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Google Cloud Search 使い方を解説します

 2020.12.07  ラクまるブログ編集部

今日の社内情報の分類は複雑さを増し、社内には複数のシステムが混在し、膨大な量のデータが、メール、ドキュメント、社内サイト、データベースなどのさまざまな形式で保管されています。GCS(略:Google Cloud Search)は社内にある構造化/非構造化データに関わらず、Google の検索技術を利用し、横断的な検索と先回りした情報提供を実現し、1 日を通して従業員の業務を支援してくれます。

「午後の会議の前に、得意先に関する過去情報を確認しておきたい。」
「週末の会議の提案書を作成したい。」
といったビジネスケースはよくありますが、GCS をそういった場面で活用いただける機能になります。

GCS の機能のアシストカードは最近のアクティビティや今後の予定に基づいて、ビジネスワーカの一日の業務を先回りした情報提供をしてくれます。GCSは目的のファイルに辿りつくだけでなく、目的に関連する情報を、さまざまな形式のファイルから収集し業務効率向上や、意思決定に活用することが可能です。

今回は、みなさまに、ビジネス現場でGCS を活用して頂けるように、GCS使い方をご紹介していきます。

Google Cloud Search の解説

Google Cloud Searchの利用料金

GCS は、「Google Workspace Business Standard」以上を契約している場合には、無料で利用可能です。今のところ、Google Workspaceに未契約、「Business Starter」を契約している場合にはご利用になれません。「Google Workspace Business Standard」以上を契約いただくか、「GSC スタンドアロン版」のご契約が必要となります。

Google Cloud Searchを使ってみましょう

それでは早速、GCS を使ってみましょう。
Google Workspace にログインし、ツールメニューから GCS にアクセスしてください。
もしくは、 https://cloudsearch.google.comにアクセスしてください。

ツールメニューから GCS のアイコンをクリックしてしてください。

Google Cloud Searchを使ってみましょう

Google Cloud Searchを使ってみましょう

Google Workspace(旧 G Suite)の特徴と他コミュニケーションツール比較
Google Workspace(旧 G Suite)で実現するこれからの時代のコミュニーケション

GCSが起動すると、まずはアシストカードが開き、関連するドキュメント情報や、打合せ情報が表示されます。この機能は Google の人工知能テクノロジーを活用したもので、次の会議の情報や、目を通す必要があるファイルがカードに示されます。Google Workspace サービスからの情報に基づいて特定のコンテンツがおすすめとして表示されます。

  • 予定に添付されているドキュメント
  • 会議の説明にタイトルが含まれているドキュメント
  • 会議に関連するドキュメント
  • 招待ゲストから送信された会議に関するメール

予定を先回りし情報提供をサポートしてくれます。

Google Cloud Searchを使ってみましょう

それでは、実際に情報を検索してみましょう。
検索窓にキーワードを入力し、虫眼鏡ボタンを押下してください。もしくはキーボードのエンターキーを押下してください。
検索結果が表示されます。

Google Cloud Searchを使ってみましょう

検索結果には下記の情報が表示されます。

  • コンテンツタイプ
  • タイトル
  • スニペット
  • 日付

スニペットには、ドキュメント内のキーワードにヒットした箇所が表示されます(1文程度の文字数)ので、ドキュメントを実際に開かなくてもコンテンツの中身を確認することができるのは便利です。
もちろん、タイトルリンクをクリックすると、ドキュメントが別タブ等で開きます。メールの場合にはプレビューが表示されます。
「Google Drive」の検索機能も便利ではありますが、スニペットが表示されないので、GCS の方がより早く目的のファイルにアクセスすることに出来るのではないでしょうか。

さらに、検索結果ページの上部にあるフィルタを使用して、Google Cloud Search の検索結果を絞り込むことができます。標準では、「期間指定」、「オーナー指定」、「ドキュメント種類指定」のリスト選択が可能です。
自分で編集された Google ドキュメントだけを取得したり、自分が送信したメールだけを取得するのに便利です。

期間指定

Google Cloud Searchを使ってみましょう

オーナー指定

Google Cloud Searchを使ってみましょう

ドキュメント種類指定

Google Cloud Searchを使ってみましょう

その他、GCS は検索演算子と呼ばれる記号や特殊な単語を使用することもできます。
特定の日付より後に特定のチームメンバーが作成したコンテンツを見つける場合は、検索クエリで owner: と after: の演算子を使用します。
他にも " "(引用符)やAnd 検索の検索演算子が利用できますので、詳しくはヘルプセンターをご確認ください。

自然言語検索

日本語は現在未対応ですが、英語言語をご利用頂くと、普段の会話表現で検索することができます。こちらはGoogle検索らしい機能ではないでしょうか。
たとえば、「GCS に関するブログ太郎さんからのメール」を見つけたい場合には、キーワードに下記と入力します。

mail about gcs from blog


キーワードと文脈を解釈し、検索を行ってくれます。

自然言語検索

英語のみ対応ですので、お試し頂く場合には言語設定でEnglishを選択する必要があります。GCS 画面右上の“設定”how-to-use-google-cloud-search009を押下します。

設定画面の言語設定をクリックします。

自然言語検索

言語の鉛筆をクリックし、Englishを選択しUSを選択してください。

自然言語検索

自然言語検索

最後に・・

普段 Google で検索を利用している方にとっても、お馴染みのシンプルなインターフェースで使い勝手は良かったのではないでしょうか。

GCS の検索アルゴリズムは、コンテンツと言語モデルについて有用な仮定を行い、バランスの取れたスコアリングアルゴリズムとなります。これらのモデルとアルゴリズムは、google.comでの Google の検索エンジンの経験と、さまざまな状況での入念な設計とテストから派生しています。
これは、他のソリューションと比べても優れた特徴です、そんな素晴らしい検索エンジンを、気軽にビジネスシーンで活用してみてください。

次回は、GCSスタンドアロン版をご紹介します。スタンドアロン版では、GoogleWorkplace のドキュメントだけでなく、サードパーティのドキュメントも対象にGCS で検索ができるようになります。

Google Cloud Search

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