これは便利! G Suite の使い方

 2018.04.18  ラクまるブログ編集部

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Gmail、Googleドライブ、Googleカレンダー、Googleハングアウト など複数のコラボレーションサービスを集約してビジネス向けに提供しているのが 「G Suite」 です。2016年9月に Google Apps から名称変更され、現在に至るまで様々な新機能がリリースされています。

この G Suite については Gmail を中心に概要や基本的な機能は知っているという方は多いでしょう。グループウェアの導入や検討に携わっていればなおさらご理解されていると思います。

そこで今回ご紹介するのは G Suite の概要や機能ではなく使い方です。各機能でどんなことができて、どんな効果があるのか?実際の導入事例を用いてご紹介します。

G Suite についておさらい

まず G Suite のサービス内容について簡単におさらいしましょう。

G Suite が提供するプランは3つあります。ビジネスでの利用に必要な基本機能を備えた Basic、電子情報開示や監査レポートなどコンプライアンスを強化した Business、さらにデータ損失防止(DLP)やセキュリティキー強制など高度なセキュリティ機能を追加した Enterprise です。各プランの違いを下記にまとめます。

G Suiteプラン

価格(1ユーザーあたりの月額)

保存容量

特徴

Basic

500円※1

30GB

ビジネス向けGmail

音声会議とビデオ会議

共有カレンダー

ドキュメント(Word相当)

スプレッドシート(Excel相当)

プレゼンテーション(PowerPoint相当)

アンケートフォーム

セキュリティのためのユーザー管理

24時間365日のサポート

Business

1,200円

無制限※2

(Basicの内容に加えて)

G Suiteに含まれる情報を検索

メール、チャットのアーカイブと保持ポリシー設定

メール、チャット、ファイルの電子情報開示

監査レポートでユーザーのアクティビティを確認

Enterprise

3,000円

無制限※2

(Businessの内容に加えて)

Gmailのデータ損失防止(DLP)

Googleドライブのデータ損失防止(DLP)

Gmailのホスト型S/MIME通信

サードパーティ製アーカイブサービスのGmailの統合

セキュリティキーの強制によるアクセス管理

BigQuery(ビッグデータ解析)によるGmailのログ分析

※1年間契約割引が適用された場合の金額

※2契約ユーザー数が5名未満の場合はユーザーあたり1TBの上限あり

それでは、こちらの機能を前提にして、使い方をご紹介したいと思います。それぞれのサービスの単体機能ではなく、実際の業務のシナリオに沿って活用するかがポイントです。

G Suite の使い方について

G Suite の使い方①

Google が提供するグループウェアと聞くとプライベートでも使い慣れた Gmail や Googleカレンダー を有効活用するイメージが先行しがちです。しかしここではまず、GoogleハングアウトMeet を積極的に使用することをおすすめします。

GoogleハングアウトMeet は無料のチャット/音声通話/ビデオ通話を提供する Googleハングアウト のビジネス版です。GoogleハングアウトMeet を活用すれば、会議の参加方法が増えたり、録画ができるなど、組織のコミュニケーションをより効率的に促進することができます。使い方によっては、Gmail よりも効率のいいコミュニケーションツールとして機能するかもしれません。

というのも最近では、メールはあくまで社外の人間やフォーマルなコミュニケーションとして位置付けられつつあるのと同時に、そもそも非同期的なコミュニケーション手段であって、相手の状況がわからないまま一方的に送信するという性質があります。それに対し、組織内ではチャットツールでスピーディにコミュニケーションを取るという方法が一般化してきています。日常生活ではLINEやMessengerの普及で、そのようなコミュニケーションスタイルに抵抗がなくなったのも要因でしょう。

実際にチャットツールはビジネスメールの何倍も早くメッセージのやり取りができ、時系列で履歴が残ります。メッセージが読まれたかどうかも確認できます。

旅行事業を中心に国内272店舗/海外119拠点を展開する株式会社エイチ・アイ・エスでは、メールサーバーの切り替えをきっかけにして G Suite を導入しました。導入当時ですでに6,000人以上の社員がおり、海外を含めて多くの拠点に分かれている社員同士のコミュニケーションは課題でした。

G Suite 導入を機に、相手のステータスで在席を確認したうえでの Google ハングアウト でのリアルタイムコミュニケーションや、 GoogleハングアウトMeet のビデオ会議が活用されるようになりました。その結果、メールの量が減るとともに、必要な時にすぐにコミュケーションが行え、それまでの連絡や伝達に関するロスを大幅に削減することができました。

参考:「株式会社エイチ・アイ・エス様事例

G Suite の使い方②

G Suite が他のグループウェアに比べて突出している特徴の一つが多彩なアプリケーション連携です。G Suite は多くのサードパーティ製アプリケーションと連携して、ユーザーの便益を高められます。たとえば開発者に人気のチャットツールであるSlackと連携すれば、Slack上からドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを作成したり Googleドライブ 内のファイルをSlackのチャットスペースで共有できます。

この他営業支援ツールのSensesやワークフローと改善するzapierなど、既存ツールとして使っているものを連携することもできますし、ユーザーの利便性を向上するために新たなツールを導入して G Suite と連携するのもよいでしょう。

G Suite の使い方③

G Suite を導入した際に積極的に使用していただきたいのが Googleサイト です。Googleサイト はプログラムを書くことなく、組織の情報整理に必要なポータルサイトや外部公開用のWEBサイトを簡単に作成できます。たとえば災害情報サイトを作成しておけば、災害発生時の迅速な情報提供や収集が可能になり、BCP(事業継続計画)のひとつにもなりえます。

東日本大震災の発生から企業の災害対策意識や一気に高まりましたが、依然として確実なBCPを策定している企業は少ないままです。日常的に使用するものではないものへの投資はどうしても後回しになりがちです。いまのうちにコストをかけずに作ってみるのもいいのではないでしょうか。

これはサイトの一例ですが、ちょっとした情報共有や情報収集のためにWEBサイトを開発したり、サーバーを用意するのはなかなか優先度が上がりません。また無償のサービスをビジネスで使うにはリスクもあります。いま持っているツールを賢く使ってみるのはいかがでしょうか。

 G Suite は使い方次第で何でもできる

G Suite 最大の特長はシンプルな使い勝手です。現在、グループウェア導入にあたって様々な選択肢がありますが G Suite の使いやすさは群を抜いているといってもよいでしょう。日頃から Googleサービス を活用している方なら、その応用もすぐにできるのは想像していただけると思います。だからこそ、Gmail の月間アクティブユーザー数は世界で10憶人を越えており、世界人口の7人に1人が利用しています。

G Suite は Google が提供する無料サービスをビジネス向けとして進歩させたサービスなので、個人で利用している場合にも使い勝手はそのままにビジネス向けの機能を多数利用可能です。本稿で紹介した GoogleハングアウトMeet、アプリケーション連携や Googleサイト はもちろんのことその他の機能もすべて組織のコミュニケーションと生産性を高めるために存在しています。

DSKでは、多くのお客様への導入や活用の支援実績と、G Suiteのサードパーティーパートナー様との連携により、お客様の業務を効率化する使い方とその実現をご支援いたします。

個別の要件や拡張についてご検討の際には、ぜひご相談ください。

G Suiteの特徴と他コミュニケーションツール比較

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