google-workspace

Google Workspace 導入手順【初期設定編】

GoogleWorkspace の導入における事前準備が完了した後は、サービスの初期設定を行います。Google Workspace の初期設定手順は、以下の通りです。

  1. ドメインの確認
  2. ユーザの登録
  3. DNS設定

手順を確認して、導入後にすべき行動を把握しておきましょう。

ドメインの確認

Google Workspaceの初期設定で最初に行うのは、「ドメイン所有権の確認」です。導入の事前準備の際に決めたドメインが、すでに利用されているドメインのなかに存在しないかどうかを把握するために、ドメイン所有権の確認をします。

ドメイン所有権の確認をするには、Google Workspaceで使用するドメインのDNS(※1)に、TXTレコードを追加します。ドメイン所有権の確認ができれば、Gmail以外のサービスが利用可能です。

※1. DNS:ドメイン名とIPアドレスを紐づけて、IPネットワーク上で管理するシステム

ユーザの登録

Google 管理コンソールを使用して、利用者全員のユーザーアカウントとグループメールを作成しましょう。次の作業(DNS設定)で受信メールサーバーを変更した後は、使用していたメールサーバーでのメールが受信できなくなります。継続して受信したいメールアドレスは、Google Workspace  での登録を完了させなければなりません。

DNS設定

DNS設定を行い、受信メールサーバーの変更を完了させます。ドメインのDNS管理画面でMX レコードの設定を変更し、受信メールサーバーを Google のサーバーに変更します。DNS設定の完了によって、登録したメールアドレス宛てのメールが、Google Workspace アカウントの Gmail に配信されます。

※一部のユーザーのみ、Gmail を利用せずに既存のメールサーバーでメールを受信したい場合は、上記の方法とは別の高度なメールルーティング設定が必要です。詳しくは「既存サーバーと Google Workspace の同時利用(二重配信)」のページをご覧ください。

Google 公式のパートナーである株式会社電算システムでは、Google Workspace の導入に役立つ以下のような支援を行っています。

DSK支援イメージ表

Google Workspace 導入期間

Google Workspace の導入期間は、企業や団体の規模、すべてのシステムを移行するのかなどの条件によって異なりますが、多くの場合で平均3ヶ月程度の期間を要します。Google 公式のパートナーとの代理店契約でサービスを導入すれば、システム移行にノウハウのある人材のサポートが受けられます。

システムの移行におけるつまずきやすいポイントや、具体的なアドバイスが受けられるため、導入が円滑に進み、導入期間の短縮が可能です。ただし、導入前にシステム環境を試す目的で、トライアル環境の実施をする場合は、導入期間が長くなります。導入期間の長さに伴い、管理者の負担は大きくなるため、システムの導入・移行は1度に行うとよいでしょう。

Google Workspace 導入の注意点3選

Google Workspace を導入する際の注意点は、以下の3つです。

  • 導入して終わりではない
  • 会社全体に利用価値を伝える
  • プランに迷ったらトライアル

注意点を確認して、サービスを導入する際の参考にしましょう。

導入して終わりではない

すべてのITツールに言えますが、多くの場合、Google Workspace を導入しただけでは、費用対効果を見つけるのは難しいでしょう。サービスの導入後、利用者が十分に業務で活用できるように、管理者が率先して周囲を巻き込み、Google Workspace の必要性の周知と利用を進めなければなりません。

Google Workspace の導入後は、従業員が個々に使いやすいツールを利用したり、慣れている既存のツールを使ったりしないように、管理者がサービスの利用を促す必要があります。

会社全体に利用価値を伝える

Google Workspace の導入前から、管理者だけでなく、利用者や経営層も含めた社内全体にサービスの利用価値を伝える動きが大切です。事前にサービスの利用価値を周知すれば、実際に導入した際の抵抗感を抑えられます。

サービスの利用価値を周知する際は、「〇〇の業務で使えば、〇〇のようなメリットがある」といった具体的な伝え方を意識して、利用した際の効果が実感できるシステムであると認識してもらう必要があります。マニュアルの作成や社内説明会の実施も効果的です。

プランに迷ったらトライアル

Google Workspace には、企業向けに複数のプランが用意されています。プランによって管理者や利用者ができることも異なるため、迷った際はトライアルの利用がおすすめです。トライアルでサービスの機能や使い心地を実際に体感すれば、導入後の課題となる点も見つけられます。Google Workspace のトライアルは、以下ページでお申し込みが可能です。

  Google Workspace 無料トライアル

https://www.dsk-cloud.com/solution/g-suite/trial

Google Workspace 導入事例

株式会社電算システムは、Google公式のパートナーとして、15年以上にわたり Google Workspace (旧 G Suite )の販売をしてきた実績があります。これまでの実績から、Google Workspace の導入事例を一部紹介します。自社で Google Workspace を導入する際の参考にしてください。

ハナマルキ株式会社

ハナマルキ株式会社は、創業から味噌の製造、販売を行っている有名な老舗企業です。ハナマルキ株式会社が抱えていた課題や実施した対策、取り組みによって得られた効果は以下の通りです。

課題

対策

効果

  • メールシステムの老朽化
  • ファイル容量の増加
  • ノートパソコンのセキュリティリスク
  • データではなく紙を主に利用する習慣
  • Google Workspace Enterprise の導入
  • Google Workspace 推進委員会の設置
  • クラウドワークフローの導入
  • 研修と教育の実施
  • 業務の効率化
  • オフィスのフリーアドレス化
  • リモートワークへの円滑な適応

ハナマルキ株式会社は、古いシステムの継続利用によって生じたさまざまな課題対策として、GoogleWorkspaceの導入を行いました。電算システムのアドバイスをきっかけに、Google Workspace 推進委員会を設置し、サービス利用の促進に取り組み、社内の仕組みを変えることに成功しました。

株式会社アルペン

株式会社アルペンは、各種スポーツ用品やアウトドア用品の販売を主軸に、フィットネスクラブやゴルフ場、スキー場の運営、プライベートブランドの開発・製造を行っている企業です。株式会社アルペンが抱えていた課題や実施した対策、取り組みによって得られた効果は以下の通りです。

課題

対策

効果

  • メールサーバーの容量不足
  • グループウェアへの接続制限
  • 店舗従業員への個別連絡が不可能
  • Google Workspace の導入
  • CloudGate UNO の導入により、既存の生体認証によるログインに対応
  • 電算システムにGoogle Workspace 運用後の業務を一部委託
  • データ容量の確保
  • チャットの利用によるコミュニケーションの活性化
  • アンケートフォームを活用した意見収集
  • データ保管・管理の促進によるコスト削減

株式会社アルペンでは、オンプレミス環境で業務を行っていたため、システム管理にさまざまな課題が生じており、クラウド型のサービスである Google Workspace を導入しました。Google Workspace の導入により、十分なデータ容量を確保でき、コスト削減にもつながった事例です。Google Workspace 導入時の問い合わせ対応や、人事異動によるアカウント情報の変更作業の一部を電算システムがサポートし、システムの移行と業務負荷の軽減に成功しています。

株式会社ヤッホーブルーイング

株式会社ヤッホーブルーイングは、「ビールに味を!人生に幸せを!」をミッションに、「インドの青鬼」や「よなよなエール」、「水曜日のネコ」などのクラフトビールの販売を行っている企業です。株式会社ヤッホーブルーイングが抱えていた課題や実施した対策、取り組みによって得られた効果は以下の通りです。

課題

対策

効果

  • 離れた拠点間での在庫確認かかる多くの時間
  • 利用端末のOSをターゲットとしたサイバー攻撃への対策
  • Google Workspace の導入
  • Chromebook の導入
  • 拠点間でリアルタイムな在庫確認ができる環境構築
  • Chromebook による運用管理の負担軽減とセキュリティの強化
  • 出張や会議での共用端末にChromebook が活躍

株式会社ヤッホーブルーイングは、Google Workspace の導入により、在庫確認にかかっていた膨大な時間と労力を削減し、業務効率化に成功しました。Google Workspace の導入をきっかけに、ほかの Google ソリューションの導入もしており、成果を出しながら、日々現場の業務改善につなげています。

導入実績2500社超え、支援体制も整っている電算が導入支援します

電算システムは、長年にわたり Google Workspace の導入をサポートしており、紹介した企業以外にも多くの顧客のサービス導入を支援しています。Google 公式国内初期代理店として15年以上にわたり、サービスの導入サポートを行っており、Google 公式認定資格を持つ実績豊富な営業エンジニアが在籍している点も特徴です。

上場しているからこそ提供できる安定したサポート体制を活用して、企業が抱える課題の解決に効果的なサポートを行います。Google Workspace の導入を検討している企業さまや、サービスを導入予定の方は、実績豊富な電算システムにお気軽にご相談ください。

電算システムでは、Google Workspace の導入についてわかりやすく解説した資料を無料で提供しています。興味のある方は、以下のページからダウンロードしてみてください。

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