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グループウェアの便利機能やメリットは? 代表的な製品も紹介

 2023.01.24  2023.02.07

社内の情報共有やコミュニケーション、業務効率化に課題を感じてはいないでしょうか。その場合、グループウェアを導入することで解決できる可能性があります。本記事ではそのグループウェアの特徴と導入メリット、製品の選定方法などを中心に解説していきます。おすすめの製品の紹介もあるため、ぜひ参考にしてください。

グループウェアとはコミュニケーション活性化のソフトウェア

グループウェアとは、社員同士の情報共有や業務のスケジュール管理に必要な機能を一元化したソフトウェアのことです。社内で活用することで社員同士のコミュニケーションと情報交換を円滑化し、業務の効率化・生産性の向上に貢献します。代表的な例を挙げると「Google Workspace」もグループウェアのひとつです。

業務上の情報共有といえば社内SNSや社内Wikiなどもありますが、それらと目的が異なります。前者は社員同士のコミュニケーション促進を重視するもので、後者は業務に必要なノウハウや情報、資料を集約するためのものです。それらと比べて、グループウェアは業務の効率化や業務に必要な情報共有に必要な機能を包括的に提供するソフトウェアであり、前述のSNSやWikiの機能を備えている製品もあります。

情報共有にメールや別のサービスを必要に応じて導入しているケースでは「グループウェアなんてわが社にはいらないのでは」と思う方もいるでしょう。しかし、複数のサービスやソフトを使い分けるよりグループウェアで情報共有の基盤を一元化した方が、作業工数を削減して業務効率化に繋がる場合もあります。

情報共有の面では1対1のやり取りならメールでもよいですが、全社向けや特定のチームのみに知らせたいことがある場合は組織共通のグループウェアを活用した方が利便性が高いです。そのほかにもさまざまな導入メリットがあるため、詳しくは後述の項目をご覧ください。

また、グループウェアの導入メリットやおすすめのグループウェア製品を紹介した以下の関連記事もあるので、こちらも導入時の参考にお役立てください。
https://www.dsk-cloud.com/blog/what-is-groupware

グループウェアを導入するにあたり、まず知っておきたいのが利用形態の種類です。大きく2種類に分けられ、その違いや詳細について下記で解説していきます。

クラウド型

クラウド型の形態では、事業者のサーバー上にあるグループウェアにオンライン経由でアクセスして利用します。自社でインフラ、設備投資せずに利用できるため、導入費用が安く済む点がクラウド型の魅力です。インターネット環境さえあれば、環境構築の期間が不要で短時間で導入できます。

近年浸透してきているテレワークとも相性がよく、インターネット接続できればどこからでもグループウェアにアクセス可能です。外部から社内にファイルを送信したり、逆に外にいる社員に資料を送ったりということができます。

デメリットの面を見ると、もうひとつの形態であるオンプレミス型と違ってカスタマイズ性が低く、製品によっては自社が求める機能があっても追加が難しい場合があります。同じく製品にもよりますが、既存システムとの連携が難しいものもあります。

機能性以外ではセキュリティに注意する必要があります。社外アクセスも想定する場合、グループウェアにアクセスできる端末の紛失と盗難に社員が気をつける必要があります。端末自体に情報漏えい対策のソフトを入れるなどのセキュリティ対策の実施も重要です。

利用するグループウェア自体のセキュリティ体制も確認した方がよいでしょう。アクセス制限やファイルの暗号化、監査ログなどの機能の有無や、データセンターの堅牢性などがチェックポイントです。

オンプレミス型

オンプレミス型はサーバーなど自社のITインフラにソフトウェアのインストールを行い、運用する形態です。利用の準備として環境構築が必要なため、運用開始までにそれなりの時間と多額の初期費用がかかります。それに加えて運用にはITの専門知識・技術を持った担当者も必要になりますが、システム、ソフトウェアに求める要件によってはオンプレミス型も有力になります。

導入に手間とコストがかかる一方でカスタマイズ性が高いという特徴があります。自社のニーズに沿う機能の実装や既存システムとの連携も柔軟に対応可能です。コストが気になる場合は、無料で利用できるオンプレミス型のオープンソースソフトウェアもあるため、そちらも併せて検討してみるとよいでしょう。

セキュリティ対策も自社で万全に整えられるため、クラウド型よりもリスクを低く抑えることが可能です。社内ネットワークに閉じた形のオフラインで稼働させることができ、クラウド型よりも情報漏えいのリスクが低くなります。

クラウド型の料金体系はユーザー一人当たりの月額制の方式が多いため、利用ユーザー数が多い場合はオンプレミス型の方がランニングコストが安い可能性があります。

Google Workspace導入に合わせて一緒に考えたいオプション製品
Google Workspace Essentials をはじめてみよう

グループウェアの便利機能4選

ソフトウェアの導入で使えるようになる便利な機能を分野別に解説していきます。

コミュニケーション

社員同士のコミュニケーションや連携を促進するための機能として以下のようなものがあります。

  • メール
  • チャット
  • 社内SNS(タイムライン機能)
  • オンライン会議
  • 在籍と離席の確認

メール機能は使い慣れた今までの連絡方法ですが、グループウェア製品上での送受信が可能です。製品によっては既読未読の表示機能があるものやモバイルアクセス対応のものがあります。社内以外にも外部に対する営業やマーケティングツールとして使っても便利です。

チャットは製品によりますがスタンプが使える場合があり、メールと違って短い連絡や気軽なやり取りに適しています。オンライン会議も基本機能として利用できる製品が多くあります。

社内SNS機能はソーシャルメディアのように個人が社内の活動を発信するためのもので、お知らせや告知の掲示のほかに社員同士の交流にも利用できます。部署を超えた気軽なコミュニケーションがしやすいですが、SNSを使い慣れていない人には浸透しづらい面もあります。

在籍・離席確認は社員個人の勤務状況を表示するものです。出社中・外出中・休暇中などがほかの社員に向けて表示されるため、ひと目で社内にいるかどうかが分かり、連絡するかどうかなどの判断に繋げられます。

情報共有

業務に必要な情報共有に使える機能として以下のようなものがあります。

  • 文書、日報管理
  • レポート、議事録作成
  • 社内Wiki
  • 掲示板
  • ファイル共有(オンラインストレージ)
  • 連絡先一覧(アドレス帳、名刺共有)
  • タスク管理
  • プロジェクト管理

日報、商談の内容などの文書の保管機能や、会議の議事録など文書作成ができる機能があります。ソフトウェア付属の専用フォーマットを利用すれば、誰でも見やすい文書を作成できます。

掲示板機能は、組織全体に知らせたい情報がある場合や全社に一斉に連絡したい事項がある場合に便利な機能です。メールでも一斉送信は可能ですが、きちんと伝わったか分かりにくいというデメリットがあります。掲示板の方が更新のたびに通知があり、既読未読がつくため見落としにくいです。また、履歴が残るためあとから見返しやすく、ノウハウの蓄積やシェアにも役立ちます。社内Wikiは情報が分散したノウハウの集約に便利です。

プロジェクトやタスク管理では、業務の進捗や社員それぞれが抱えているタスクの状況を可視化できます。次項で述べるスケジュール管理機能と併せて使うことで、業務は予定通り進んでいるのか、ほかの社員の予定はどうかなど、必要な情報を素早く確認するのに役立ちます。

業務効率化

業務効率化に有用な機能として以下のものがあります。

  • 予約機能
  • ワークフロー
  • 経費精算
  • スケジュール管理
  • タイムカード機能
  • 安否確認

予約機能とは施設や機材、設備などの予約に便利な機能のことです。例えば、会議室を使いたいときやプロジェクターが空いているか確認したい場合に重宝します。リアルタイムな状況を表示することでメンバーとの予約重複も防止できます。

ワークフロー機能は、購買稟議や契約書のチェックなどの申請フローを明確化し、決済までのフローを効率化するための機能です。申請状況の確認・承認の通知・作業の自動化・代理承認設定・承認作業の電子化(ペーパーレス化)などができます。従来のやり方でありがちな承認者探しや大量に溜まった書類の処理などの煩雑さを解消し、承認スピードをアップします。

経費精算は経費の申請~承認までのフローを効率化する機能です。ワークフロー機能と一体化している場合もあります。

タイムカード機能は、オンラインで勤務時間を入力・管理する機能です。ひと月の労働時間の計算をする手間を削減できます。

スケジュール管理機能は社員やメンバーのスケジュールを可視化するもので、業務分担がスムーズになり、効率アップに繋がります。

災害が発生したときに安否確認機能があると、各地の社員の状況を迅速に把握できて、リモートワークを導入している場合でもシステムを通じて安否確認できます。社員の安全確保とBCP対策の一環としてあると便利です。

運用管理

グループウェアの運用管理に便利な機能として以下のようなものがあります。セキュリティ関係や運用・利用を促進させる機能が該当します。

  • ユーザーアカウントの管理(追加や削除)
  • アクセス制限
  • モバイル連携
  • ポータル画面(リンク機能)
  • 誤削除防止

ユーザーアカウントは管理者向けの機能です。メンバーである社員の追加やグループの作成などができます。

モバイル連携は、マルチデバイス対応でスマートフォンなどからでもグループウェアが利用できる機能のことです。リモートワーク環境の構築に役立ちます。

アクセス制限は、機密情報など特定の役職の人や限られたグループにのみに閲覧を許可したい場合や不正アクセスの防止目的などに便利です。一人ずつアクセス制御を設定できるタイプがあり、会社の規模が小さい場合に適しています。大規模の組織の場合は一括設定ができる方が便利です。

ポータル機能は、グループウェアの入り口でもあるトップページに掲載する情報を設定する機能です。重要な情報、使用頻度が高い情報の表示や、スケジュールや掲示板などよく使うページのリンクの一覧をまとめるなどの使い方ができます。

誤削除防止機能は、削除した情報をすぐに消去せずに一定期間保存することで、削除したデータがあとから必要になった場合でも一定期間内なら取り出せる機能です。

グループウェアを導入する5つのメリット

導入することで得られるメリットについて解説していきます。グループウェアの活用によって企業と社員の双方にとってよい影響が期待できます。

コミュニケーションの活性化

チャット機能や会議機能の活用で部署やチーム間のコミュニケーションが取りやすくなります。

メールでも似たようなことができますが、冒頭の挨拶文など形式が重視される面があります。その点、チャットの方がカジュアルで、堅苦しい挨拶なく手軽に連絡事項を伝えやすいです。製品にもよりますがスタンプ機能でリアクションを軽く返すこともできるため、社員同士のリアルタイムなコミュニケーションの活性化を促す効果が期待できます。

重要な打ち合わせなど、ビデオ会議の方が適している内容を伝えたい場合はすぐに切り替えられる点も便利です。

そのほかにはタイムライン機能(社内SNS)もあると部署を超えた雑談や気軽な情報交換がしやすくなり、コミュニケーションの活性化や組織に対するエンゲージメントの向上が期待できます。

多様な働き方に対応

テレワークや外出先での業務遂行など、多様な働き方を実現するのにグループウェアが役立ちます。インターネットを通じてコミュニケーションや情報共有、進捗の確認ができるため、テレワークと出社する人が混在していても支障なく業務を進行できます。

マルチデバイス対応の製品を選べば、タブレットやスマートフォンなどのモバイル端末からでもグループウェアを利用できます。出張など社外から必要なファイルや資料をやり取りするのに便利です。

グループウェアの導入で働き方の自由度が高まることは、社員にとっても大きなメリットです。育児や介護などのプライベートな事情やライフステージの変化にあわせた働き方が選べるため、何かあっても仕事を続けられるという安心感を社員にもたらすからです。それは将来的な会社に対する満足度やエンゲージメントの向上に繋がることでしょう。

国土交通省の調査を見ても、テレワークの実施によって通勤の負担の軽減と時間の有効活用や、仕事とプライベートを両立させるメリットを感じている人は多いです。ただし、前提としてテレワーク勤務と社内勤務の人同士で十分に意思疎通できる環境が構築されている必要があります。
参考元:(https://www.mlit.go.jp/report/press/content/001471975.pdf

コスト削減

必要なサービスをバラバラに契約するより、業務に必要な機能が一元化されているグループウェアをひとつ利用する方がコスト削減に繋がります。また、グループウェアの導入をきっかけにして業務の見直しが進み、下記のようなコストの削減も可能です。

ファイル共有機能の活用によって紙資料からペーパーレス化への移行がしやすくなります。電子データを利用することで用紙代や印刷にかかるコストの削減が可能です。電子データに移行することで情報を最新の状態に保ちやすくなるほか、検索性の向上で必要な情報を短時間で探しやすくもなります。

オンライン会議機能を利用すれば、場所を問わずに素早く打ち合わせできるようになります。会議室に出向く必要性がなくなるため、通勤時間や交通費などのコスト削減が可能です。

ツールの一元化によって情報共有の工数が減ることで、ほかの作業に集中しやすくなるメリットもあります。

生産性の向上

プロジェクト管理機能によって業務・タスクの進捗状況を誰でも必要なタイミングで確認できるようになります。誰がどれくらいの仕事を負担しているかが可視化されるため、仕事の割り振りの最適化に便利です。

グループウェアの導入によって情報交換のオンライン化が徹底されるため、テレワークの環境整備がなされ、社内に限らず社外など任意の場所で仕事を進められるようになり、生産性の向上に繋がります。

円滑な情報共有

業務に関わるグループメンバーと仕事の進捗・業務情報・ノウハウなどの共有がしやすくなります。従来のやり方では、必要な情報を伝えるには紙や電話、口頭、メールによる伝達が主流でした。しかし、グループウェアの機能にはチャット、ファイル共有、掲示板などの情報共有に役立つものが多くあります。

電話や口頭と違って、グループウェアなら少ない手間で特定の部署やチームのみに一斉送信ができます。また、受け取る側も時間の拘束なく任意のタイミングで情報の閲覧が可能です。現在の社内活動、最近のニュースや告知を、全社や特定のチームに向けて発信したいニーズがある場合は掲示板機能を使うと便利です。

業務の効率化に欠かせないファイル・資料、ナレッジの共有もグループウェア上で円滑に行われるため、ビジネス上の課題解決のスピード向上や業績のアップにも貢献するでしょう。

本記事のほかにクラウド型グループウェアのメリットについて以下の関連記事で紹介しているので、興味がある方は導入時の参考にしてみてください。
https://www.dsk-cloud.com/blog/groupware-cloud

Google Workspace 事例
Google Workspace

グループウェアの導入で注意すべき3つの点

導入のメリットは大きいですが、ただグループウェアを導入するだけですべて上手くいくわけではありません。デメリットも理解した上で導入を進めることをおすすめします。

社内で浸透しない可能性

製品の種類が多様で搭載機能も豊富な点がグループウェアの特徴ですが、それが逆に煩雑な印象を与える場合もあります。ITツールに慣れている人は使いこなせるかもしれませんが、不慣れな人は機能が多すぎるとどうしたらいいかよく分からないと感じる場合もあるからです。

そのため、便利なツールだからと導入しても社内に思ったより浸透しないケースもあります。使いこなせないために余計な作業が増加してしまい、現場から業務の邪魔と思われる可能性もあります。

もし導入を検討しているなら、現場の社員が使いやすいかどうかをトップや導入推進者が確認した上で進めるようにしましょう。そのとき、既存のシステムをどうするのか、やめるのか・併用するのかなどを考える必要があります。併用する場合は相性のよい製品の選定が必要です。

現場とのすれ違いを生まないように社員の意見も取り入れながら進めるのが無難です。導入時にはマニュアル整備や使い方の教育が必要になります。製品が多機能だと便利な印象がありますが、多いとそれだけ使いこなす手間や教育する負担が増加するため、必要な機能のみに絞るという視点も大事です。

有料ツールへのコスト

導入にあたり基本的に有料のツールを使うことになり、ツール(機能)が増えればそれなりに費用がかさんできます。

特にオンプレミス型の場合はIT設備を整える必要があるため初期費用に数万~数十万円かかり、導入コストが高くつきやすいです。とはいえ、製品によってはユーザー数に応じた割引が適用される場合があるため、大規模の利用になる場合やカスタマイズ性を重視する場合はオンプレミス型も有力な検討対象となります。

クラウド型は初期費用が不要なケースが多く手軽に始めやすいです。料金体系は月額払いで金額はユーザー数によって変動する方式のサービスが多いです。導入のハードルが低いのが魅力ですが、人数が多いほどランニングコストの負担が重くなります。

どちらを選ぶ場合でも導入するツールの費用対効果をよく検討するのが重要です。多機能な製品でもほとんどのツールを使いこなせないならその製品は割高かもしれません。業務効率化に役立つツールに絞ったシンプルな製品を選んだ方が結果的にお得な場合もあります。それとは別で、セキュリティの万全さを重視するなら高くても高機能な製品を選んだ方がよいでしょう。

高いかどうかは導入目的によって変わるため、「現状どんな課題があるのか?」「何を解決すべきか?そのためにどんな機能が必要なのか?」を明確にすることが大切です。

自社に合ったツールの選択が困難

グループウェアは国内・海外製品ともに多くのものが販売されています。自社と相性のよい製品を多くの中から選ぶのは結構時間がかかる作業です。とはいえ、業務のプロセスに関わるツールのため、雑に選んでしまうと多くの場面で影響が出ます。

自社に適したグループウェアを選ぶために、目的と課題の明確化、必要な機能の特定が重要な工程になります。そのほかにも無料トライアルがある場合は、実際に現場で使用感を確かめてもらった上で導入を進めた方が浸透しやすいでしょう。

導入したい製品の候補が複数ある場合、見積もりを取って比較してみると相場感覚が掴めてきます。また、導入や運用を始めるにあたって軌道に乗るまでが大変なため、サポート面が充実しているかどうかもひとつの判断材料です。

海外製よりは国内製の方が日本の商習慣に合う機能が盛り込まれています。割り切って国内製品のみで選定するのもよいでしょう。海外製はシンプルな基本機能で、必要な機能を開発や既存ツールとの連携で追加していくものが多いです。例えばGoogle Workspaceは拡張機能が豊富にあり、任意に追加できます。多言語対応な点も特徴的です。拡張性や対応言語の多さに魅力を感じる場合は海外製も選択肢に含めてみましょう。

グループウェアを選ぶ3つの基準

製品同士を比較する際に気をつけたい点、見るべき基準について以下で解説していきます。

無料トライアルでの検証が可能か

製品導入の検討をする際に、無料トライアルが利用できるグループウェアならば、上層部のみならず現場でのリアルな使用感をチェックできます。その結果どんな問題点が出るかはそれぞれです。

例えば

  • 一見シンプルそうな画面でも実際に使ってみると動作のもたつきが気になる
  • 自社では不要な機能が多かった
  • セキュリティ体制に不安がある

などの可能性があります。結果を踏まえて検討し直す必要も出てくるでしょう。

新しいツールの導入は既存の業務プロセスに変更を入れることも意味するため、社員の協力が必要です。そもそも目的が理解されていないと移行が進まないため、本格的に導入を進める前にメリットや必要性の周知を行い、共通認識を醸成しておくようにしましょう。

無料トライアルを現場で試したあとは、その効果を見極めるためにヒアリングや意見交換をしていきます。このときの認識のすり合わせが上手くできると導入後も円滑に浸透しやすいです。

既存システムとの連携や相性

勤怠管理など既存システムとの連携を前提に導入したい場合、検討中の製品がどれだけほかのツールと連携できるかがひとつの選定基準になります。

連携が取れないツールが多いとツール間の煩雑な行き来が増え、業務効率の低下を招く可能性があるため注意が必要です。

グループウェアと既存システムで機能が重複する場合は、無理に新しいものを使わず、すでに使い慣れているツールを継続する方が現場の負担や教育コストがかかりません。

グループウェアも機能が多いほど費用が高くなる傾向があるため、既存システムと重複するならその機能がない製品を選んだ方が安価に導入できる可能性があります。そのため、残す既存システムがある場合は先に決めて、そのシステムと連携できる製品を探すようにした方がよいです。

自社で抱える問題解決への効果

漠然と「デジタル化が必要だから」「有名なソフトウェアを選べば安心」など、目的意識がぼんやりしたまま導入しても、何の結果が得られたのかが分かりません。導入を成功させるためにも、初めの段階で導入目的や課題を洗い出すようにしましょう。

例えば、コミュニケーションや情報共有に課題があるなら、ファイル共有や掲示板、チャット機能がある製品を選べば少なくともその課題は解決できます。ペーパーレス化、デジタル化、業務効率化がしたいなら、ワークフローやプロジェクト管理など業務関係の機能が必要です。課題が明確になれば必要な機能も自然と絞られます。

必ずしも初めから大規模に変更する必要はありません。いきなり全部の業務フローを変更すると現場に混乱やトラブルが生まれる可能性もあります。

課題が見えている部分から手を付けて、少しずつ業務フローを変えていくやり方でも導入は上手くいきます。小さく導入する場合は、拡張性の高い製品を選んでおくと、あとから必要な機能を追加しやすいです。改めて製品選定をする必要がなくなるため手間がかかりません。

複数のグループウェア製品を比較した以下の関連記事もあるので、製品選定で迷っている方はぜひこちらも参考にしてみてください。
https://www.dsk-cloud.com/blog/groupware-comparison

代表的なグループウェア3選

数あるグループウェアの中から代表的な製品を3種類ピックアップして以下で紹介していきます。自社と相性がよさそうなものをチェックしてみてください。

1. Google Workspace

Googleが提供するクラウド型のグループウェアが「Google Workspace」です。ビジネス向けのオンラインアプリケーションセットと言われる場合もあります。

基本機能として

  • ドキュメント、表計算などのファイル作成ツール
  • オンラインストレージ
  • 各種管理機能(セキュリティ、データ保護など)

などが利用できます。

コミュニケーションツールとしては

  • Meet(オンライン会議)
  • チャット
  • カレンダー
  • Gmail
  • スライド(プレゼンテーション)
  • Jamboard(ホワイトボード)
  • Googleサイト(社内向けサイト)
  • Googleフォーム(アンケート、集計)

などが利用できます。

ファイルやスライドの作成を社員同士の共同編集で行えます(コラボレーション機能)。オンラインストレージで安全・簡単にデータの共有もできます。また、フォームを使えば誰でもアンケート作成や集計が容易です。さらに、管理機能は直感的な操作が可能で、IT人材でなくてもアカウントやアプリケーションの円滑な一元管理が可能です。これらの機能を利用することで全体の業務効率がアップします。

プランはBusinessエディションのStarter、Standard、Plusと、Enterpriseがあります。下位プランは最低限の機能を安く利用できて、上位プランほど機能制限がなく、多くの機能を利用できます。セキュリティ機能を重視する場合はPlus以上がおすすめです。Starter、Standard、Plusは最大300名まで利用できます。Enterpriseは利用人数に上限・下限はありません。

本サービスの特徴やメリット、各機能の詳しい説明が知りたい場合や無料利用と料金プランの比較については以下の関連記事で解説していますので、併せてご覧ください。
Google Workspaceとは?機能・料金、無料版と有料版の違い

Google Workspaceを導入した会社の事例は以下で確認できます。自社の導入イメージを掴む資料としてお役立てください。
株式会社アルペンでのGoogle Workspace導入事例
IMV株式会社でのGoogle Workspace導入事例

2. Microsoft 365

Microsoftが提供するクラウド型のグループウェアが「Microsoft 365」です。多くのビジネスシーンで利用されているOfficeなどMicrosoftアプリケーションとの連携がしやすいのが特徴です。

業務効率化やコミュニケーションに役立つ機能として

  • ファイル作成(Word、Excel、PowerPoint)
  • Teams(チャット、ファイル共有、ビデオ会議、音声通話)
  • Outlook(メールクライアント、予定表)
  • Exchange(クラウドメールサービス)
  • OneDrive(クラウドストレージ)
  • SharePoint(社内サイト作成)
  • Yammer(社内SNS)

などが利用できます。

Officeのアプリケーションを利用した共同編集、Teamsや SharePointなどのコミュニケーション機能で、社員の居場所にかかわらず高度な生産性が期待できます。また、OneDrive、Outlookなどで情報共有もスムーズです。

セキュリティ面はアプリ・デバイス管理機能、多要素認証、アクセス権限など豊富な機能があります。ワークフローなど業務管理機能を重視する場合はほかのシステムで補った方がよいでしょう。Officeの利用頻度が高い場合やコミュニケーション機能が必要な場合はおすすめです。

利用できる機能の一覧や価格、プランの詳細は以下の公式サイトより確認できます。
https://www.office.com/

3. Garoon

サイボウズが提供するグループウェアが「Garoon(ガルーン)」です。分かりやすさ・使いやすさを意識したインターフェイスになっており、ITが苦手な社員や管理者でも直感的に操作しやすいため、運用時の教育コストが気になる場合でも導入しやすいでしょう。

利用できる主な機能としては以下があります。

コミュニケーション機能

  • 掲示板
  • ポータルサイト
  • メッセージ
  • メール

業務効率化、情報共有

  • ワークフロー
  • 施設予約
  • スケジュール管理
  • レポート
  • タイムカード
  • ファイル共有

管理機能

  • モバイル対応
  • 外部アクセスセキュリティ
  • セキュリティ機能(不正アクセス防止、2要素認証など)

主なものを挙げましたが、ほかにも利用できる機能があります。詳細は以下の公式ページをご覧ください。
https://garoon.cybozu.co.jp/

連携できる製品が数多くあるという特徴があり、Microsoft 365をはじめとしてすでに外部サービスを多く利用している企業と相性がよいです。既存システムを活かして導入を進めたいケースにもおすすめです。

クラウド版とパッケージ版(オンプレミス型)の2種類があるため、どちらの導入形態でも利用できます。手厚いカスタマーサポートがあるため、ITツールの扱いに慣れていない場合でも安心です。30日間の無料お試しが利用できるため、気になる方は一度使ってみてはいかがでしょうか。

まとめ

グループウェアは情報共有、コミュニケーション、業務効率化に関する機能を一元管理できるソフトウェアです。多様な機能をまとめることで従来の業務にある煩雑な作業プロセスを効率化できます。

導入時はグループウェアで解決したい課題や適した利用形態を考慮した上で製品選定をした方が上手く行きやすいです。無料トライアルができる製品もあるため、現場での使用感も確かめた上で検討するようにしましょう。

代表的なグループウェアであるGoogle Workspaceの導入や運用について検討中の場合は、多くの導入支援実績のあるDSKにお気軽にご相談ください。比較検討に役立つ資料請求もできます。

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