校務にはカリキュラムの作成や成績管理、進路指導、トラブル対応など、さまざまな種類が存在します。このような膨大な作業を処理しきれず、組織全体の生産性低下に悩まされている管理者や現場担当の方も多いのではないでしょうか。
もし校務の効率化やDX化が喫緊の課題として浮上しているなら、今回紹介する「Google Workspace for Education」の導入がおすすめです。このツールには、教育機関向けのさまざまなコミュニケーションツールや共同編集ツール、タスク自動化ツールが含まれており、ワンストップで上記のような課題を解消できます。
本記事では、このGoogle Workspace for Educationの特徴や機能、メリット、料金体系などを詳しく解説します。各機能の活用例や、より具体的な導入事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
Google Workspace for Educationとは教育機関向けのグループウェア
Google Workspace for Educationは、企業向けのGoogle Workspaceとやや仕様が異なることから、特徴や仕組みをよく理解しておく必要があります。ここでは、Google Workspace for Educationならではの特徴や利用条件、Google Workspaceとの違いを解説します。
Google Workspace for Educationの特徴
Google Workspace for Educationとは、GmailやGoogleドライブ、Google Meetなどのコミュニケーション促進に役立つツール群を、クラウド上でいつでも利用できるグループウェアです。それぞれのツールが教育機関向けにカスタマイズされており、校務の効率化や協働学習の促進など、さまざまなメリットをもたらします。
また、教員と生徒のスムーズな情報共有が可能な「Google Classroom」や、外部LMS（学習管理システム）との連携が可能な「Google Workspace LTI」など、Education版ならではの機能が搭載されているのもポイントです。高度なセキュリティ機能や管理者向け機能も充実しています。
Google Workspace for Educationの利用条件
Google Workspace for Educationを利用するには、次の条件をすべて満たす必要があります（※）。
※参考：Google Workspace for Educationのご利用資格｜Google Workspace
- 政府から公認されており学位や卒業資格を授与する小中高等学校や高等教育機関であること
- 「ac.jp」や「ed.jp」といった教育機関向けの独自ドメインを所有していること
利用条件を満たしているかわからない場合は、電算システムにご相談ください。お客様の状況をヒアリングさせていただいたうえで、Google Workspace for Educationに関する最適な導入・運用支援メニューをご提案いたします。
電算システムでは、Google Workspaceの登録支援や初期設定サポート、管理者・ユーザー向けトレーニングなど、専門領域に精通した担当者による伴走的な支援が可能です。無料トライアルで使用感を確認することも可能なので、まずは気軽にお問い合わせください。
Google Workspaceとの違い
Google Workspaceにも、GmailやGoogleドライブといった多彩なコミュニケーションツールが搭載されていますが、Education版とは違って中堅～大企業向けのサービスとなっています。Google ClassroomやGoogle Workspace LTIといった教育機関向けの機能は利用できませんが、従業員数1,000人を超える大規模な組織でも運用しやすい構造になっています。
例えば、「Enterprise」と呼ばれる最上位エディションでは、上限なくユーザー数を登録できます。Googleドライブのストレージ容量は「契約ユーザー数 × 1ユーザーあたりの容量」で計算されるため、実質的に容量無制限でクラウドストレージを利用することも可能です。1ユーザーあたりのストレージ容量も30GB～5TBと潤沢です。
より詳細な特徴や機能に関しては、以下の記事で解説しています。
Google Workspace for Educationの機能と活用例
Google Workspace for Educationに搭載されている機能は次の通りです。
- 【Gmail・Googleチャット・Google Meet】円滑なコミュニケーションの促進
- 【Googleドキュメント・スプレッドシート・スライド】複数人でのコラボレーション
- 【Googleドライブ】クラウドストレージでファイル管理を効率化
- 【Googleカレンダー・Google ToDoリスト】スムーズなタスク管理
- 【Google Classroom】あらゆる学習管理をワンストップで実現
- 【Google Workspace LTI】LMSとのシームレスな連携
- 【Gemini・Gemini Notebook】校務の自動化とコア時間の創出
- 【管理コンソール】アカウントやアプリ権限などの一元管理
ここでは、それぞれの機能の特徴や教育機関での活用例を紹介します。
【Gmail・Googleチャット・Google Meet】円滑なコミュニケーションの促進
Google Workspace for Educationには、GmailやGoogleチャット、Google Meetというコミュニケーションツールが搭載されています。
- Gmail：GoogleのAI技術や強力な検索機能が備わったメーラー
- Googleチャット：クラウド上で個人やグループ単位で自由にチャットが可能
- Google Meet：招待リンクを共有するだけでスムーズにWeb会議を開催できる
このようなツールを活用することで、パソコンとインターネット環境さえあればメールの送受信やチャットのやり取り、Web会議の開催・参加が可能になります。Google Workspace for Education内で各ツールを即座に切り替えられるため、目的ごとに別々の外部ツールを導入する必要がありません。教員と生徒、あるいは教員同士で円滑なコミュニケーションを図れる点がメリットです。
【Googleドキュメント・スプレッドシート・スライド】複数人でのコラボレーション
Google Workspace for Educationには、コミュニケーションツールだけでなく、以下のようなコラボレーションツールも用意されています。
- Googleドキュメント：効率的な文章の編集や校正サポートが可能な文書作成ツール
- Googleスプレッドシート：データの集計やグラフ作成に特化した表計算ツール
- Googleスライド：プレゼン資料作成やスライドショーが可能なツール
上記のツールはいずれも、クラウド上で複数人による共同編集を行える特徴があります。複数人が同時に一つのファイルにアクセスした場合でも、編集内容が即座に同期されるほか、コメント機能でリアルタイムにコミュニケーションを図れます。そのため、生徒同士が協力して一つのプレゼン資料を作り上げたり、複数人の教員が利用する管理表を作成したりと、さまざまな活用が可能です。
【Googleドライブ】クラウドストレージでファイル管理を効率化
GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどで作成したファイルは、「Googleドライブ」と呼ばれるクラウドストレージ上で一元管理が可能です。Google Workspace for Educationでは、無償版でも組織全体で100TBの共有ストレージが用意されており、数多くのファイルやデータを保存できます。
また、アクセスを許可された複数のユーザーが一つのストレージを利用できるため、組織内の情報共有が促進されます。ストレージ内のファイルは、ファイル名やオーナー名、ファイル形式、任意のキーワードといった細かい条件を指定して検索できるため、必要なファイルに即座にアクセスできるのも強みです。
さらに、Googleドライブの共有ドライブ機能を利用すれば、より緻密なアクセス制御が可能になり安全性の向上につながります。共有ドライブでは、ファイルの所有権が個人ではなく組織になるため、引き継ぎ作業の簡素化やデータ消失リスクの抑制といった効果も期待できます。
【Googleカレンダー・Google ToDoリスト】スムーズなタスク管理
タスク管理やスケジュール管理の効率性を高める場合には、次のツールが効果を発揮します。
- Googleカレンダー：マルチデバイスで予定の作成・編集が可能なスケジュール管理ツール
- Google ToDoリスト：やるべきことをリスト化して複数端末で同期できるタスク管理ツール
このようなツールでは、教員一人ひとりの予定やタスクを登録できるのはもちろん、組織全体でシームレスに情報を共有することも可能です。「誰が・いつ・どこで・どのような作業を行うか」という情報が可視化されるため、オペレーションの最適化や属人化の抑制といったメリットが生まれます。
【Google Classroom】あらゆる学習管理をワンストップで実現
Google Classroomとは、生徒向けの課題作成から配布、採点、成績管理、保護者への連絡まで、学習管理に関するあらゆる業務を一つのアプリケーション内で実行できる機能です。このような一連のプロセスをすべてデジタル上で完結できるため、ペーパーレス化の促進につながります。
例えば、Google Classroom内の［授業］タブをクリックすれば、課題の説明の作成や教材の指定、提出期限の設定などが可能です。必要に応じてGoogleフォームでテストを作成したり、YouTube動画を教材として活用したり、Google Meetで遠隔授業を行ったりと、複数のGoogleアプリを組み合わせられます。
課題の提出状況や生徒一人ひとりの成績といった情報は、Google Classroomのダッシュボード上にまとめられています。保護者に対しても、未提出の課題に対する自動メール通知や、Googleスプレッドシートによる成績報告書の提出など、デジタル上でスムーズにコミュニケーションが取れます。
※これは Google Workspace for Education にしかない機能です。
【Google Workspace LTI】LMSとのシームレスな連携
Google Workspace LTIとは、GoogleドライブやGoogle Meetなどのツールを、外部のLMSとシームレスに連携させる機能です。
例えば、Googleドライブ内のファイルをLMS上で直接課題として配布・提出できるほか、Google Workspace for Educationで出力された独自性レポートもLMS内でそのまま活用できます。そのほか、グループワーク時にLMS経由で共有スライドを立ち上げ、リアルタイムで共同編集を実施するといった活用も可能です。
システム間の切り替えを省くことで教員の業務負担を大幅に軽減し、より効率的な学習環境を実現できるのがメリットです。
【Gemini・Gemini Notebook】校務の自動化とコア時間の創出
Google Workspace for Educationには、生成AI技術を活用した次のような機能が搭載されています。
- Geminiアプリ：Google製の生成AI「Gemini」にチャット形式で気軽に質問や指示を行える
- Geminiサイドパネル：Googleアプリの使用画面から直接Geminiに質問や指示が可能
- Gemini Notebook：指定したソースに沿ってAIが情報整理や分析を行う
生成AIを活用すれば、自然言語によるプロンプト（指示）だけで、煩雑になりがちなさまざまな校務を自動的に処理してくれます。職員会議の議事録作成の自動化や保護者からのクレーム対応、授業アイデアの壁打ちなど、活用方法はさまざまです。ルーティンワークや言語化の負担を軽減することで、生徒と向き合うコア時間の創出につながります。
以下の記事では、Gemini Notebookを校務で活用する方法や具体的なユースケースを紹介しています。
【管理コンソール】アカウントやアプリ権限などの一元管理
Google Workspace for Educationには、「管理コンソール」と呼ばれる管理者向けの機能が用意されています。Google Workspace for Educationにアクセスするユーザーやグループ、アプリごとのアクセス権限、生徒が利用する端末など、さまざまな情報を一元管理できるのが特徴です。
例えば、学習用端末で生徒が危険性の高いアプリを利用しないよう、端末ごとにインストールされているアプリの利用許可を設定できます。そのほか、セーフサーチやセーフブラウジングなどの機能により、危険なWebサイトへのアクセスを未然にブロックできるのも強みです。
このような設定はすべてクラウド上から遠隔で操作できるため、個々の端末を直接操作する必要がありません。管理業務の効率性を高めつつ、より安全な学習環境を構築できるのがメリットです。
Google Workspace for Educationを導入する4つのメリット
Google Workspace for Educationを導入すると、次のようなメリットが生まれます。
- リアルタイムな協働学習やコミュニケーションの活性化につながる
- 校務負担を大幅に軽減できる
- 組織全体のセキュリティレベル向上につながる
- 無料で機能性や操作性を試用できる
それぞれのメリットについて詳しく解説します。
リアルタイムな協働学習やコミュニケーションの活性化につながる
Google Workspace for Educationには、GoogleドキュメントやGoogleスライドなど、複数人による共同編集が可能なツールが豊富にそろっています。このようなツールを学習活動で活用すれば、生徒同士のリアルタイムなグループワークやスムーズな意見交換が可能になります。
また、GoogleチャットやGoogle Meetといったツールも、遠隔地の学校との合同授業や校外学習のリアルタイム中継、不登校傾向にある児童生徒へのきめ細やかな学習支援といった形で活用が可能です。結果として、空間や時間の制約を受けることなく、生徒同士が互いの考えを共有し高め合う体験へとつながります。これは子どもたちの主体性や協働性を養ううえで非常に効果的です。
校務負担を大幅に軽減できる
Google ClassroomやGoogle Workspace LTIといった独自の機能を活用すれば、校務負担の大幅な軽減につながります。普段から利用しているLMSと連携しつつ、資料の配布や課題の回収、成績管理といった校務全般をデジタル上の単一システム内で完結できます。これにより、大量のプリントを印刷したり、回収した課題の保管スペースを用意したりといった手間は一切かかりません。
さらに、教員同士のコミュニケーションは、GoogleチャットやGoogle Meetで効率良くやり取りが可能です。Googleカレンダーを使ったスケジュール管理や、Googleスプレッドシートを用いた行事の進捗管理など、組織全体の情報管理をクラウド上でシームレスに実行できるのも強みです。
煩雑な事務作業を省力化すれば時間に余裕が生まれ、生徒との直接的なコミュニケーションや教材研究といったコア業務に注力できます。
組織全体のセキュリティレベル向上につながる
Google Workspace for Educationには、教育機関の安全性向上につながるさまざまな仕組みや機能が搭載されています。情報セキュリティ保護に関する国際規格「ISO/IEC 27001」を取得しているほか、個人情報保護法や文部科学省の教育情報セキュリティポリシーにも準拠しています（※）。
有償プランでは、2段階認証やセキュリティリスクの自動モニタリング、フィッシング・マルウェア検出など、高度なセキュリティ機能を利用できるのも特徴です。さらに、管理コンソールを利用することで、学年に応じた機能制限や端末紛失時のリモートロックなど、学生に対する未然の脅威にも備えられます。
参考：Google for Educationでデジタル学習環境をさらに安全に｜Google for Education
無料で機能性や操作性を試用できる
Google Workspace for Educationには、「Education Fundamentals」と呼ばれる無償プランが用意されています。このEducation Fundamentalsエディションは、有償プランに比べて機能の種類や数こそ見劣りするものの、一切コストをかけずにツールを利用できるメリットがあります。
無償プランといっても、Gmailをはじめとする各種GoogleアプリやGoogle Classroom、管理コンソール、Geminiアプリといったツールは問題なく利用可能です。また、利用期間に制限がなく永年無料なので、本格導入前にじっくりと機能性や操作性を検証するのも良いでしょう。有償プランには、必要に応じていつでも切り替えられます。
Google Workspace for Educationの料金体系
Google Workspace for Educationは、無償版と有償版の2つの料金プランに分かれています。また、AIユーザー向けのアドオンも利用可能です。ここでは、基本となるエディションやアドオンも含め、Google Workspace for Educationの詳しい料金体系を解説します。
基本的な2つのエディション
Google Workspace for Educationには、以下2種類のエディションが用意されており、仕様や機能性に違いがあります。
| Education Fundamentals | Education Plus | |
| 利用料金 | 無料 | 年額720円/ユーザー |
| ストレージ容量 | 組織全体で100TB | 組織全体で100TB＋1ライセンスあたり20GB |
| Google Meetの参加人数 | 最大100人 | 最大1,000人 |
| 独自性レポート | 最大5件/クラス | 無制限 |
| サポート | メールとオンラインのみ | メール・オンライン・電話 |
無償版のEducation Fundamentalsでも基本的な機能は利用可能です。有償版のEducation Plusにアップグレードすると、利用できる機能が拡張されます。セキュリティ機能やサポートに関してもEducation Plusのほうが豊富です。
機能やサポートの違いについては、公式サイトの「エディションの比較」を参考にしてください。
AIのヘビーユーザーに最適なGoogle AI Pro for Education
Google AI Pro for Educationのアドオンを追加すると、GeminiアプリやGemini Notebookなどの使用回数上限が引き上げられます。レポート生成機能「Deep Research」や、画像生成・編集機能「Nano Banana Pro」、Gemini Notebookのスライド生成機能などを、より多く使用できるようになります。
また、Gemini in GmailやGemini in Google Meetなど、すべてのGoogleアプリのなかでGemini機能を利用できるのもメリットです。例えば、スプレッドシートのなかでGeminiに関数のヒントをもらったり、Google Meetで会議を行いながら自動で議事録やメモを生成したりと、AIの活用範囲が広がります。
Google AI Pro for Educationの料金は、ユーザー1人あたり月額1,695円（年間契約時）です。GeminiアプリやGemini NotebookといったAIツールをよく利用する方は、必要に応じて導入することをおすすめします。
Google Workspace for Educationの導入事例3選
Google Workspace for Educationをどのように活用すべきか悩んでいる場合は、教育機関の導入事例を参考にするのがおすすめです。ここでは、実際に同ツールを導入した3つの教育機関の事例を紹介します。
八丈町教育委員会
伊豆諸島の一つである八丈島の教育委員会では、教育環境の高度化という課題を抱えていました。校務用と学習用のネットワークが分離されており、校務用端末が特定の場所でしか利用できない、校務用と学習用で端末管理が別々になっているなど、業務負担やコストの増加といったさまざまな問題が発生していました。
そこで、校務用端末にMacBook Air、MDM（モバイル端末管理システム）にJamfを採用します。さらにGoogle Workspace for Educationの多要素認証やリスクベース認証、シングルサインオンに加え、Chrome Enterprise Premiumによる高度なアクセス制御の仕組みを組み合わせ、「ゼロトラストな校務環境」を構築することに成功しています。
ネットワークの統合とロケーションフリーな環境を実現したことで、教員が場所を選ばずに働けるようになり、業務効率も大幅に向上しました。また、ゼロトラスト環境の構築により、セキュリティリスクの低減にもつながっています。
国立大学法人筑波大学附属高等学校
国立大学法人筑波大学附属高等学校では、他社製のWeb会議システムでオンライン授業を行っていましたが、少人数グループでのディスカッションがうまく進まずに悩んでいました。そこで、有償版のGoogle Workspace for Educationを導入します。導入のきっかけとなったのが、有償版に搭載されているブレイクアウトセッションや録画、独自性レポートといった機能群です。
このような機能を活用することで、一つのリンクだけで全体講義からグループワークへとスムーズに移行できるようになり、対話型オンライン授業の実現につながっています。シームレスな録画や映像の共有が可能になったほか、論文チェック業務が大幅に効率化されたのも一つの成果です。
学校法人清風学園
学校法人清風学園は、無償版のGoogle Workspaceを利用していましたが、教員や生徒への端末支給が進むなかセキュリティ面に不安を抱えていました。エンドポイントセキュリティを強化しつつ、利便性と安全性をどう両立するかが大きな課題でした。
このような課題を解消するために導入したのが、有償版のGoogle Workspace for Educationです。具体的には、より柔軟なアクセス制御が可能なコンテキストアウェアアクセス機能を活用しています。未登録端末に対しては、重要なデータが保存されているGoogleドライブへのアクセスを制限しつつ、連絡に必要なGmailやGoogleチャットのみ利用可能に設定しました。
厳格すぎない柔軟なアクセス制御により、セキュリティリスクを抑えながら、現場の利便性を損なわないスムーズな運用体制が実現しています。
まとめ｜Google Workspace for Education導入のご相談は電算システムへ
企業ではなく教育機関の場合は、Google WorkspaceではなくGoogle Workspace for Educationを導入するのがおすすめです。Google Workspace for Educationには、Google ClassroomやGoogle Workspace LTIなど、より校務に特化した機能が搭載されています。このような機能を活用することで、授業運営の効率化やコスト削減、教育環境のデジタル化など、さまざまなメリットが生まれます。
Google Workspace for Educationを導入するには、政府公認済みや教育機関向けドメインを所有といった条件を満たさなければなりません。導入に不安を感じる場合は電算システムへと気軽にご相談ください。
電算システムは、Google認定プレミアパートナーとして3,000社以上の支援実績があります。Google Workspaceはもちろん、Google Workspace for Educationの導入支援にも対応しており、経験豊富なコンサルタントが登録支援から初期設定サポート、トレーニングまでさまざまなサポートを実施します。校務のデジタル化やDX化を検討している担当者の方は、以下のリンクからお問い合わせください。
Google Workspace for Educationに関するよくある質問
Google Workspace for Educationを導入・運用する際は、仕様や機能、料金などに関するさまざまな疑問が発生するものです。ここでは、複数のよくある質問を取り上げ、FAQ形式でわかりやすく解説します。
Google Workspace for Educationとは何ですか？
小中学校や高校、大学といった教育機関向けに提供されている、クラウド型のグループウェアです。コミュニケーションを円滑にする機能に加え、校務効率を高めるGoogle Classroomといった独自機能、幅広いセキュリティ機能が一つのシステムに集約されています。
Google Workspaceと何が違いますか？
企業向けに提供されているGoogle Workspaceと違い、Google Workspace for Educationは教育機関向けと、ターゲットに主な違いがあります。Google Workspace for Educationは、Google ClassroomやGoogle Workspace LTIなど、校務に特化した機能が搭載されているので、教育機関であれば後者を選ぶのがおすすめです。
利用料金はかかりますか？
「Education Fundamentals」であれば完全無料で利用できます。無料版にも各種コミュニケーションツールや共同編集ツール、管理者向けツールなど、一般的な授業運営にとった十分な機能が搭載されています。さらに高度な機能を活用したい場合は、年額720円/ユーザーで利用できる「Education Plus」にアップグレードしましょう。
無料版と有料版の主な違いは何ですか？
主な違いとして、「各アプリの機能拡張」や「管理・セキュリティ機能の高度化」が挙げられます。有料版では、Google Classroomのアナリティクス機能や専用のアドオン、Google Meetのブレイクアウトセッション、Gemini in Googleドキュメントなどの機能が拡張されます。また、不正アクセスを防ぐ高度なセキュリティ制御やログの長期保存など、授業運営や校務の安全性向上にもつながります。
どの程度のストレージ容量を利用できますか？
無償版では、組織全体で100TB分のストレージ容量を共有できます。この100TBは、教員や生徒ごとに「1人あたり〇GBまで」といった形で、上限を設定して切り分けて運用が可能です。有償版では、さらに1ライセンスあたり20GBの容量が追加されるため、動画などの大容量データを大量に扱うケースに向いています。
オフライン環境でも利用できますか？
GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどのツールでは、オフライン状態でもファイルの閲覧や編集が可能です。オフライン状態で編集した内容は、再びインターネットに接続されると最新情報に同期される仕組みです。
