G Suite でOutlookを使おう

 2018.04.20  電算システムブログ編集部

ビジネスの場面で使われているメールソフトでメジャーなものの一つがOutlookでしょう。マイクロソフトのOffice Suite製品にも含まれており、またメールサーバーとしてMicrosoft Exchangeを使用する場合にはたいてい利用されていたと思います。 G Suite を導入される場合でも、それまでOutlookを利用してコミュニケーションを図っていたというケースが多くあります。 G Suite はどこからでもブラウザでフル機能を利用できるのがメリットですが、一方で使い慣れたOutlookを使いたいというニーズが根強くあるのも確かです。そこで、 G Suite 環境でクライアントとしてOutlookは使えるのかについてまとめてみたいと思います。

結論から言いますと、Outlookを G Suite のクライアントとして使用することは可能です。単にメールクライアントとしてPOP/IMAPで接続することはもちろんですが、ツールを使用することにより、予定表やアドレス帳などより多くの機能を利用することが可能です。

今回は G Suite とOutlookを統合する G Suite Sync for Microsoft Outlook(GSSMO) とその設定方法についてご紹介します。

G Suite Sync for Microsoft Outlook (GSSMO) とは?

GSSMO は文字通り G Suite とOutlookを統合するためにアプリケーションです。GSSMO を使用することで次のようなデータを同期し、双方での操作が可能になります。

≪ GSSMO で同期されるデータ≫

  • メール
  • カレンダー(スケジュール)
  • 個人の連絡先
  • グローバルな連絡先
  • メモ
  • ToDoリスト
  • 履歴

ただし各データについては G Suite とOutlookで表示形式が違ったり、一部機能に動作の違いが見られる場合があります。詳細については「G Suite 管理者ヘルプセンター」の「Outlook と G Suite の間で同期されるアイテム」をご確認ください。

G Suite Sync for Microsoft Outlook(GSSMO) を使用する

それでは GSSMO の具体的な使用方法についてご紹介します。まず GSSMO を、Outlookを使用しているパソコンにインストールします。GSSMO のダウンロードページにアクセスしてシステム要件を確認した上で「Download G Suite Sync」をクリックしてダウンロードを開始しましょう。万が一要件を満たしていない場合は必要に応じてWindowsやOutlookをアップデートしてください。

GSSMO をインストールするとGoogleアカウントへのログインを求められるので、有効なアカウントメールアドレスとパスワードを入力します。「 G Suite Sync for Microsoft Outlookに次のスコープを許可します」という画面が出るので「許可」をクリックします。アクセスの許可を行うとGSSMOの画面に戻ります。

既存のプロファイルを読み込むためにはOutlookからエクスポートしたPSTファイルが必要です。「既存のプロファイルからデータをインポートする」チェックボックスをオンにしたら、あらかじめエクスポートしておいたPSTファイルを選択して、「プロフィールを作成」をクリックします。「詳細情報を表示」をクリックすると、「オートアーカイブを無効にする」というチェックボックスが表示されます。これをオンにするとアーカイブ済みのすべてのメールのコピーを保持できます。

G Suiteで実現するこれからの時代のコミュニーケション

また、移行元の環境がなく、新規で G Suite を利用する場合には、「既存のプロファイルからデータをインポートする」のチェックを外して「プロファイルを作成」を行います。

G Suite プロファイルの作成が完了したらOutlookを起動するために「Start Microsoft Outlook」をクリックしましょう。この操作はデータの読み込み中でも行えます。続いて G Suite プロファイルを選択し「OK」をクリックします。Outlookで G Suite プロファイルを開くと GSSMO によって G Suiteアカウント とのデータ同期が開始されます。

これで GSSMO による G Suite とOutlookの使用準備が整いました。選択したデータが正しくインポートされているかを確認し、双方間のデータ同期による使用を開始しましょう。

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G Suite Sync for Microsoft Outlook(GSSMO) のFAQ

以上のように、GSSMO を使用すれば非常に簡単に G Suite 環境のクライアントとしてOutlookを使用することができるうえ、既存のデータの移行も可能です。サーバーがExchangeから G Suiteに変わっただけで、ユーザーからはこれまでと同じ操作や機能を利用することができるのです。ただし、いくつか注意点もあるのでここでは重要なFAQをご紹介します。

≪G SuiteとOutlookで同期されないデータはあるのか?≫

あります。
G Suite でサポートされていないデータや互換性のないデータは同期されません。主に次のようなデータが該当します。

  • Outlook の履歴項目
  • フォローアップ フラグ
  • 配布リスト
  • 連絡先のリッチテキスト形式

これらのデータは G Suite には同期はされませんが、Outlook上では引き続き使用できます。

≪GSSMOでデータのセキュリティは確保されるか?≫

されます。
GSSMO はTLS通信(SSL暗号化)を使用して G Suite と通信を行います。アカウントへのアクセスはOAuthを使用して承認しています。

≪Exchangeメールは常に同期されるか?≫

されません。
Exchangeも使用し続ける場合、Exchangeから読み込んだプロファイルはその時点でのデータのみ同期され、それ以降はExchangeサーバーで受信したメールやアイテムは同期されません。G Suite とExchangeサーバーで継続的に同期させるためにはメールの二重配信を設定する必要があります。

≪既存のOutlookプラグインは使用できるか?≫

ほとんどのプラグインを従来通り使用できます。
ただし、次のように一部のプラグインはインストールプロセス中に無効になります。

  • Acrobat® PDFMaker ツールバー
    (レジストリキー:HKLM\SOFTWARE\Microsoft\Office\Outlook\Addins\PDFMOutlook.PDFMOutlook)
  • Outlook Change Notifier(レジストリキー:
    HKLM\SOFTWARE\Microsoft\Office\Outlook\AddinsOutlookChangeNotifier.Connect)

≪Mac版OutlookでGSSMOは使用できるか?≫

できません。
GSSMO がOutlookと通信するために必要なMessaging Application Programming Interface(MAPI)をMacがサポートしていないためです。

≪メールアドレスを変更した場合はどうなるか?≫

新しい GSSMO プロファイルを作成する必要があります。

Outlookの会議へのハングアウトの追加

メール以外の機能でも、Outlookと G Suite を連携することが可能です。

働き方改革の進展とともに、会議をオンラインで行うことも増えてきたのではないでしょうか。GSuite を利用している環境では、Hangouts Plugin for Microsoft Outlook® を使用することで、Outlookの会議にビデオハングアウトを設定することができます。これにより、Outlookで会議の設定をすると、その中からビデオハングアウトを設定することができて非常に便利です。

使用するには、こちらからHangouts Plugin for Microsoft Outlook をダウンロードしてインストールするだけです。(実行するユーザーにPCに対する管理者権限が必要です)インストールするとOutlookのリボン内にボタンが追加され、そこから ハングアウト を設定することができるようになります。

GSSMO で従来と変わらない環境を

コミュニケーション基盤を G Suite に移行しても、Outlookだけはそのまま使い続けたいというニーズは多く存在します。たしかに、Outlookには、受信トレイでのルールベースでの細かい分類や予定表での色分けなど便利な機能も多くあります。単にメールの送受信だけでなく、スケジュールの調整やアドレス帳の管理など、コラボレーションの起点となる重要な部分であることは確かです。ユーザーの操作感などは継承しつつ、 G Suite のクラウドサービスとしての使い勝手や高いセキュリティなどのメリットも享受したいというニーズがあります。GSSMO を使用すればOutlookをクライアントとして利用可能で、ユーザーに負担をかけない形で G Suite の導入を実現できます。 G Suite の検討においてユーザーの操作感が懸念である場合には、ぜひ本稿の内容を参考にしていただければ幸いです。

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