Google Workspace（旧 G Suite）を利用していて、Google ドライブ でのファイル共有に課題を感じられたことがある方は多いのではないでしょうか。
簡単な操作ですぐに共有でき、大変便利な反面、誤操作などで簡単に情報漏えいを起こす可能性があります。そのため、運用には気を配らなくてはいけませんが、利便性は落としたくない、といった点は悩みどころですよね。
そんな課題を解決するのに、Google ドライブ でのファイル共有をよりセキュアに行える 「Cmosy（クモシィ）」 をご紹介します。
近年のファイル共有を取り巻く状況
ファイル共有分野において、近年はクラウドストレージの普及が進んでいます。ファイルをアップロードしてアクセス権限を設定した後、URLを共有するだけと、かかる手間は軽減されました。また、ローカルを経由させる必要がないので、同じ複製ファイルが無駄に増える、ファイルの二重管理が発生してしまう、といった事態を防止できたりと、メリットは多いです。しかしながら、セキュリティ面でのリスクがなくなったわけではありません。
情報漏えいを防止するため、情報システム担当者は、セキュリティポリシーとしてクラウドストレージ上のファイルの社外共有を禁止したり、シャドーITの防止策を施すなど、変わらず気を配る必要があります。
Google ドライブ でのファイル共有をよりセキュアにする Cmosy
そこで、今回ご紹介するのが「Cmosy（クモシィ）」です。
「Cmosy」は、弊社パートナー企業の吉積情報株式会社が提供する「ファイル共有」に特化したGoogle Workspace（旧 G Suite）拡張Webサービスです。
Google Workspace（旧 G Suite）を利用しているほとんどの企業は、セキュリティ上の観点から Google ドライブのセキュリティーポリシーを「社外共有禁止」に設定しています。そのため、社内のセキュリティは維持されるものの、社外との共有が制限されてしまいます（ Google ドライブ のホワイトリスト外の社外ユーザとはファイル共有ができなくなります）。
しかしCmosyは、 Google ドライブのセキュリティポリシーを維持しながらも、社外へのファイルの共有を可能にします。
Cmosy を導入することで得られる4つのメリット
情報漏えいリスクの低減
例えば Google ドライブ で直接共有する際は、「社外共有可」の設定でなければなりません。その場合、ユーザの誤操作などにより、容易に不特定多数からダウンロードが可能な環境ができてしまうという潜在的なリスクがあります。しかしCmosyはファイルや宛先の選択が必須であり、また、有効期限やダウンロードできる回数が指定できます。また、共有前に最終的な確認フェイズがありますので、 Google ドライブ 単体での運用に比べ情報漏えいのリスクが低減できます。
利用ログの保管
「Cmosy」は利用ログを永年保管します。「いつ／誰が／何を／誰に」ファイルを共有したのかが確認できます。万が一の事態にも追跡することができます。
高い信頼性
Cmosyは、元々大容量かつ秘匿性の高い映像コンテンツを外部とセキュアにやり取りするために、在京キー局と共同開発されたサービスです。そのため、大手企業に多数の導入実績があります。
また、 Gmail や YouTube など、Google 提供の大規模なサービスが実際に稼働している「 Google Cloud Platform 」上に構築されています。ストレージには「 Google ドライブ 」を活用、99.978%という高い可用性で、トラブルでダウンタイムが長時間におよぶ、といったこともありません。検索性も高く、必要な情報にすぐにアクセスでき、安心して利用できます。
容量無制限
Cmosyが利用する Google ドライブ は容量無制限*1。データが増えてもこれまでのように増設やメンテナンスなど、追加投資の心配はいりません。残り容量を気にすることなく利用できます。
*1 旧 G Suite Business 5アカウント以上ご契約の場合。
高いセキュリティを実現する Cmosy の主な機能
Cmosyは、ファイルを共有するだけではありません。便利に使える様々な機能があります。
代表的な機能をいくつかご紹介します。
アップローダ
ファイルをGoogle ドライブにアップロードします。
その際、ファイルにIPアドレスや位置情報などアップロード者の情報や、任意のワードをメタ情報として付与することができます。付与されたメタ情報は、Google ドライブでファイルを検索したり、整理するための検索キーワードとして役立ちます。
ファイル便
ファイルをセキュアに送信します。パスワード・有効期限・ダウンロード可能回数がそれぞれ指定でき、 Google ドライブの高いセキュリティを維持しながらファイルを外部ユーザに送信することができます。
共有便
ファイルをセキュアに共有します。Google ドライブで外部共有を制限していても、共有便を利用するとファイル単位での共有が可能となり、、ドキュメントやスプレッドシートなどのGoogleアプリは共同編集をすることもできます。
共有期限を設定して期限超過後は共有を自動で外したり、 ホワイトリストによって共有するユーザを管理者側で制限することができます。
公開便
ファイルのプレビューを一時的に許可します。 Google Workspace（旧 G Suite）の高セキュリティを維持しながら、一時的にファイルのプレビューを許可することができます。画像や動画ファイルのプレビューを行うのに適しています。
集荷便
アクセス可能なフォルダを指定し、外部ユーザからファイルの集荷を行います。Google ドライブ上で直接ファイルの受信ができます。 Google ドライブの高いセキュリティを維持しながらファイルを受信することができます。
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まとめ
いかがでしたでしょうか。多くの情報システム担当者様は、セキュリティ対策に頭を悩ませていらっしゃると思います。
また近年は、政府が推進する「働き方改革」として、テレワークの増加やスマートデバイスの発達で、より場所を選ばない仕事環境は加速していくと思います。
Cmosyを使った安心・簡単なファイル共有で、働き方改革も推進できるのではないでしょうか。
電算システムでは、代理店として Cmosy を取り扱っておりますので、もっと詳しく知りたいという方は、ぜひ弊社にお問い合わせください。
