校務DXはGoogleサービスで実現できる？
DX推進に役立つツールや先進事例を紹介

人口減少による労働力不足や紙中心の校務運用による生産性低下といった課題を解消するため、校務DXの導入を検討している学校関係者の方も多いのではないでしょうか。しかし、いざ校務DXを進めようにも、対象となるデジタル技術やICTツールの種類が多すぎて、何から手を付けて良いかわからなくなるケースも珍しくありません。

その点、Google製品であれば、1社のソリューションやプラットフォームで校務DXが完結します。特にGoogle for Educationには、校務DXの実現に必要なコミュニケーションアプリや生成AIツール、セキュリティ、ハードウェア（端末・OS）が一通りそろっているため、別々のツールを選び分け・使い分けする必要がありません。本記事では、Google for Educationの機能や仕組み、メリットなどを踏まえて、Googleサービスを使った校務DXの具体的な実現方法を解説します。Googleサービスを用いた先進事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

校務DXはGoogleサービスで実現できる？

校務DXを進めるにあたっては、現状の課題に対してどのようなツールや仕組みが必要かを正確に洗い出さなければなりません。なかでもGoogleは、さまざまな教育機関向けのサービスを展開していますが、ここではまず、校務DXにおける課題に対し具体的にどのような解決策となり得るのかを解説します。

そもそも校務DXとは？

校務DX（校務デジタルトランスフォーメーション）とは、単に紙の資料をPDF化したりハンコを電子印にしたりするデジタル化にとどまらず、デジタル技術やデータを活用して業務フローそのものを見直し、学校文化や教育の質を変革することを指します。

例えば、出欠確認や成績管理、会議資料の共有といった業務をクラウドベースのシステムに移行し、場所や時間を選ばず仕事を行える環境を構築するような取り組みが校務DXにあたります。このような変革により、教職員の長時間労働を是正して心身の健康を守るとともに、そこで生まれた余裕を生徒と向き合う時間や授業準備にあてられるようになります。それによって最終的に教育活動の高度化を目指すことが、校務DXの主な目的です。

校務DXにおける現状の課題

多くの教育現場で最大の壁となっているのが、セキュリティ対策として導入されたネットワーク分離の構造です。校務系と学習系の回線が物理的・論理的に分断されているため、教職員は職員室の特定端末でしか重要業務を行えません。

これにより、教室や自宅での柔軟な働き方が阻害されるだけでなく、異なるシステム間でのデータの二重入力や、データ移動のためのUSBメモリ利用による紛失リスクといった問題が生じています。また、従来型のオンプレミス型校務支援システムは導入コストが高額になりがちで、自治体の財政負担が大きいことも迅速なDX推進を妨げる要因となっています。

Googleサービスを使って実現できること

校務DXにおける上記のような課題に対し、Google for Education（Google Workspace for EducationおよびChromebook）が最適解となり得ます。最大のメリットは、フルクラウドによる場所にとらわれない働き方の実現です。

強固なセキュリティを持つGoogleのクラウド基盤を活用すれば、文部科学省が推奨する「ゼロトラスト（境界防御に依存しない）」なネットワーク環境へ移行しやすく、職員室・教室・自宅のどこからでも安全に校務が可能になります。Googleフォームによる欠席連絡の自動化や、Googleスプレッドシートによる共同編集での会議時間短縮、Googleドライブによるペーパーレス化など、高額な専用システムに頼らずとも汎用ツールで業務効率を大幅に改善できます。

校務系と学習系のプラットフォームをGoogleに統一することで、シームレスなデータ連携とコスト削減を両立し、持続可能な校務DXが実現可能です。

校務DXの実現に役立つGoogleサービス｜Google Workspace for Educationの仕組みと機能

Google Workspace for Educationとは、GmailやGoogleドライブ、Google Meetといったコミュニケーション機能が統合されたグループウェア「Google Workspace」の教育機関向けのサービスです。さまざまなアプリを活用して、教師と生徒または生徒同士でスムーズにコミュニケーションを図れるほか、ClassroomやAssignment LTIなどの独自機能も搭載されています。

ここでは、Google Workspace for Educationの各種機能の特徴や、それらを使ってどのような校務DXができるかを解説します。

Googleチャット

Googleチャットは、1対1のダイレクトメッセージからグループでの会話まで対応したビジネスチャットツールです。スペース機能を使えば、プロジェクトや委員会ごとの掲示板としてファイル共有やタスク管理も行えます。

校務DXにおいては、メールよりも即時性の高い連絡手段として、教職員間の「報・連・相」を高速化します。また、「学年団・分掌・行事実行委員」などのスペースを作成することで、関連する議論と資料を1ヶ所に集約できます。これによりメールボックスが内輪の連絡で埋まることなく、重要な外部メールの見落とし防止にもつながります。

Googleドライブ

Googleドライブは、あらゆるファイルを安全に保存・共有できるクラウドストレージです。WordやExcelなどの他社製ファイルもそのまま保存・プレビューが可能です。共有ドライブ機能を使えば、個人の所有ではなく組織（チーム）の所有としてファイルを管理できます。

校務DXへの活用として、校内サーバー（NAS）を廃止しドライブへ移行することで、VPNなしで校外や自宅から安全に資料へアクセス可能になります。学年・教科ごとの共有ドライブを活用すれば、人事異動時のデータ引き継ぎが不要になり、「あの資料は前任者のパソコンのなか」といった属人化の問題を解消します。

Googleドキュメント・Googleスプレッドシート

Googleドキュメントは、インストール不要の文書作成ツールで、会議の議事録を参加者全員で同時編集すれば、会議終了と同時に議事録が完成し、確認のための持ち回りが不要になります。指導案や学校便りの作成でも、コメント機能を使って管理職や同僚からリアルタイムにフィードバックをもらうことで、印刷・回覧・修正のサイクルをなくし、承認プロセスを飛躍的に短縮できます。

Googleスプレッドシートは、オンライン上で動作する表計算ツールで、全教職員が同時にアクセスできるため、行事の役割分担表や備品管理台帳などをファイルロックなしで更新可能です。共同編集機能を活かし、成績一覧や出欠状況をリアルタイムで共有・集計することで、学期末の事務作業負担を大幅に軽減します。

Googleサイト

Googleサイトは、HTMLやCSSといった専門知識がなくても、ドラッグ＆ドロップで簡単にWebサイトやポータルサイトを作成できるツールです。ドキュメントやカレンダーなどのGoogle系コンテンツを簡単に埋め込むるほか、アクセス権限の細やかな設定も可能です。

校務DXとして活用する場合は、教職員用ポータルサイトを作成し、校内規定や申請書リンク、行事予定、マニュアル類を集約することで、情報の探しやすさが向上します。また、保護者限定の特設サイトを作れば、学校便りや行事写真をセキュアに公開でき、プリント配布の手間とコストの削減にもつなげられます。

Googleカレンダー

Googleカレンダーは、個人やチームのスケジュールを効率良く管理できるツールです。個人の予定管理だけでなく、同僚の空き時間の確認や会議室・備品の予約機能も備わっています。パソコンとスマートフォンで完全に同期しており、予定の変更があれば通知を受け取ることも可能です。

校務DXにおいては、会議室や体育館、プロジェクターなどをリソースとして登録することで、施設・備品の予約管理をデジタル化し、ダブルブッキングを防げます。そのほか、教職員の予定を共有設定にすれば、電話取り次ぎや打ち合わせ設定の際に相手の在席状況や空き時間を一目で確認でき、調整にかかる無駄なやり取りを削減できます。

Geminiアプリ・Geminiサイドパネル

Geminiアプリは、Googleの最新AIモデルを搭載したチャットボットを指します。Geminiサイドパネルは、GmailやGoogleドキュメントなどの各アプリ画面端に常駐し、プロンプトの入力や回答結果の確認・修正などを素早く行える機能です。

校務DXでは、保護者への配慮が必要なお知らせ文の草案作成や、複雑な教育行政文書の要約、海外の教育論文の翻訳などに活用できます。また、行事の企画案出しや、プログラミング教育におけるコード生成の補助など、教職員の考える時間を創出するためのアシスタントとして、事務作業から創造的業務まで幅広くサポートが可能です。

NotebookLM

NotebookLMは、ユーザーがアップロードした資料（PDFやテキスト、Webサイトなど）のみをソース（情報源）として回答を生成する、RAG（検索拡張生成）技術を用いたAIリサーチアシスタントです。ハルシネーションが少なく信頼性の高い回答が得られます。

校務DXへの活用として、大量の学習指導要領解説や校則、学校要覧を読み込ませ、疑問点を質問するだけで即座に回答が得られる専用検索エンジンとして活用できます。そのほか、若手教職員向けの業務マニュアルbotを作成したり、過去数年分の学校評価アンケートを分析させたりすることで、膨大な資料の読み込み時間を大幅に短縮できるでしょう。

Google Classroom

Google Classroomは、クラス運営や課題の配布・回収・採点、生徒とのコミュニケーションを一元管理できる、Google Workspace for Educationの中核となる学習管理システム（LMS）です。直感的なインターフェースにより、ICT機器の操作に不慣れな教職員でも導入しやすい特徴があります。

課題機能では、生徒一人ひとりにドキュメントのコピーを自動配布できるほか、ルーブリック（評価基準）を用いた公正な採点が可能です。提出状況をリアルタイムで把握でき、未提出者への催促も容易です。また、GoogleドライブやGoogleドキュメント、Google Meetと深く連携しており、資料のデジタル配布やオンライン授業をスムーズに行えます。

Google Assignments

Google Assignmentsは、Canvas LMSやMoodle、SchoologyといったGoogle Classroom以外のLMSを利用している環境でも、採点・提出プロセスにGoogleドキュメントやGoogleドライブの機能を組み込めるツールです。LTI（Learning Tools Interoperability）規格に準拠しています。

最大の特徴は、剽窃チェック機能である「独自性レポート」と、効率的なフィードバックを可能にする「コメントバンク」です。なかでも独自性レポートでは、Web上の膨大なデータと照合し、引用の不備やコピー＆ペーストを検出します。これにより採点業務の負担を軽減しつつ、生徒の著作権意識やアカデミック・インテグリティの向上に寄与します。

管理コンソール

管理コンソールは、組織全体のアカウント・デバイス・セキュリティ設定を一元管理できる機能です。Chromebookのアプリ配布設定やアクセス制限、利用状況のレポート作成にも対応しています。

校務DXの基盤として、何百台ものChromebookの設定（Wi-Fiやプリンタ、ブックマークなど）を一括で適用できるため、端末キッティングの手間がほとんどかかりません。セキュリティ面では、紛失した端末のリモートロックやデータ消去も可能です。さらに、利用状況レポートを分析することで、アプリの利用状況や定着度合いなどが可視化されるため、次のICT研修の計画立案に役立てられます。

校務DXの実現に役立つGoogleサービス｜Chromebookの仕組みと機能

Chromebookとは、Google独自のChromeOSを搭載し、データやアプリケーションをクラウド上で管理することを前提としたノートパソコンです。数秒で起動する高速性、ウイルス対策ソフト不要の強固なセキュリティ、そして管理コンソールによる端末の一括管理が可能といった特徴を持ちます。安価で導入しやすく、バッテリーの持ちも良いため、教育現場での利用に最適化されています。

校務DXを推進するにあたり、Chromebookは、場所を選ばないセキュアな業務環境の構築に役立ちます。Google Workspace for Educationをはじめとするクラウドサービスと組み合わせることで、従来は職員室の特定端末に限られていた業務を、どこからでも安全に行えるようになります。

例えば、会議資料の完全ペーパーレス化、行事計画・報告書の共同編集などが可能になれば、印刷やデータ統合の手間が軽減され、大幅な業務効率化につながるでしょう。このように、ハードウェアの利便性とクラウドの協働性を活かすことで、単なるデジタル化にとどまらず、事務作業時間を削減し、教職員が生徒と向き合う時間を創出する本質的なDXが実現します。

校務DXの推進に向けてGoogleサービスを導入する3つのメリット

校務DXのためにGoogle for Educationを導入すれば、次のようなメリットが生まれます。

• 場所と端末を選ばないクラウド化による柔軟性
• リアルタイム協働による業務時間の短縮や効率化
• コミュニケーションの円滑化とコスト削減

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

場所と端末を選ばないクラウド化による柔軟性

Google Workspace for Educationの特徴は、すべてのデータとアプリケーションがクラウド上にあることです。インターネット環境さえあれば、職員室や教室、出張先、自宅など、いつでもどこでも必要なファイルにアクセスできます。これによりUSBメモリの紛失リスクや、特定のパソコンでしか作業できないといった制約から解放されます。

また、WindowsやMac、Chromebook、スマートフォン、タブレットなど、端末の種類を問わず同じ環境で作業が可能なマルチデバイス対応であることも大きな特徴です。別々の端末で作業を行っても、そのデータがクラウド上で自動同期されます。

このように場所と端末を選ばないクラウド化により、従来の働き方に柔軟性が生まれます。

リアルタイム協働による業務時間の短縮や効率化

GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシート、Googleスライドなどの共同編集機能は、校務の大きな効率化をもたらします。職員会議の議案書や行事の計画案などを複数の教職員が同時に編集できるため、ファイルをメールでリレーしたり、複数のファイルを統合したりする手間が一切なくなります。結果として、資料を印刷・配布する手間と時間を削減するペーパーレス会議が実現します。

また、Googleドライブの共有ドライブ機能を活用することで、学年団や分掌ごとの資料共有がスムーズになります。そのため、ファイル検索時間の削減や情報共有のスピードアップにもつながるでしょう。

コミュニケーションの円滑化とコスト削減

Google for Educationを活用し、メール以外のコミュニケーション手段を適切に使い分けることで、連絡調整がスムーズになります。

例えば、Googleチャットは、教職員間での気軽な連絡や相談、急ぎの確認事項に最適で、メールのような形式ばった挨拶文が不要なため、心理的ハードルを下げるのに効果的です。Google Meetを活用すれば、Web会議や保護者面談、朝の打ち合わせなどを場所を問わず開催できるほか、Googleカレンダーで教職員のスケジュールを可視化・共有することで、会議日程の調整や空き時間の確認が瞬時に完了します。

このようなさまざまなツールを活用できるのは、Googleサービスならではの強みだといえるでしょう。

Googleサービスを使った校務DXの先進事例6選

すでに数多くの教育機関がGoogleサービスを使って、さまざまな校務DXの取り組みを進めており、電算システムもそのサポートに携わってきました。ここでは、Googleサービスを使った校務DXの先進事例を紹介します。

弘前大学教育学部附属中学校

弘前大学教育学部附属中学校は、2015年からGoogle Workspace for Educationの無償版を利用していましたが、Webサイト運用のコストや即時性、Web会議の人数制限、セキュリティ面に課題を抱えていました。2021年のChromebookの全生徒配布を機に、有償版のEducation Plusへアップグレードし、WebサイトもGoogleサイトで内製化しました。

これにより情報の迅速な更新が可能になり、校内ポータルでの情報共有が進んだことで、朝の職員会議が大幅に短縮され、ペーパーレス化による経費削減も実現しています。また、有償版の機能によりGoogle Meetでの大規模なオンライン集会や、ブレイクアウトルームを活用した活発な授業運営が可能になるなど、校務効率化と教育の質の向上の両面で大きな成果をあげています。

栗原学園グループ

栗原学園グループは、多岐にわたる教育機関の校務効率化とデータ活用を目指し、ノーコード開発ツールGoogle AppSheetを導入しました。従来、校内のさまざまな情報をGoogleスプレッドシートで管理していましたが、入力フォーマットの不統一や誤操作によるデータ損失、手作業による集計ミスのリスクが課題となっていました。そこで、既存のGoogle Workspace環境と連携しやすく、メンテナンスも容易なGoogle AppSheetを採用し、入園申込管理アプリや学習塾の請求管理アプリを内製開発しています。

その結果、入力インターフェースが統一され、データの精度向上と現場スタッフの業務負担軽減を実現しました。さらに、蓄積データをGoogle製BIツール「Looker Studio」で可視化・分析し、運営改善にもつなげています。今後は職員データベースの構築や教務・労務分野へのアプリ展開を進め、校務DXを加速させる方針です。

麗澤瑞浪中学・高等学校

麗澤瑞浪中学・高等学校は、2022年度の学習指導要領改訂に伴う観点別学習状況の評価に対応するため、電算システムが提供するGoogle Classroom連携ツール「Ra:Class（ラクラス）」を試験導入しました。

従来、紙ベースで行っていた授業の振り返りは、回収・返却に時間がかかり、内容が蓄積されず活用が困難でした。Ra:Classの導入により、生徒はデジタル入力で気軽に詳細な振り返りを行えるようになり、記述量も大きく増加しています。教職員は蓄積されたデータを分析することで、生徒の理解度や感情の機微を把握し、授業計画の改善や個別のフォローに役立てることが可能になりました。

将来的には全クラスへの本格導入を予定しており、蓄積されたデータを活用し、主体的に学習に取り組む態度などの客観的な評価につなげていく方針です。

北海道岩見沢東高等学校

北海道岩見沢東高等学校では、「情報I」の授業内容高度化や新設校での探究活動強化を見据え、生徒がデータ分析の実践的スキルを実感を持って習得できる環境整備が求められていました。そこで、プログラミングへの苦手意識を払拭し、社会での活用事例を理解させるため、電算システムによる「データエンジニアリング特別授業」を導入しました。授業では、Webブラウザ上でPythonを実行できるGoogle Colaboratoryを活用し、環境構築のハードルを下げつつ、Webスクレイピングやテキストマイニングを実技形式で実施しています。

その結果、受講した生徒の96％が満足と回答し、単なる数値の羅列ではないデータの背景にある意味や傾向を読み解くデータ分析の本質を学ぶことに成功しています。また、将来のキャリアとなるデータエンジニアやデータサイエンティストの業務への理解が深まった点も、大きな成果だといえるでしょう。

学校法人清風学園

学校法人清風学園は、ICT教育の推進に伴い、セキュリティと利便性の両立を課題としていました。特に、無償版のGoogle Workspace for Education（Fundamentalsエディション）を使用していた際は、個人所有端末からのアクセス管理などに不安があり、セキュアな環境構築が必要でした。

そこで、有償版であるStandardエディションにアップグレードし、コンテキストアウェアアクセス機能を活用します。これにより、学校が登録した端末のみGoogleドライブへのアクセスを許可し、未登録端末からはGmailなどのコミュニケーションツールのみ利用可能とするなど、詳細なアクセス制限を実現しました。

結果として、セキュリティリスクを低減しつつ、教職員や生徒が場所を選ばず学習・業務に取り組める柔軟な環境を整備することに成功しています。今後は蓄積されたログデータを分析し、授業改善などに役立てる予定です。

浜松聖星高等学校

浜松聖星高等学校は、共学化とSTEAM教育推進に伴い、ICT環境を刷新しました。生徒の費用負担軽減と授業での実用性を両立させるため、高価なWindows端末ではなく、起動が速く管理しやすいChromebookとGoogle Workspace for Educationを全校で導入しています。

電算システムの支援を受け、教職員への先行配備と研修を実施した後、生徒1人1台体制へ移行しました。コロナ禍ではGoogleフォームによる健康観察システムを構築し、即座に対応しています。授業ではJamboardなどを活用して双方向性を高め、校務では会議のペーパーレス化や共同編集による資料作成の効率化を実現するなど、さまざまな成果が生まれました。

教職員が変化を前向きに捉え、積極的に活用方法を模索する姿勢が、スムーズなICT定着と教育の質向上につながっています。

Googleサービスを最大限に活用して校務DXを実現しよう

Googleは「Google for Education」と呼ばれる教育機関向けのサービスを提供しており、そのなかには、GmailやGoogleドライブなど幅広いコミュニケーションアプリが統合された「Google Workspace for Education」と、低コスト・高速性・安全性の三拍子がそろったノートパソコン「Chromebook」が含まれています。このようなサービスを活用することでクラウド化やペーパーレス化が促進され、よりスムーズな校務DXの実現へとつなげられます。

以下の資料には、Google for Educationの導入事例が集約されています。今回紹介できなかった事例も多数含まれているので、ぜひ参考にしてください。

電算システムはGoogle認定パートナーとして、Google for Educationを通じた校務DX・教育DXのサポートを提供しています。Google Workspace for EducationやChromebookの導入・運用支援はもちろん、電算システムが独自提供する、Google Classroom上での課題管理が可能な「Ra:Class」や、東京学芸大学と共同研究したデータ分析ツール「まなみえ」を活用できる点もポイントです。

「校務のアナログ化から脱却し、負担の軽減を図りたい」「学習データを蓄積させ、個別最適な学習環境を構築したい」といった悩みや課題を抱えている方は、ぜひ電算システムにご相談ください。