働き方改革に必要な生産性向上とツールは？

皆さんにとっての働き方改革とは何でしょうか？

2016年9月に内閣総理大臣決裁によって設置された「働き方改革実現会議」をはじめとし、首相および担当大臣や複数の有識者によって国をあげた働き方改革の実現に向けた取り組みへの議論が度々行われています。しかし、日頃会社で仕事をしている皆さんはこの働き方改革の効果や恩恵を実感できているという方は少ないかもしれません。

一言で働き方改革といっても、その内容は多岐にわたります。そのため立場によってもその捉え方は異なるでしょう。

たとえば、女性の活躍をサポートするために多様な働き方やテレワークなどが注目されました。子育てや介護などの事情に応じて、在宅勤務やテレワークが注目されています。テレワークは東日本大震災の際にも注目が集まりました。その後も台風や大雪などの災害に際して、従業員の安全確保と業務遂行の両立のためにテレワークは重要な施策となったのです。さらに東京都においては2020年の東京オリンピックに向けて、選手や観客の輸送を優先させるために行政もテレワークを推奨し、2017年から開会式の日程にあたる7月24日を中心にテレワークデイを制定し、いわば予行演習を始めています。

さらにその後、働き方改革の注目は長時間労働の抑制に移りました。労働基準法の改正による実質無制限であった残業時間の上限の規制や、過労死が社会問題化する中、すべての組織にとって避けられないテーマとなっていることでしょう。

しかし、当然のことながら、ただ労働時間を短くすればいい、残業できないルールにすればいい、ということで解決する問題ではありません。なぜなら、早く帰ったところで仕事が減るわけではないからです。

ではどうすればよいのでしょうか。その答えは生産性の向上です。

そこで今回は、働き方改革に欠かせない生産性向上とそれを実現するツールについてご紹介します。

働き方改革と生産性向上の切っても切り離せない関係

日本の労働生産性の水準はどれくらいなのか？このデータを毎年発表しているのが「OECD(経済協力開発機構)の調査」です。これによると2017年の日本国における就業者1人/時間あたりの労働生産性は46ドル(約5,000円)でした。この数値はつまり、日本人就業者1人あたり1時間で5,000円分の働きをしている、ということです。

では他国の労働生産性はどうでしょうか？たとえば米国の就業者1人/時間あたりの労働生産性は69.6ドル(約7,700円)です。日本と比較して50％以上高い数値になります。

つまり、日本の平均的な働き方においては、生産性向上の余地がたくさんあるということでもあります。生産性の向上無くして働き方改革はあり得ません。ここでITソリューションの活用が重要になってくるのです。

株式会社アクティオホールディングス導入事例

建設機械レンタル業の草分け的存在であり、業界最大手のアクティオを配下に持つアクティオホールディングス。近年では東日本大震災などの復興支援やコロナの感染防止対策など社会に貢献する事業も手掛けている。そんな同社では、約10年前から他社に先駆けてクラウドのコミュニケーションツールを導入し、活用してきた。

生産性向上に欠かせないツールとは？

働き方改革にとても大切な生産性向上ですが、これを実現するためのポイントは大きく2つに分かれます。一つは、定型的な業務の効率化で、これを自動化して圧倒的な生産性向上を図るという方向です。現在はRPA（Robotic Process Automation）というツールが注目されています。

もう一つが、非定型的業務の効率化です。そのためのツールとしてはコラボレーションツールがあります。かつてはグループウェアと呼ばれることが多かった領域ですが、現在はより広い範囲をカバーするツールになってきています。

また、もう一つのポイントが、このようなツールを場所に依存しないで利用できる環境の整備です。前述のように、働き方改革にはいくつもの側面があります。このコラボレーションツールをクラウドサービスの形でどこにいても利用できるようにすることで、テレワークや在宅勤務などの多様な働き方も実現することができるのです。

場所に依存しない仕事環境は、単にテレワークの実現だけではなく、生産性の向上にも大きく貢献します。たとえばちょっとした資料を確認したり、共有したりするためだけに客先から会社に戻らなければいけないのと、移動中の電車の中でできてしまうのではどうでしょうか？

つまり、クラウドベースのコラボレーションツールは、多様な働き方のサポートと生産性向上を両立させるインフラになるのです。

一般的なコラボレーションツールは次のようなサービスを提供しています

メール：独自ドメインが使用可能なビジネスメールサービス
チャット：チャット形式のインスタントメッセージによるリアルタイムコミュニケーション
ファイル共有：個人またはチームのファイル共有と共同作業
スケジュール：各ユーザーはスケジュールを共有してスケジュール調整を円滑に
音声通話：無料の音声通話で通話料を気にせずコミュニケーション
Web会議：同時に複数人がつながるオンライン会議で遠隔地とも効率よく会議
社内SNS：SNSのようなインターフェースでトピックに関するコミュニケーションを実現
オフィスツール：ExcelやPowerPointのようなオフィスツールでドキュメントの作成と共同作業
サイト作成：情報共有を目的として社内ポータルサイトや外部公開用のサイトをプログラミング無しで構築できる
サービス管理：各サービスのオンオフ切り替えやユーザー権限の設定によりコラボレーションツール全体と個々のユーザーを管理する

このようにコラボレーションツールは組織やチームのコミュニケーションと情報共有に必要なサービスを取り揃えており、それによって生産性が向上します。また、クラウドサービスとして提供されることで、どこからでも利用可能です。

コラボレーションツールで実現する生産性向上

では具体的に、コラボレーションツールを利用することでどのように生産性が向上するのでしょうか？

効果①チャットでやり取りが高速に

メッセージでのやり取りと言えばメールが主流ですが、メール数が増えていくなどコミュニケーションが複雑になるのとともに、基本的には非同期なコミュニケーションなので必ずしも効率がいいわけではありません。一方チャットなら相手の状況を確認しながらコミュニケーションが取れるうえ、電車の中のように声が出せないような状況でもやりとできるため、応答性が上がります。

効果②Web会議で移動時間短縮

パソコンに内蔵されたカメラやマイクを使用して会議を開催できるのがWeb会議です。これを使用すれば遠方での会議もデスクから参加でき、今まで移動にかかった時間を短縮し、同時に交通費などのコストも削減できます。

効果③社外からファイルにアクセス

クラウドサービスとして提供されるコラボレーションツールなら、システムにアクセスする場所を選びません。外出先からでも同じシステムにアクセスして、ファイルを閲覧したりダウンロードしたりもできます。外出時に必要資料をダウンロードし忘れても、外出先から必要な資料を入手できます。同時にコラボレーションもどこからでもできるため、多様な働き方を実現することができます。