プロジェクトを成功へ導くには、適切な手法による管理の徹底が求められます。ただ、具体的にどうプロジェクトを管理すればよいのか、頭を悩ませる企業経営者やプロジェクトリーダーの方も少なくありません。そこで本記事では、プロジェクト管理を成功させるポイントや、効果的な方法をご紹介します。
プロジェクト管理の目的
プロジェクト管理の目的は、言うまでもなくプロジェクトを成功に導くことです。ビジネスにおけるプロジェクトでは、スタートからゴールまでさまざまな無駄が発生します。それらを排除し、スムーズな進行と、利益の最大化を狙うことこそ、プロジェクト管理の目的といえるでしょう。
プロジェクト管理の手法は、企業によってさまざまです。従来では明確に体系立てた手法が存在しなかったため、企業や部署、人によって異なる方法を用いるケースも少なくありません。
現在では、「PMBOK」と呼ばれるプロジェクト管理の手法が確立しています。米国の非営利団体であるPMIが策定した手法で、プロジェクトを「立ち上げ」「計画」「遂行」「コントロール」「集結」に分類して管理を行います。
近年においては、このPMBOKがプロジェクトマネジメントの世界標準として知れわたり、日本国内でも取り組みを始める企業が増えてきています。
プロジェクト管理を成功させるポイント
やみくもに取り組もうとしても、プロジェクト管理は成功しません。プロジェクトを定められた期限までに完遂し、利益の最大化を狙うには、正しい手順や手法を理解しておく必要があります。以下、プロジェクト管理の成功に不可欠なポイントをピックアップしました。
事前のタスクや課題の洗い出し
「プロジェクト」と「タスク」は混同されやすい傾向にありますが、それぞれ別物と認識しましょう。
- プロジェクト：目標を達成するための計画
- タスク：その目標を達成するにあたり、遂行すべき業務
プロジェクト管理では、タスクや課題の抽出・可視化からスタートします。
タスクや課題を抽出・可視化すれば、チームメンバーの間で情報を共有したり、時には能動的に助け合うこともできます。プロジェクト全体の進捗をチェックしやすくなるため、スケジュールに沿った進行が可能です。
タスクの抽出を終えたら、着手する順番も決めましょう。優先順位を決めていないと、後回しでよい作業を先に取り組んでしまい、優先度の高い業務を後回しにしてしまうおそれがあります。
なお、タスクをメンバーへ割り振る際は、個々の適性を考慮しましょう。適性にマッチしないタスクを割り当ててしまうと、業務の進捗が滞る可能性があります。また、メンバーの希望にも耳を傾けないと、モチベーションの低下につながるかもしれないので注意が必要です。「プロジェクトはメンバー全体で動かすもの」という意識がなければ、本当の意味でスムーズな連携・進行は実現できません。
進捗を明確に把握・軌道修正
進捗状況をこまめに把握しましょう。進捗状況を正確に把握できていないと、どの業務を優先すればよいのか、何を後回しにすればよいのかも判断できません。進捗の正確な把握は、プロジェクトの品質を保つためにも必要です。
特に、納期が設定されているプロジェクトにおいては、進捗管理を疎かにしてしまうと、納期に間に合わなくなるおそれもあります。このような事態を回避すべく、納期と進捗状況を照らし合わせつつ、プロジェクトを進めていきましょう。
「当初の計画より進行が遅れている」「何かしら問題が発生している」といったケースでは、その時々に合わせて適切に対処しなくてはなりません。タスクの変更やメンバーの追加、業務の優先順位の入れ替えなど、軌道修正も含めて検討する必要があります。
適正なコストマネジメント
プロジェクトに湯水のようにお金をかけられる企業は多くありません。多くの企業は、限られた予算の中でプロジェクトの完遂を目指しています。そして、そのために適正なコストマネジメントが求められるのです。
とはいえ、計画の初期段階でプロジェクトの全体像を把握することは、決して容易ではありません。そのため、当初計画していた予算では足りない、といった状況に陥るケースは多々あります。
このような状況に陥ったときは、コストコントロールにより予算の再分配や変更を行います。プロジェクトリーダーや管理者の主観ではなく、現状のパフォーマンスやデータと照らし合わせつつ、予算の再分配や変更を実行しましょう。
プロジェクト管理の手法と必要な知識
プロジェクト管理の実行にあたっては、具体的な手法を理解しておく必要があります。併せて、どのような知識が必要なのかも把握しておきましょう。以下では、プロジェクト管理の手法と必要な知識について解説します。
計画書・設計書
物事を予定通り進めるには、計画が大切だといわれます。プロジェクトの完遂においても同様で、予算や品質、納期などを定めた計画書や設計書を作成し、それに従って進めるのが基本です。
計画書を作成しておけば、プロジェクトの進行段階において現状を正確に把握でき、先の見通しも立てられます。「納期まであと10日あるから、あと3日でこのタスクを終わらせよう」といった具合に、具体的に起こすべきアクションも立案できるのです。
なお、計画書や設計書に明確なルールやフォーマットは存在しません。そのため、企業によって用いられる計画書のフォーマットやルールはさまざまです。Excelのようなソフトのほか、専用のツールを使用し作成するケースも少なくありません。
ガントチャート
「ガントチャート」は、プロジェクト管理に用いられる表のひとつです。アメリカ人の経営コンサルタント、ヘンリー・ガントが考案したためガントチャートと呼ばれています。
縦軸にタスクや担当者を、横軸に日時を並べることで、進捗状況を可視化できます。これにより、個々の業務がどの程度進んでいるか、または滞っているのかを一目で把握できるのがメリットです。担当者も一目瞭然となり、情報の伝達をスムーズに行えます。
また、チーム間で情報を共有しやすくなるため、トラブルが発生したときもスピーディーな対応が可能です。業務の遅れが確認できたときも、その時々の状況に合わせて、タスクやスケジュールの調整を行えます。インターネット上でガントチャートの無料テンプレートがいくつも公開されているので、気になる方はチェックしてみましょう。
WBS
「WBS」は「Work Breakdown Structure」の略で、日本語では「作業分解構成図」と訳されます。作業を細かく分解したうえで構造化する手法で、プロジェクト完遂に必要なすべての作業を漏れなく抽出できるのが特徴です。
プロジェクトの規模が大きい場合、作業漏れが発生することは珍しくありません。漏れが生じると手戻りが発生し、プロジェクト全体の進行を遅らせてしまいます。このような状況を回避するのに、WBSは有効な手法といえるでしょう。
WBSでは、必要な作業を抽出してツリー構造で表現します。必要なフェーズやプロセスをツリー構造で丁寧に抽出していくため、タスク漏れを回避できるのです。個々のメンバーは今取り組んでいる業務と、次に着手すべき業務を正確に把握できるため、スムーズなプロジェクトの進行につながります。
タイムライン
「タイムライン」とは、タスクを時系列で並べることによって、進捗状況の整理を行う手法です。期限までにやるべき業務を優先度順に整理できるため、作業漏れの回避にも役立ちます。
特徴的にはガントチャートと似ていますが、ガントチャートのほうがタスク間における関係性や、業務の進み具合をより把握しやすいのが現実です。そのため、現在のプロジェクト管理においては、タイムラインよりもガントチャートを用いるのが一般的です。
EVM
「EVM」は「Earned Value Management」の略で、ここまでご紹介した手法とは異なり、コストに着目して進捗の管理を行う手法です。「人件費や労力がどの程度かかるか」をもとに管理を行うため、「明日までに完了させるにはあと〇時間必要だから、〇〇円の人件費がかかる」といった具合に状況を把握できます。
このように、コストを重視した管理を実行できるため、利益の最大化を図れることが大きなメリットといえるでしょう。なお、EVMは計画値を示す「PV」と進捗を示す「EV」、実コストを示す「AC」といった要素で構成されています。
プロジェクトを成功させるには、スケジュールを守るのはもちろんのこと、コストの超過も回避しなくてはなりません。EVMなら、コストとスケジュールを並行して管理できるため計画通りに進められます。EVMでの管理に役立つ専用ツールもいくつかリリースされているので、気になる方はチェックしてみてください。
リスク管理表
「リスク管理表」とは文字通り、リスクを管理するための表です。プロジェクトの進行中には、さまざまなリスクの発生が懸念されます。コスト超過や作業の遅延など、挙げればきりがありません。スムーズなプロジェクトの進行を実現するには、どのようなリスクが生じ得るのかを正確に把握しておく必要があります。
リスク管理表では、考えられるリスクの特定・管理を行えるため、リスクの低減や回避が可能です。被害を最小限に留め、適切な対処を行うために用いられます。
マインドマップ
思考整理の手法として知られる「マインドマップ」は、プロジェクト管理にもよく用いられています。頭に思い描いたキーワードやイラストを書き出し、思考を可視化するための手法です。現状における自身の立ち位置や、今から取り組むべきことなどを視覚的に把握できるメリットがあります。
また、プロジェクトの全体像を把握するうえでもマインドマップは役立ちます。紙の中心にプロジェクトのゴールを描き、放射状に必要なタスクや想定されるリスク、作業に必要な時間などを書き出していけば、プロジェクトの全容が一目で把握できるでしょう。
プロジェクト管理を成功させるためのツール
プロジェクト管理に役立つツールはいくつもありますが、中でも「Asana」は、1つで総合的な管理ができると評判のツールです。
Asanaはさまざまなアプリとの連携が可能で、視認性のよいガントチャートも簡単に作成できます。操作性にも優れており、複雑な操作は一切不要で直感的に利用できるため、導入後は誰でもすぐに活用できるでしょう。
株式会社電算システム（DSK）はAsanaの代理店であり、プロジェクト管理に役立つツールとしてAsanaを紹介しています。また、Asanaの導入支援も行っているため、初めて導入される際はぜひご相談ください。
まとめ
プロジェクトの成功には適切な管理が求められますが、それにはタスクの可視化や進捗の把握、適正なコストマネジメントが必要です。計画書やガントチャート、タイムラインなど、管理の手法はさまざまです。それぞれに特徴があるため、比較しつつ自社にマッチしたものをチョイスしましょう。専用のプロジェクト管理ツールを導入すれば、より効率的な管理が実現するため、ツールの導入も併せて検討してみてはいかがでしょうか。
