Workspace Intelligenceとは？
アプリ別のできることや活用例、利用料金を解説

「社内の情報がいろいろなアプリに散らばっていて、探すだけで無駄な時間がかかってしまう」とお悩みの方は多いのではないでしょうか。

近年、リモートワークの普及や利用ツールの多様化によって企業が扱うデジタルデータは日々増大し、情報の分断が深刻な課題となっています。その結果、本来のコア業務に着手できず、情報収集に多くの時間を奪われているケースは少なくありません。

そこで本記事では、Google Workspace全体を横断して組織のデータ活用を推進する「Workspace Intelligence」について解説いたします。単なるAIチャットとは異なり、アプリ間の垣根を越えて業務を支援する統合基盤の全貌がわかる内容となっておりますので、企業のIT管理者やDX推進担当の方はぜひ参考にしてください。

Workspace Intelligenceとは？Google Workspaceの統合AI基盤

Workspace Intelligenceとは、Google Workspace全体を横断して機能する統合AI基盤のことです。本章ではその概要とともに、従来の「Gemini for Google Workspace」との違いを比較し、本基盤ならではのメリットを解説します。

Workspace Intelligenceの特徴

Workspace Intelligenceは、2026年4月に発表された統合AI基盤です。Google Workspace内の各アプリと深く連携し、社内に蓄積された情報資産を効果的に活用して業務を支援します。

これまで、ユーザーは必要な情報を探すために、アプリのタブを何度も切り替える手間が発生していました。しかし、本基盤を活用すれば、GmailやGoogle ドライブ、Google チャットなどに点在するデータを横断的に参照することが可能です。

さらに、ユーザーの状況や作業の文脈をAIが理解し、自律的にタスクを処理する「セマンティックレイヤー（データを意味的につなぐ仕組み）」として機能します。つまり、単なる検索ツールにとどまらず、文脈に沿って仕事を進めるための統合環境と言えるでしょう。

Gemini for Google WorkspaceとWorkspace Intelligenceの違い

Workspace Intelligenceの特徴は、ユーザーの手を離れてGoogle Workspace全体を自律的に横断する「統合AI基盤」として機能する点にあります。

従来のGeminiにおいても、ユーザーが特定のドキュメントや過去のメールを手動で指定して情報を引き出すことは可能でした。しかし現在は、AIが文脈を解釈し、必要なデータを各アプリから自動的に収集して連携する仕組みへと進化を遂げています。加えて、2025年にGemini for Google Workspaceのアドオンは廃止されており、現在これらの機能は対象プランに標準で内包されています。

両者の主な違いを比較すると、以下のようになります。

Workspace Intelligenceの3つの機能

Workspace Intelligenceの中核となる機能は、主に以下の3つです。

• 情報の収集：アプリの垣根を越えて必要なデータを自動集約
• 状況把握能力：高度な推論で優先度の高いタスクやアクションを提示
• 真のパーソナライゼーション：個人の好みから自社のフォーマットまで柔軟に学習

ユーザーが手動で詳細な指示を出さなくても、AIが文脈を自動で理解して機能する点が、従来のツールとの大きな違いと言えます。

情報の収集：アプリの垣根を越えて必要なデータを自動集約

Workspace Intelligenceにおける大きな特徴の一つが、アプリの垣根を越えた情報収集機能です。

Gmail、Google ドライブ、Google カレンダーなどに散在する情報を、AIが自動で横断検索して関連する文脈を収集します。例えば、特定の顧客との打ち合わせ前には、関連するメールのやり取りや提案資料などを一つにまとめて提示してくれます。これにより、ユーザー自身が複数のタブを開いて情報を探し回る手間を削減できます。

状況把握能力：高度な推論で優先度の高いタスクやアクションを提示

AIが現在の状況を的確に把握し、優先すべきタスクやアクションを提示する機能も備わっています。

単に情報を集めるだけでなく、関連資料の内容を読み解いたうえで重要度を判断し、優先順位付けを自動で行います。今すぐ対応すべきタスクをAIが提案するため、業務の抜け漏れを防ぎつつ、迅速な意思決定をサポートします。

真のパーソナライゼーション：個人の好みから自社のフォーマットまで柔軟に学習

Workspace Intelligenceは、ユーザーや組織に合わせた真のパーソナライゼーションを実現します。

AIが過去のコミュニケーションパターンや特有の文体を学習し、それぞれに合わせたトーンでテキストを出力する仕組みです。加えて、組織固有のフォーマットやブランドガイドラインも学習できるため、生成された資料や文章を大幅に修正することなく、そのまま実業務に活用できます。

【アプリ別】Workspace Intelligenceでできること

出典：Workspace Intelligenceの発表｜Google Workspace

Workspace Intelligenceを導入すると、Google Workspaceの各アプリにおける作業が自動化・高速化されるだけでなく、アプリ間のデータ連携によって業務プロセス全体がスムーズに最適化されます。

各アプリにおける主な機能の概要は以下の通りです。

Gmail：受信トレイから優先すべき案件を整理・要約（AI Inbox / AI Overviews in Gmail Search）

出典：Workspace Intelligenceの発表｜Google Workspace

Gmailでは、AI InboxとAI Overviews in Gmail Searchによってメール処理の効率が向上します。

AI Inboxは、受信トレイの優先度をAIが自動管理する機能です。
従来の重要マークが「誰から来たか」などの行動シグナルを中心としていたのに対し、新しい仕組みではGeminiがメール本文の意味を汲み取って重要度を判断します。そのため、新規の相手からのメールであっても、本文に契約の締切や見積の依頼が書かれていれば「重要」として拾い上げます。

要点やトピック、やるべきことを中心に受信トレイを再構成し、今見るべき会話を上部に表示してくれるのが特徴です。

AI Overviews in Gmail Searchは、Gmailの検索機能にGeminiが統合されたメール横断検索・要約機能です。

従来のキーワード検索とは異なり、「先週の田中さんとのやり取りで合意した納期はいつ？」といった自然な言葉で質問を投げかけるだけで、受信トレイ全体を横断して複数のメールを読み解き、直接回答してくれます。生成された回答は検索結果の上部にAI Overviewカードとして表示され、参照したメールスレッドへのリンクも付くため、原文の確認もスムーズに行うことが可能です。

Google チャット：チャット画面からの指示で業務を実行（Ask Gemini in Chat）

Google チャットは、Ask Gemini in Chatを通じて、単なるコミュニケーションツールから業務の司令塔へと進化します。

チャット画面でGeminiに指示を出すだけで、他のGoogle Workspaceアプリとシームレスに連携し、複数のアプリを横断した複雑なタスクを実行することが可能です。具体的には、以下のような操作をチャット画面から離れることなく完遂できます。

• メッセージの文脈を読み取り、Google ドライブから関連するファイルを検索して提示する
• チャットでの決定事項をもとに、適切な時間を見つけてGoogle カレンダーに会議を設定する
• Google Meetでの会議内容を自動で読み取り、重要なポイントと「誰が何をすべきか（アクションアイテム）」をチャット上で整理する

さらに、JiraやSalesforceなどの外部ツールとも連携可能なため、チャットでの会話を実行へと直結させ、業務スピードの向上につなげられます。

Google ドキュメント：文脈を踏まえたテキストや図表の生成・推敲（Help me create / Match writing style）

出典：Workspace Intelligenceの発表｜Google Workspace

Google ドキュメントにおいては、文脈を踏まえたテキストの生成や推敲を行えます。

Help me createを使うと、ユーザーは「白紙から書き始める」負担から解放されます。AIがGoogle ドライブやGmailなど他のアプリから必要な情報を自律的に検索・集約し、関連プロジェクトの文脈を反映した精度の高い構成案や初稿を即座に提示してくれます。

Match writing styleは、ユーザー個人の書き方の癖や組織独自のトーンをAIが学習する仕組みです。これにより、「丁寧な言葉遣いで」といった詳細な指示を毎回入力しなくても、組織の文脈を反映した自然で洗練された表現へとブラッシュアップしてくれます。

Google スプレッドシート：情報集約とデータ入力・グラフ作成の自動化

Google スプレッドシートでは、Googleドライブ内の資料やGmailでのメールのやり取り、Googleカレンダーのスケジュール情報などをAIが横断的に検索します。Google Workspace内に散在された複数の情報を、スプレッドシートのグラフやピボットテーブルなどで整理できるのが特徴です。

また、Fill with Geminiの機能によりデータ処理が自動化されます。プロンプトに入力するだけで、スプレッドシートへのデータ一括入力が手動に比べて最大9倍の速度で完了します。議事録などの非構造化データを瞬時にテーブル形式に変換したり、データ分析からグラフ作成までを一気通貫で行ったりすることも可能です。

Google スライド：自社テンプレートに沿った資料のワンショット生成

Google スライドを利用すると、社内のテンプレートやブランドガイドラインに沿ったプレゼン資料の作成がスムーズになります。

Google ドライブに保存されている外部のテキストデータや画像を組み込みつつ、AIが自動でレイアウトを調整してスライドを作成してくれます。デザインの微調整にかかる時間を大幅に削減できるため、実践的なクオリティの資料を短時間で仕上げることが可能です。

Google ドライブ：情報の一元管理と能動的なナレッジ活用（Drive Projects / AI Overviews in Drive）

出典：Workspace Intelligenceの発表｜Google Workspace

Google ドライブは、単なるファイル置き場から、能動的なナレッジ活用基盤としての役割を担うようになります。

Drive Projects機能により、プロジェクトに関連するファイルやGmailのメールスレッドを一つの場所に一括で整理できます。これにより、チームメンバー間の共有がスムーズになるだけでなく、AI自身も業務の全体像やコンテキストを正確に把握しやすくなります。

AI Overviews in Driveを使えば、何百ものフォルダを手動で探す必要はありません。質問を投げかけるだけで、キーワードが完全一致していなくても意味的な関係性（セマンティック検索）から的確な情報を探し出し、複数のファイルにまたがるプロジェクトの進捗なども横断的に要約して提示してくれます。

Workspace Intelligenceの対象エディションと利用料金

Workspace Intelligenceを具体的に検討するうえで、対象エディションと利用料金の把握は欠かせません。Workspace Intelligenceは「特定のサービスやアプリ」ではなく、Google Workspaceにおける生成AI機能（Gemini）の基盤となるシステムです。そのため、利用するためにはGoogle Workspaceの対応プランへの加入が必要となります。

対象エディション

Workspace Intelligenceというシステム基盤自体は、以下の対象エディションのユーザーであれば誰でも利用可能です。

• Business Starter
• Business Standard
• Business Plus
• Enterprise Standard
• Enterprise Plus
• Education Plus
• Frontline Plus
• Enterprise Essentials
• Enterprise Essentials Plus
• Nonprofits
• AI Expanded Access（アドオン）
• Google AI Pro for Education（アドオン）
• Teaching and Learning（アドオン）

しかし、その基盤上で動作する「Geminiアプリ」や各種AI機能については、Business Starterをはじめとする下位エディションでは、プロンプトの入力回数や利用できる機能に制限が設けられています。そのため、組織全体でWorkspace Intelligenceのポテンシャルを最大限に引き出し、生成AIによる高度な業務効率化を目指す場合は、Business Standard以上のエディションへ加入することをおすすめします。

利用料金

Workspace Intelligenceというシステム基盤自体は、対象のGoogle Workspaceプランに標準で組み込まれているため、これを有効化すること自体に個別の追加料金は発生しません。以前提供されていた有料のGeminiアドオンはすでに各プランへ統合されており、対象エディションを契約していればそのまま基盤を利用できる仕組みとなっています。

ただし、より高度な推論を行いたい場合や、各種AI機能の利用枠をさらに拡張したい場合には、専用アドオンである「AI Expanded Access」を別途契約する必要があります。

【部門別】Workspace Intelligenceの具体的な活用イメージ4選

Workspace Intelligenceを導入すると、各部門の業務は具体的にどう変化するのでしょうか。ここではデータを横断的に活用する実践的なシナリオをご紹介しますので、ぜひ自社の課題と照らし合わせながら使い方をイメージしてみてください。

営業部門｜過去のメールや資料を横断検索して提案書や返信文を作成

営業部門では、Drive Projectsを活用した商談管理や提案書作成において効果を発揮します。例えば、商談ごとに関連する提案書や見積もり、顧客とのメールスレッドを一つの場所に集約させます。そのうえで「この商談における顧客の主な懸念点を整理して回答のたたき台を作って」などとGeminiに指示を出せば、過去の履歴から必要な情報を探し出し、的確な返信文や提案書を即座に作成できます。

企画部門｜散在する社内データを集約して市場調査レポートや企画書の構成案を自動生成

企画部門では、マーケティングデータや調査結果の分析および要約に役立ちます。Google ドライブに保存されている複数の市場調査データや広告レポートを横断的に読み込ませ、Geminiに先月のキャンペーン結果の要約と次回の企画書の構成案を作成するよう指示を出します。手作業でデータを集計したり比較したりする手間が省かれるため、担当者は戦略立案などコアな業務により多くの時間を割けるようになります。

人事部門｜社内規定やマニュアルを学習させたAIヘルプデスクを構築

人事部門では、採用業務の効率化や社内向けAIヘルプデスクとしての活用が想定されます。採用候補者の履歴書や面接時のメモ、面接官とのメールの往復などを集約し、候補者ごとの評価サマリーを自動でまとめることが可能です。また、膨大な社内規定やマニュアルをAIに学習させ、従業員からの有給申請の方法に関する問い合わせなどに即座に回答させる環境も構築できます。

開発部門｜過去の議事録や仕様書を参照してタスク抽出・リサーチ時間を削減

開発部門では、プロジェクトの進捗管理とリサーチ業務にかかる時間の削減が見込めます。会議の終了後、過去の議事録や仕様書の変更履歴をGoogle ドライブから瞬時に検索させ、決定事項と次回までのタスクをAIに整理させることが可能です。また、複雑な仕様の背景を確認したい場合も、チャット上で自然言語を用いて質問するだけで関連ドキュメントを提示してくれるため、開発効率の向上につながります。

Workspace Intelligenceのセキュリティを担保する4つの仕組み

企業が生成AIを導入する際、懸念事項となるのがセキュリティとデータプライバシーです。Workspace Intelligenceは、エンタープライズ水準となる以下4つのセキュリティ機能を備えています。

• 自社データは外部のAIモデル学習や広告に一切流用されない
• 既存のアクセス権限を遵守しユーザーが閲覧可能な情報のみを参照する
• クライアントサイド暗号化やデータ保存地域の指定による機密保護
• 組織や部門単位でデータソースを柔軟に制御できる管理者機能

自社データは外部のAIモデル学習や広告に一切流用されない

組織内のデータが、公開されているAIモデルのトレーニングや広告目的に使用されることはありません。Googleの厳格なプライバシー基準により、Google Workspace内で入力したプロンプトや生成されたコンテンツ、横断検索したデータは、顧客企業独自の資産として安全に保護されます。そのため、情報漏洩のリスクを抑え、機密情報を扱う業務にも安心して活用可能です。

既存のアクセス権限を遵守しユーザーが閲覧可能な情報のみを参照する

Workspace Intelligenceは、Google Workspace上の既存のアクセス権限を遵守します。ユーザーがアクセス権を持たないファイルやメールには、AIもアクセスできません。また、ユーザーごとのセッションは明確に分離されています。したがって、役員専用の機密フォルダの内容が、従業員のプロンプト回答に混ざるといったインシデントは、構造上発生しない仕組みです。

クライアントサイド暗号化やデータ保存地域の指定による機密保護

より高度な機密保護が求められる企業向けに、クライアントサイド暗号化（CSE）オプションにも対応しています。これにより、Google側であってもデータを解読できない状態を維持したまま各種AI機能を利用できます。さらに、データの処理や保存地域を特定のリージョンに制限することもできるため、厳格なコンプライアンス要件を持つ企業でも独自のセキュリティ基準を満たすことが可能です。

組織や部門単位でデータソースを柔軟に制御できる管理者機能

管理コンソールからは、組織や部門単位でデータソースへのアクセスを柔軟に制御できます。ドメイン全体、組織部門（OU）、グループ単位で、GmailやGoogle ドライブなどの各データソースのAI連携をオン/オフに細かく設定できます。たとえば、研究開発部門だけは特定ソースへのアクセスを制限するといった、自社のポリシーに合わせた運用が可能です。

Workspace Intelligenceで自社データを最大限に活用しよう

Workspace Intelligenceは、Google Workspace全体の情報を連携させ、組織の生産性を向上させる統合AI基盤です。Gmail、Google ドキュメント、Google チャットなどを横断した文脈の理解により、情報収集の手間から解放されます。

しかし、その機能を効果的に使いこなすためにはいくつかのハードルが存在します。日本ドメインでの初期設定（デフォルトオフの解除）や、既存のアクセス権限設定の棚卸し、自社の業務に合わせたエージェントの構築など、自社のみで環境構築や定着化を進めるのは困難なケースも少なくありません。

Google Cloud プレミアパートナーである電算システムの生成AI支援サービスをご活用いただければ、豊富なノウハウに基づくクイックスタート支援や活用促進パッケージを通じて、スムーズな導入と自律的な運用を実現できます。生成AIのポテンシャルを引き出し、ビジネスの成長を加速させたい企業の担当者様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

Workspace Intelligenceに関するよくある質問

Workspace Intelligenceの導入に関して、よく寄せられる疑問と回答をまとめました。社内稟議や初期設定を進める際の参考情報としてお役立てください。

Workspace Intelligenceはいつから利用開始できますか？

対象のプランをご契約中であれば、機能自体はすでに提供が開始されています。

ただし、日本ドメインにおいてはデフォルトでスマート機能がオフに設定されている点に注意が必要です。そのため、管理者が管理コンソールから明示的に有効化の設定を行わない限り、ユーザーは利用を開始できません。導入時の重要な確認事項としてご留意ください。

Workspace Intelligenceは無料で利用できますか？

Google Workspaceに契約していれば、追加料金なしで利用可能です。

ただし、下位エディションの場合、プロンプトの使用回数や各種AI機能に大きな制限が設けられています。Workspace Intelligenceの利点を活かしつつ、GeminiアプリやGemini NotebookといったAIツールを最小の制限範囲で使いこなすには、Business Standard以上の上位エディションに加入するのがおすすめです。

Workspace IntelligenceとGeminiは何が違うのですか？

GeminiはGoogleが開発した生成AIモデルそのものを指します。

一方のWorkspace Intelligenceは、そのGeminiをGoogle Workspaceの各アプリ間で横断的に機能させ、文脈を理解させるための基盤（セマンティックレイヤー）を表す言葉です。

Workspace IntelligenceとWorkspace ONE Intelligenceは別のものですか？

全く別のサービスとなります。

本記事で解説しているのはGoogleが提供する基盤ですが、Workspace ONE IntelligenceはVMware社（現Broadcom社）が提供するデバイス管理・セキュリティ関連のツールです。名称が似ているため、混同されないようご留意ください。

社内データが生成AIのモデル学習や広告に利用されるリスクはありますか？

社内データが外部のモデル学習や広告に利用されることはありません。

プライバシー基準により保護されており、DLP（データ損失防止）ルールも適用されるため、機密情報を扱うエンタープライズ企業でもコンプライアンス要件を満たせる設計となっています。

既存の個人用Google アカウントでも利用できますか？

個人用のGoogle アカウントでは利用できません。

Workspace Intelligenceは、組織全体のコンテキスト（文脈）を活用して業務を支援する法人向け仕様です。したがって、法人向けのGoogle Workspaceアカウントをご用意いただく必要があります。

導入にあたって事前のデータ整理や特別な設定は必要ですか？

事前の設定として、前述した日本ドメイン特有の「管理者による機能の有効化設定」が必須です。

また、AIは既存のアクセス権限を厳格に遵守するため、事前にGoogle ドライブなどの共有権限設定の棚卸しを行っておくことを推奨いたします。