Google Workspaceには幅広いGoogleサービスが含まれており、さらに料金プランも多岐にわたります。そのため、ツールの導入前に、具体的な活用方法やプランの構築方法などに関して悩むケースも多いのではないでしょうか。
このような際は、Google Workspaceの導入支援サービスを活用するのがおすすめです。Googleに認定された質の高いパートナー企業から、導入・運用に関するさまざまなサポートを得られます。
本記事では、Google Workspaceの導入支援サービスの特徴や主なサービス内容、メリット・デメリットを解説します。企業の事例も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
Google Workspaceの導入支援サービスとはGoogleパートナー企業による導入サポート
Google Workspaceの導入支援サービスとは、Googleのパートナー企業が提供する、より円滑なツールの導入をサポートするサービスです。
Google Workspace は、Google と直接契約を交わすか、またはパートナー企業を経由することでサービスを利用できます。パートナー企業を経由すると、Google Workspaceの導入・運用時のさまざまなサポートを得られるため、初めてグループウェアを利用する方でも安心です。
公式サイトにパートナー企業一覧ページがあり、1,300社以上の選択肢のなかから理想的なパートナー企業を探せます。
Google Workspaceの導入支援における主な3つのサービス内容
Google Workspaceの代表的なサービス内容は次の通りです。
- 導入前支援サービス：導入計画の策定やトライアル導入支援など
- 導入時支援サービス：移行計画の策定やデータ移行支援など
- 導入後支援サービス：勉強会やヘルプデスクの案内など
ここでは、上記3つのサービスの内容を詳しく解説します。
導入前支援サービス
導入前支援サービスでは、クライアントの要望や導入目的をもとに、個別最適化されたプランを提案します。具体的には、導入前支援サービスには、次のようなサポートが含まれています。
- クライアント個別の適切なプランの提案
- 導入計画の策定
- 無料トライアルの導入支援
この段階では担当者からヒアリングが実施されるため、事前に社内で要件定義をまとめておくと、よりスムーズな進行が可能です。
導入時支援サービス
Google Workspaceの契約へと進みたい場合は、導入時支援サービスへと移行します。この段階では、ツールの実装に向けて具体的な進め方や設定方法などをアドバイスします。
主なサポート内容は次の通りです。
- 利用予定のGoogleサービスをもとに移行スケジュールを設計
- メールサーバーなどのデータ移行支援
- 先行導入・実稼働検証
- 管理者教育・キックオフミーティング
上記のようなサポートを受けることで、導入後にスムーズな運用が可能になります。
導入後支援サービス
導入後支援サービスでは、ツールの導入から定着に向けた取り組みを支援します。Google Workspaceの導入から2～3ヶ月後、全社展開を開始したタイミングが目安です。活用シーンの拡張やユーザー側への配慮などを通じて、よりスムーズな定着化を目指します。
導入後支援サービスには、次のようなサポートが含まれています。
- ユーザートレーニング
- カスタマーサポート
- FAQ・サポートサイトの紹介
- 他社の運用事例の紹介
ユーザーは、24時間365日対応可能なヘルプデスクの利用や、ウェビナーへの参加などによって、より効果的なツール活用が可能になります。
Google Workspaceの導入支援サービスを利用するメリット4選
Googleと直接契約を交わす場合と異なり、導入支援サービスを利用すると相応の費用が発生します。そのため、事前に具体的なメリットやデメリットを把握し、正確な費用対効果を検証することが大切です。
ここでは、まず導入支援サービスを利用するメリットを解説します。
自社に合った適切なプランを選択できる
Google Workspaceには、料金や機能が異なるさまざまなプランが存在します。プランごとに細かく仕様が異なるため、そのなかから最適解を見つけるのは困難です。
導入支援サービスを利用すると、パートナー企業が丁寧にヒアリングを行ってくれます。現状の課題やツールの利用目的に合わせ、適切なプランを提案してくれるため、「契約してみたは良いものの、プランが合わなかった」といった失敗を避けられるのが利点です。
また、ヒアリングを進めるなかで、新たな課題を発見できる可能性も考えられるでしょう。第三者の意見をもとに、客観的かつ現実的な課題を設定することで、自社にとって本当に実現すべきことが明確になります。
導入の手間を最小限に抑えられる
導入支援サービスを利用すれば、導入完了までの作業が円滑に進み、社内工数の削減が可能です。
コミュニケーション機能が豊富なGoogle Workspaceだからこそ、情報共有やデータのやり取りといった従来の業務に大きな変化を与えます。そのため、運用開始後に組織内で混乱を起こさないよう、事前準備と社内周知が重要です。
導入支援サービスを活用すると、プロのアドバイスに沿ってスムーズな進行が可能です。導入までの手間を最小限に抑えられるだけでなく、社内の混乱を抑制できるのもメリットだといえます。
ツールを迅速・円滑に定着させられる
Google Workspaceを社内で浸透させて使用率を高めるには、ツールに対する理解が欠かせません。導入支援の実績が豊富なパートナーであれば、ITツールに不慣れな従業員にも使用方法をわかりやすく説明してもらえます。また、ユーザートレーニングやカスタマーサポートが豊富な導入支援サービスも少なくありません。
このような充実したサポートを活用すると、従業員の悩みや疑問を即座に発見したうえで、ストレスが溜まるリスクを抑えられます。結果、ツールの使用率が向上するとともに、よりスムーズな定着へとつながります。
他システムを組み合わせた業務改善の提案を受けられる
Google Workspaceは、連携アプリやWeb APIを活用し、幅広い外部システムと連携できます。とはいえ、連携可能な外部システムの種類は数千にも及ぶため、最適解を見つけるのは困難です。
導入支援サービスを活用すると、ヒアリングを通じてツールの導入目的を明確にしたうえで、システム同士の適切な組み合わせを提案してもらえます。Google Workspaceの機能や活用シーンの拡張により、大幅な業務効率化が期待できます。
Google Workspaceの導入支援サービスを利用するデメリット【費用が高額になりやすい】
Google Workspaceにはさまざまなメリットがある反面、デメリットも存在します。特に、費用が高額になりやすい点には注意が必要です。ツールを導入する際は、Google Workspaceの契約金額と、導入支援サービスの利用料をもとに、適正な予算設定を行いましょう。
ただし、費用を抑えるために導入手続きを内製化した結果、ツールが上手く定着しなければ元も子もありません。よりスムーズな定着を図りたい方や、従業員からの反発が大きくて不安を抱えている方は、プロの知見が得られる導入支援サービスの活用をおすすめします。
Google Workspaceの導入支援サービスを利用した4つの事例
Google Workspaceの活用イメージを深めるには、他社の事例を知ることが重要です。ここでは、電算システムがサポートを行った、4社の事例を紹介します。
エイベックス株式会社
エイベックス株式会社は、音楽事業や映像事業を展開する企業です。同社は、事業の多角化とともに若手従業員の数を大幅に増やすため、従来のオンプレミス型メールサーバーからGoogle Workspaceへの乗り換えを決意します。若手従業員にとって旧来のメールシステムは使い勝手が悪く、エンゲージメント率の低下につながるとの危惧があったためです。
それに伴い、GmailだけでなくGoogleドライブやGoogleカレンダーなども導入し、社内のさまざまなシステムを刷新しました。電算システムのサポートとアドバイスをもとに社内改革を進めた結果、ツール導入前に比べ、運用管理工数が10分の1へと削減しました。
導入事例
ハナマルキ株式会社
ハナマルキ株式会社は、味噌の製造・販売をメイン事業として、100年以上事業活動をしている老舗企業です。電算システムがパートナーとして支援し、Google Workspaceの導入を実現しました。
電算システムからのアドバイスをきっかけに、活用推進メンバーの社内募集をして委員会を設置した結果、スムーズにGoogle Workspaceが社内に浸透しました。Google Workspaceを用いた新しい働き方の提案を受け、社内の業務効率化を果たした好事例です。
導入事例
株式会社アルペン
株式会社アルペンは、アウトドア用品やスポーツ用品の販売をメイン事業としている企業です。Google Workspaceの導入前は、自社サーバーを利用しており、サーバー管理に手間と時間を割いていました。それが、Google Workspaceの導入を決定してから約3ヶ月で定着化を実現しています。
具体的に電算システムは、ツール導入時の複雑なシステム変更をサポートしました。また、アカウント情報の変更・管理といった頻繁に発生する業務を、電算システムに委託したのもポイントです。このようなサポートを受け、情報システム部門での大幅な業務効率化につなげています。
導入事例
株式会社コメ兵
株式会社コメ兵は、貴金属やバッグなどのリユース事業をしている企業です。Google Workspaceの導入前は、パソコンがなければ業務ができない状態でしたが、導入支援を受けて運用を開始してからは、スマートフォンでも業務が可能になりました。
隙間時間の活用や稟議にかかる時間の削減により、業務効率化に成功した事例です。システム導入前の電算システムによるサポートで、社内での円滑な導入に成功しました。
導入事例
Google Workspaceの導入支援サービスを選ぶポイント3選
Googleのパートナー企業は1,300社を超え、さまざまな選択肢が存在します。1社ずつ特徴を理解しようと思うと膨大な時間がかかるため、あらかじめ選定の軸となる基準を設けておくと良いでしょう。
ここでは、導入支援サービスの選定基準となる3つのポイントを紹介します。
スペシャライゼーションの有無とその対応範囲
Googleのパートナー制度では、最も信頼性の高い証としてスペシャライゼーションの資格を付与しています。この資格を取得するには、Googleサービスの運用ノウハウを確立させたうえで、第三者評価機関から審査を受けなければなりません。つまり、認定を受けたパートナー企業はGoogleに精通しているため、充実したサポートを受けられる可能性が高いといえるでしょう。
スペシャライゼーションの分野は、アプリケーション開発やクラウド移行など多岐にわたります。そのため、まずはGoogle Workspaceの導入目的を明確にしたうえで、その分野に強みを持つスペシャライゼーション企業を探すのがおすすめです。
プレミアパートナーの有無
Googleのパートナー企業は、会員資格によって「メンバー・パートナー・プレミアパートナー」の3種類に分類されます。
このなかでプレミアパートナーは最も要件が厳しい資格です。その代わり、プレミアパートナーになると、Googleが提供する限定ウェビナーや技術トレーニングを受けられます。そのため、ほかの会員に比べて技術レベルが高く、複雑でテクニカルな質問にもスムーズに回答してもらえます。
技術面での充実したサポートを受けたい場合、プレミアパートナーを取得した企業に絞り込むと良いでしょう。
サポート実績
サポート実績は、パートナー企業の公式サイトなどに記載されている導入社数を確認するのがおすすめです。そのほか、お客様の声や導入事例などを参考にすると、より具体的な実績を把握できます。
Googleのパートナー制度でもサポート実績を確認する方法があります。Googleでは、数多くの実績がある企業はエキスパティーズパートナーとして認定される仕組みです。スペシャライゼーションと同様、データウェアハウスやモダナイゼーションといった形で、得意分野ごとに認定を受けます。パートナー企業の強みを知る参考までに、あらかじめ確認しておくと良いでしょう。
おすすめのGoogle Workspaceの導入支援サービス3選
数あるGoogleのパートナー企業のなかでも、特に実績が豊富な企業は次の3社です。
- 株式会社電算システム
- クラウドエース株式会社
- 株式会社G-gen
それぞれの特徴や得意分野について詳しく解説します。
株式会社電算システム
電算システムは、法人向け・教育機関向けのGoogle製品を扱う、国内随一のプレミアパートナーです。スペシャライゼーション、エキスパティーズとしても認定を受けています。Google Workspaceを活用した働き方改革や、Google Cloudを用いたデータ基盤構築などが得意分野です。
同社の導入支援サービスは、ツールの導入前・導入時・導入後と、一気通貫で充実したサポートを受けられる点に特徴があります。また、Asanaと連携した業務効率化や、rakumoを組み合わせた生産性向上など、任意で外部システムとの連携オプションを設定できるのもポイントです。
30日間の無償トライアルにも対応していますので、ぜひ気軽にお問い合わせください。
クラウドエース株式会社
クラウドエース株式会社は、システムインテグレータとしてGoogle製品の導入支援を行うパートナー企業です。アプリケーション開発やデータベース構築など、12分野の技術領域に強みを持ち、特にGoogle Cloud関連の幅広いサポートを提供しています。
また、中堅企業向けのサポートパッケージ「My START for Google Workspace」では、Google Workspaceを活用したDXの推進を支援しています。簡単に回答を与えるのではなく、自立的な問題解決につながるヒントを提示し、セルフ・トランスフォーメーションを実現できる手助けに注力しているのが特徴です。
株式会社G-gen
株式会社G-genは、Google WorkspaceとGoogle Cloudに特化したプレミアパートナーです。国内で多数の実績があるCler（クラウドインテグレータ）、株式会社サーバーワークスの子会社でもあります。
同社経由でGoogle Workspaceに契約すると、ツールの利用料金が5％割引きになるだけあり、費用を抑えられる点が強みです。また、「管理部門から一括で質問したい」「銀行振込で支払いたい」といった細かい要望にも対応しています。
導入支援サービスを活用してGoogle Workspaceに関する不安を取り除こう
Google Workspaceの導入にあたって不安や悩みを抱えている場合、導入支援サービスを利用するのがおすすめです。Google Workspaceに精通したパートナー企業からサポートやアドバイスを受けることで、適切なプランの選別や導入時の工数削減、ツールの定着化など、さまざまな恩恵が得られます。
電算システムは、Google Workspaceの導入支援サービスでサポート実績が1,500社を超えています。ツールの導入から定着化まで、一気通貫でサポートを実施しているのが強みです。30日間の無償トライアルにも対応しているため、まずはお試しの気持ちでご相談ください。
Google Workspaceの導入知識をより深めたい場合は、以下の資料も参考にしてください。
